Chi non vorrebbe avere un azienda con solo il ciclo attivo? Sarebbe bello, e anche troppo facile per la digitalizzazione dei documenti.
Invece in tutte le aziende che si rispettino ci sono ciclo attivo e ciclo passivo e la digitalizzazione, o la dematerializzazione dei documenti-> interessa sempre di più entrambe le parti.
Se con l’avvento della fattura elettronica il ciclo attivo è entrato a tutti gli effetti nella digitalizzazione documentale, è arrivato il momento che anche per il ciclo passivo le cose cambino per stare al passo con i tempi.
Cos’è il ciclo attivo
Il ciclo attivo comprende tutte quelle operazioni che hanno a che fare direttamente con i clienti.
La procedura ciclo attivo quindi riguarda le anagrafiche, la gestione degli ordini, le offerte, la fatturazione, ovvero tutta quella gestione documentale-> che riguarda la vendita di un prodotto o di un servizio, quello che insomma consente all’azienda di guadagnare.
Cos’è il ciclo passivo
Il ciclo passivo, come recita la parola stessa, riguarda invece le passività, nel senso che comprende tutte quelle operazioni riguardanti i fornitori di un azienda, come appunto l’anagrafica fornitori, la gestione del magazzino, le fatture, ecc.
Sono tutte quelle operazioni che quindi determinano le spese aziendali.
Una buona gestione della digitalizzazione dei documenti può quindi aiutare a capire per tempo il fatturato possibile in un determinato periodo.
La digitalizzazione del ciclo passivo
Come può la digitalizzazione del ciclo passivo migliorare i processi aziendali semplificando di fatto il workflow aziendale?
La dematerializzazione dei documenti cartacei, digitalizzando l’intero processo, fa si che i documenti siano facilmente condivisibili e consultabili, oltre che più facilmente archiviabili.
Infatti, che siano già documenti digitali o meno, la digitalizzazione del ciclo passivo agevola notevolmente la conservazione documentale, rendendola molto più efficiente.
La gestione stessa del magazzino, tramite la digitalizzazione del ciclo passivo, diventa più semplice ed efficace perché restituisce con precisione le giacenze.
Tenendo conto poi che con la fattura elettronica è obbligatoria la conservazione documentale a norma per 10 anni anche delle fatture passive, la digitalizzazione dell’intero ciclo passivo facilità la gestione dell’intera contabilità passiva e attiva.
Con la digitalizzazione del ciclo passivo aziendale avremo i seguenti vantaggi:
- Consultazione rapida di tutti i documenti anche da remoto.
- Con la conservazione documentale si ha la sicurezza che i dati sono disponibili, con il cartaceo si rischia sempre che qualcosa vada perso.
- L’archivio… si restringe, nel senso che gli spazi usati per i vecchi archivi cartacei non servono più e si salva tutto su supporti ottici.
- Fatturazione più efficace con previsioni di spese e guadagni più affidabili.
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