Nella Conservazione Digitale→ rientrano a pieno titolo anche i “nuovi” documenti informatici tra cui la Posta Elettronica Certificata (PEC)→. Perché non tutti ancora hanno raggiunto una consapevolezza: la PEC è a tutti gli effetti un documento legale. E, come tale, deve essere trattato in un certo modo per poter mantenere questa sua validità giuridica.
Documenti informatici e Posta Elettronica Certificata
Per avere davvero chiara la situazione, è necessario partire dalle diciture esatte. Con l’avvento del digitale molte tipologie di documenti con valore legale si sono spostati nella sfera informatica, acquisendo caratteristiche specifiche. La giurisdizione, di conseguenza, ha dovuto colmare alcune lacune in merito alla gestione dei documenti informatici→.
Iniziamo quindi dalle definizioni: cosa differenzia un documento analogico da un documento informatico? Lo scopriamo dal Codice dell’Amministrazione Digitale-> (CAD) che definisce il documento informatico come la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
Per questo, anche le registrazioni, le e-mail ordinarie, i log di chat e altre attività della navigazione sono documenti informatici. Perciò nella definizione di documento informatico rientra anche un messaggio PEC.
La Conservazione dei documenti informatici
Come avviene col cartaceo, anche il documento informatico va conservato secondo la legge per un tot di anni, sulla base della sua tipologia (art. 2220 del Codice civile→).
La conservazione è diversa dall’archiviazione→: conservare non significa solo riporre un documento in un luogo strutturato, bensì adottare una serie di misure per proteggere l’autenticità del documento nel tempo. Ecco perché ogni formato documentale necessita di soluzioni ad hoc. Per un archivio cartaceo, ad esempio, si dovranno proteggere i locali che lo ospitano da calamità naturali e non, nonché da accessi non autorizzati. Per un documento digitale i principi sono gli stessi ma i mezzi sono diversi, ed è quindi necessario un software per la conservazione digitale-> .
Perché conservare le PEC?
Abbiamo detto che la PEC è a tutti gli effetti un documento informatico giuridicamente rilevante. In quanto tale va conservata e non semplicemente archiviata in cartelle→.
Anche per la PEC, quindi, la procedura di conservazione mira a mantenere l’integrità e immodificabilità del documento ed è possibile solamente attraverso l’adozione di un servizio a norma da integrare ai propri sistemi.
Il processo di conservazione della PEC prevede l’apposizione di una firma digitale e di una marca temporale che certificano la trasmissione. In sintesi, conservando i messaggi PEC si “congelano” nel tempo una serie di elementi, come il certificato di firma→ o il file daticert.xml, che in assenza di conservazione andrebbero a scadere, rendendo la PEC contestabile giuridicamente.
