Una delle questioni che spesso nascono quando due entità giuridiche entrano in opposizione è definire se un documento inviato via PEC ha valore legale o meno→ e può essere quindi usato con valore probatorio.
Questa domanda non sorge solo quando ci si trova coinvolti in controversie legali ma anche quando si deve inviare via PEC un documento importante come ad esempio l’accettazione di un contratto.
Allora, questi documenti inviati via PEC, hanno valore legale oppure no?
Partiamo dal presupposto che la PEC ha lo stesso valore legale della raccomandata AR→, in quanto entrambe offrono la prova certificata sia dell’invio sia del ricevimento di una comunicazione.
La PEC, inoltre, ha un ulteriore vantaggio, cioè quello di certificare anche il contenuto del messaggio e dell’allegato: in caso di contestazioni, ci si può avvalere anche di questa ulteriore dimostrazione.
Perché, allora, si sente spesso dire che gli allegati PEC non hanno valore legale? Capiamo meglio cosa si intende per valore legale di un allegato PEC e come garantirlo in caso di contestazione.
Come rendere legalmente valido un allegato via PEC
Si legge spesso in rete che un allegato inviato via PEC non ha valore legale perché il sistema non riesce a certificare il contenuto dell’allegato stesso, ma solo la sua presenza. Secondo questa affermazione, uno dei trucchi spesso suggeriti in rete è quello di scrivere l’intero testo contenuto nel file allegato anche nel corpo del messaggio. Al di là del fatto che questo “barbatrucco” risulta impraticabile con documenti molto lunghi, in realtà si tratta di una convinzione che ha origine da un equivoco.
Il sistema di Posta Elettronica Certificata→ certifica:
- data e ora certa di una comunicazione elettronica;
- il contenuto del messaggio (cosa che una raccomandata AR non fa);
- il contenuto degli allegati (anche questo la raccomandata AR non lo fa).
Quindi, in termini di certificazione della comunicazione, tutto ciò che viene inviato è valido legalmente.
La busta elettronica che viene creata della gestore (provider) del mittente secondo le regole tecniche emanate dall’AgID→ e inviata a sua volta al destinatario con messaggio e certificazione sottoscritta con firma elettronica qualificata, quindi, attesta la provenienza e l’integrità alla comunicazione.
Ma cos’è, allora, quel valore legale degli allegati di cui parlavamo prima, e che la PEC non garantisce?
L’equivoco è semplice: dobbiamo distinguere la certificazione relativa al documento inviato con quella relativa alla trasmissione della comunicazione. La PEC, quindi, attesta che quel messaggio è stato inviato. Ma un contratto o un altro documento inviato via PEC, senza gli opportuni elementi di autenticazione documentale, è semplicemente un “foglio” senza valore.
Un documento, per guadagnarsi il suo valore giuridico, ha bisogno di essere firmato. La firma è ciò che identifica il firmatario, ossia certifica legalmente la paternità del documento, che quindi viene autenticato.
Ecco ciò che manca alla PEC. O, meglio, non è questa la funzione della PEC: se il documento ha lo scopo di acquisire una funzione giuridica, il solo fatto di inviarlo via PEC non basta. E qui, a fare la differenza, è la firma elettronica→.
Garantire validità legale a un documento con la firma digitale
Per garantire la validità legale di un documento inviato in allegato via PEC viene quindi in vostro aiuto lo strumento della firma digitale→, in quanto apponendo al documento stesso questo tipo di firma siete sicuri che questo ha valore giuridico.
Questo metodo è stato garantito e chiarito anche dalla Ragioneria Generale di Stato con la circolare n. 3/2014→, indicando che per dare efficacia probatoria ai documenti allegati via PEC bisogna apporre su questi una firma digitale.
Tra i vari tipi di firma elettronica, indichiamo quella digitale proprio perché è quella che soddisfa il maggior numero di requisiti tecnici previsti dalle normative: la firma digitale è l’unica completamente equiparabile a una firma autografa→.
Ultima nota tecnica da tenere in considerazione è che, secondo il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) è prevista in ogni caso una remota possibilità in cui non sia necessario firmare digitalmente un documento allegato, ma solo qualora l’indirizzo PEC in questione sia stato rilasciato a seguito di uno specifico accertamento del soggetto richiedente. In poche parole, quasi mai.
In sintesi, quindi, tenete bene a mente questa differenza:
- la PEC certifica la trasmissione di una comunicazione e dei suoi allegati;
- La firma digitale certifica il documento.
Quindi, ricordate sempre di apporre una firma digitale sui documenti importanti che inviate in allegato via PEC, in modo da poter sempre dimostrare, anche a distanza di tempo, la loro validità e legalità.
