La dematerializzazione dei documenti cartacei→ , oltre a liberare gli archivi aziendali dalla carta e favorire il flusso di informazioni, serve a equiparare il valore legale dei documenti digitali con i corrispettivi cartacei.
Ecco perché non esiste un solo modo per dematerializzare→: tutto dipende dalle esigenze dell’azienda. Quando si ha la necessità di avere un documento digitale con lo stesso valore legale dell’originale cartaceo, ci si avvale del cosiddetto raffronto: vediamo così’è, come funziona e chi lo fa.
Cos’è il raffronto dei documenti
Quando convertiamo un documento cartaceo in digitale tramite la dematerializzazione→, ad esempio attraverso uno scanner, ciò che otteniamo è una copia. I documenti così dematerializzati sono utili a fini organizzativi, per liberare spazio e per favorire i flussi informativi. Ma non avranno nessun valore legale.
Se invece, come accade in molte aziende, vogliamo che la versione informatica del documento abbia la stessa validità legale dell’originale cartaceo, dobbiamo fare un’operazione specifica: il raffronto.
Il raffronto è quel processo che attribuisce al documento digitale quegli elementi necessari alla sua autenticazione. Pertanto, viene effettuata a opera di un notaio o Pubblico Ufficiale, quindi da una persona autorizzata a certificare documenti.
Esistono due metodi principali per certificare i documenti convertiti in digitale, a seconda della quantità di documenti da digitalizzare.
- Per i volumi ampi conviene la certificazione di processo→: invece di controllare la corrispondenza di ogni singolo documento, si certifica il processo che vi è a capo.
- Per volumi ridotti si può optare per il raffronto singolo dei documenti.
Ma come funziona di preciso il raffronto e quali sono i suoi obiettivi?
Come funziona il raffronto dei documenti e chi lo fa
Con il raffronto un soggetto autorizzato attesta che l’originale analogico e la sua copia digitale sono perfettamente corrispondenti e, quindi, equiparabili legalmente.
Ecco perché le figure coinvolte in questa operazione possono essere Pubblico Ufficiale, un soggetto privato accreditato oppure un Notaio. A termine del raffronto, viene rilasciata l’attestazione di conformità->, che attesta appunto la corrispondenza tra i due documenti.
A cosa serve il raffronto dei documenti: utilità e obblighi
Veniamo a un’ultima questione: serve sempre operare un raffronto dei documenti quando dematerializziamo?
Ovviamente no. Dematerializzare porta innanzitutto un vantaggio per quanto riguarda:
- lo spazio, poiché si liberano gli archivi fisici;
- i flussi, poiché in digitale le informazioni viaggiano meglio.
Certificare un documento dematerializzato tramite raffronto o certificazione di processo, serve quando un documento possiede valore giuridico: un contratto, una fattura, ecc… Sia chiaro, nemmeno qui siamo obbligati a effettuare raffronti, a fronte del possesso dell’originale cartaceo. Tuttavia, oggi l’intero patrimonio informativo aziendale si è spostato sul digitale ed è ormai una necessità gestire tutte le tipologie documentali in questo senso.
