Da quando aziende e Pubbliche Amministrazioni hanno iniziato il loro processo di digitalizzazione, uno dei temi ricorrenti riguarda il valore legale della PEC (Posta Elettronica Certificata) e di altre tipologie di documenti quali email, fax e raccomandata A/R.
Persino chi ogni giorno è alle prese con lo scambio di documenti non han ben chiaro quale sia la differenza legale tra una normale e-mail, una PEC, una raccomandata o un fax. Eppure è proprio nel momento del bisogno che queste “piccole” differenze giocano un ruolo essenziale.
Vediamo le differenze tra PEC, e-mail, fax e raccomandata a livello giuridico.
Il valore legale della PEC
La Posta Elettronica Certificata (PEC)→ ha di fatto soppiantato la funzione precedentemente svolta della raccomandata postale con ricevuta di ritorno→. O, meglio, la PEC è nata proprio come equivalente digitale di uno strumento cartaceo, appunto la raccomandata AR.
Così come accade con la raccomandata AR, anche con la PEC il mittente ottiene due ricevute (di accettazione e consegna)→ che testimoniano l’avvenuta consegna del messaggio al destinatario: si tratta proprio di quella certificazione che conferisce valore legale alla PEC, da impugnare in caso di contestazione da parte del destinatario.
Ciò significa che, come accade con la raccomandata AR, se il destinatario è distratto e non ha visto la mail, non l’ha letta o non l’ha aperta, da un punto di vista legale non ci sono scuse. Secondo la normativa PEC, il messaggio risulta correttamente consegnata.
È implicita, quindi, la necessità che le caselle del mittente e del destinatario siano entrambe certificate: il valore legale della PEC è tale solo in presenza delle ricevute, che possono essere generate solamente da un gestore PEC.
Ad esempio, se sei in possesso di una PEC e scrivi una mail a una persona che utilizza un account di posta tradizionale (non PEC) questo tipo di comunicazione non ha valore legale. In questo caso il mittente entrerà in possesso della ricevuta di invio ma non della conferma della consegna.
Attenzione anche alla scadenza della PEC: i gestori di Posta Certificata, infatti, sono tenuti a tenere il file log solo per 30 mesi→. Ecco perché, per evitare che la PEC perda il suo valore giuridico nel tempo, è fondamentale conservarla a norma→.
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Per il momento, il sistema PEC, quindi il suo valore legale, è circoscritto solamente all’Italia. Tuttavia la PEC rientra nel più ampio progetto europeo di un Mercato Unico Digitale→. L’Unione Europea sta infatti lavorando proprio sulla standardizzazione dei formati per favorire le transazioni tra gli Stati membri, così come è già accaduto con la fatturazione elettronica, tanto da prendere la PEC italiana come esempio anche per gli altri Paesi membri.
Valore Legale dell’e-mail
Probabilmente ti sarai chiesto: ma quindi le mail hanno valore legale? Come abbiamo appena visto, il valore legale della PEC è tale proprio a fronte di due ricevute che attestano la consegna di un messaggio. Ma non solo: nel sistema PEC le informazioni associate a quel messaggio vengono “congelate” da firma digitale e marca temporale, garantendo quindi al messaggio autenticità e integrità. La mail ordinaria tutto questo non ce l’ha: informazioni come data e ora e persino il contenuto di un messaggio possono essere facilmente manomesse.
Molti utilizzano le e-mail tradizionali per inviare documenti dal carattere ufficiale, senza considerarne il valore legale: e-mail e PEC, però, davanti a un giudice, hanno due valori molto diversi. i per sé, la sola e-mail ordinaria non ha alcun valore probatorio.
Questo non significa che una normale e-mail non abbia il suo peso in caso di contenzioso. Ma non possedendo i requisiti richiesti da un documento autentico, la parola del mittente vale tanto quanto quella del destinatario, e la decisione finale di riconoscere una normale mail come prova spetta al giudice.
Di fatto quindi, il valore legale della mail ordinaria in mancanza di altri elementi è pari a zero. In sostanza possiamo dire che la mail ha valore legale (è pur sempre una prova scritta) ma essendo sprovvista di molti elementi probatori, tale valore è interpretabile di volta in volta dai giudici.
Valore Legale del Fax
A differenza della mail ordinaria che, come abbiamo visto, non è in grado da sola di costituire una prova in caso di contestazione, nel caso del fax la situazione è più chiara. Il fax ha valore legale.
Una volta inviato, il mittente entrerà direttamente in possesso di un documento che ne attesta la corretta ricezione da parte del destinatario. Per contestare l’avvenuta ricezione, il destinatario dovrebbe produrre dei documenti in grado di mettere in dubbio la vera identità del mittente. Dovrebbe per esempio sostenere che il numero di fax dal quale ha ricevuto i documenti non corrisponde a quello del mittente.
Si tratta di fatto di prove difficili da esibire e questo rende improbabile il buon esito di una contestazione da parte del destinatario. In modo analogo, anche il mittente avrebbe grosse difficoltà ad occultare l’invio di una comunicazione effettivamente avvenuta.
In modo simile a quanto accade per valore legale della PEC quindi, anche il fax ha valore legale come la raccomandata con ricevuta di ritorno.
Valore Legale della Raccomandata AR
Consideriamo infine la raccomandata con ricevuta di ritorno (Raccomandata AR). Si tratta di uno strumento postale, non digitale, che permette di dimostrare sia l’avvenuta spedizione da parte del mittente, sia l’avvenuta ricezione da parte del destinatario.
Nonostante il suo utilizzo sia stato soppiantato dalla PEC, con la quale condivide lo stesso valore legale la raccomandata con ricevuta di ritorno è certamente uno strumento sicuro e ancora molto utilizzato, soprattutto dai privati cittadini che non dispongono usualmente di una casella PEC.
La raccomandata con ricevuta di ritorno permette di fatto di tracciare sia la spedizione da parte del mittente e la ricezione da parte del destinatario. Il timbro e la firma apposti sulle ricevute emesse dal centro postale e dal postino conferiscono a questo strumento un valore legale e probatorio nel caso di eventuali contestazioni.
Per queste sue caratteristiche, trova largo impiego in caso di comunicazioni formali come, per esempio, nella risoluzione da parte di un privato cittadino di un contratto di locazione.
Ma quindi, è meglio utilizzare una mail, un fax, una raccomandata o una PEC?
Come al solito la risposta è: dipende.
Ovviamente, evitate la mail per l’invio di comunicazioni “ufficiali”.
I privati, non avendo obbligo di PEC, possono utilizzare i sistemi analogici per spedire i propri documenti o usufruire del servizio di raccomandata on-line. Se invece siete un’azienda o una PA, per voi la PEC è obbligatoria.
In linea generica possiamo però dire che la PEC è lo strumento più comodo per la gestione dei documenti: i costi di una casella sono irrisori e la velocità di invio e ricezione è nettamente superiore rispetto alla raccomandata. Perciò valutate quante raccomandate siete soliti spedire durante l’anno: optare per la PEC è potrebbe risultarvi molto più conveniente! Inoltre considerate che con la PEC, viene certificato anche il contenuto del messaggio e degli allegati, cosa che invece la raccomandata non fa (il destinatario può sempre dichiarare di aver ricevuto una busta vuota).
