Dematerializzare un documento non significa semplicemente scansirlo o fotografarlo per renderlo digitale. La dematerializzazione documentale, infatti, è un processo ben più complesso che ha come obiettivo il miglioramento della gestione documentale in senso ampio.
E c’è di più: la dematerializzazione serve anche a equiparare legalmente il documento originale cartaceo con la sua copia digitale. Per questo una dematerializzazione “in casa” spesso non basta.
Vediamo quali sono le fasi del processo di dematerializzazione documentale→ che ogni azienda dovrebbe conoscere.
Dematerializzare il cartaceo: dal documento all’archivio
Convertire un documento cartaceo in formato elettronico potrebbe apparire un’operazione semplice.
D’altronde, “basta” avere uno scanner di qualità ed effettuare la scansione del nostro documento. Appurando che l’immagine è abbastanza chiara, avremmo finito.
La dematerializzazione documentale in ambito aziendale, però, è qualcosa di molto più complesso perché deve rispondere a esigenze che vanno oltre la sola conversione di formato.
Molti documenti aziendali, infatti, hanno un valore legale, per cui l’immagine acquisita deve rispettare standard di leggibilità, essere convertita in specifici formati non modificabili (PDF e TIFF), abbinata a una serie di dati e metadati, archiviata secondo un sistema di classificazione, ed eventualmente versata in conservazione.
Questo perché in un’azienda un documento non è mai qualcosa a sé ma fa parte di un flusso, di un sistema di procedure. La dematerializzazione nelle aziende coinvolge, cioè, interi archivi.
La dematerializzazione di un documento, quindi, non è un momento isolato bensì un vero e proprio processo.
Che in quanto tale, va organizzato e strutturato in fasi consequenziali, ognuna delle quali realizza un obiettivo diverso e indispensabile della dematerializzazione.
Dematerializzazione: un processo in 4 fasi (+2)
La strada della dematerializzazione documentale prevede almeno 4 fasi fondamentali (più 2) per garantire la massima qualità del processo. Vediamo quali sono e a cosa servono.
1. Classificazione.
Ancor prima di iniziare fisicamente a dematerializzare, è necessario organizzare quello che sarà l’archivio digitale. La classificazione serve a creare un sistema di metadati, chiavi tematiche e codici identificativi per far sì che l’archivio sia ordinato e ottimizzato per la consultazione.
2. Acquisizione.
È l’atto pratico di digitalizzazione della carta, da realizzare con dispositivi di acquisizione ottica ad alta qualità.
3. Verifica della leggibilità.
Verificare che l’immagine acquisita sia chiaro e leggibile in ogni parte, priva di macchie, sporcizia, pieghe, ecc… è essenziale non solo in termini di leggibilità ma anche di conformità: ricordiamo che i documeenti dematerializzati possono avere un ruolo giuridico ed è importante che siano conformi.
L’analisi qualitativa ha come riferimento gli standard di conformità della norma 9001. In caso di mancata conformità, la scansione va ripetuta.
4. Archiviazione.
Ora che i documenti sono stati convertiti in formato digitale, è tempo di trasferirli nell’archivio (quello della fase 1). Ogni archivio va strutturato in base alle proprie esigenze aziendali, per questo non vi è una soluzione unica e valida per tutti.
Da questo momento in poi, l’azienda può navigare nell’archivio digitale e ritrovare facilmente i documenti digitali grazie all’indicizzazione.
Il valore legale dei documenti dematerializzati: l’attestazione di conformità
Vi è una fase aggiuntiva che molte aziende dovrebbero pensare di introdurre al loro processo di dematerializzazione.
Se infatti vi è l’esigenza di equiparare legalmente il documento originale cartaceo con la sua copia digitale, allora è necessario eseguire una serie di passaggi tali da dare al formato elettronico una serie di caratteristiche per garantirne autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
A regolamentare questo argomento è il Codice dell’Amministrazione Digitale→ pubblicato nel 2005.
Perché dovrei preoccuparmi di attribuire un valore legale alla versione digitale del mio documento? La motivazione è semplice: il documento dematerializzato è di fatto una copia, e le copie, di qualsiasi genere, non hanno valore legale.
Per questo, ad esempio, applichiamo la marca da bollo o la firma autografa su diverse copie dello stesso documento. Perché in tal modo, ognuna delle copie ha il medesimo valore giuridico.
Cosa succede con lo stesso documento in due formati diversi, uno analogico e uno digitale? Semplice: devo attribuire elementi di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità alla mia copia… ma in digitale. Ad esempio, firma autografa e marca da bollo sono gli attributi che rendono autentico un documento cartaceo. I loro corrispettivi digitali sono la firma elettronica e la marca temporale. Di conseguenza, per farla semplice, dovrò associarli alla mia copia digitale e far convalidare la loro conformità da un pubblico ufficiale o dal responsabile del servizio di dematerializzazione.
Si chiama attestazione di conformità→: in sua presenza, il documento dematerializzato sarà perfettamente corrispondente al suo originale cartaceo, quindi lo sostituirà e avrà il medesimo valore legale.
Oltre la dematerializzazione: la Conservazione Sostitutiva
Un ultimo passaggio, caldamente consigliato, è quello di conservare a norma i documenti digitalizzati. Quando infatti si conserva in digitale un documento che è nato in formato analogico si parla specificatamente di conservazione sostitutiva→.
Conservare i documenti aziendali è obbligatorio per quanto riguarda i documenti fiscali. Ma è caldamente consigliato per tutti i documenti che si vogliono proteggere nel tempo. La conservazione sostitutiva e digitale serve→ infatti a prolungare il valore giuridico del documento nel tempo e a renderlo fruibile velocemente per la consultazione o l’esibizione.
Il trattamento del documento cartaceo dematerializzato
Forse ti chiedi: ma se ora il mio documento dematerializzato ha lo stesso valore legale del suo originale cartaceo, ha senso tenerli entrambi?
Oppure: se il mio documento cartaceo non mi serve più perché tanto lo posso consultare in digitale, ha senso tenerlo?
Come sempre dipende: esistono molti epiloghi per i tuoi documenti cartacei. Puoi scegliere di tenerli in casa, di inviarli a un archivio in outsourcing oppure di mandarli al macero.
La scelta dipende da moltissimi fattori ed è sempre auspicabile ragionarci a monte, prima di intraprendere il tuo percorso di dematerializzazione dell’archivio aziendale.
Come puoi vedere, gestire la dematerializzazione non è semplice senza adeguati strumenti, risorse e conoscenze, per questo è difficoltoso farlo autonomamente→. Affidarsi a un servizio di dematerializzazione in outsourcing→ è molto sicuro, comodo e, nella maggior parte dei casi, l’ideale per ottimizzare i costi.
