Molte aziende, anche di grandi dimensioni, continuano a gestire i messaggi di Posta Elettronica Certificata→ da un’unica casella. Oltre alle problematiche legate alla sicurezza (a una sola PEC accedono tutti i dipendenti), questo modello di gestione influisce negativamente sull’organizzazione e sui i processi aziendali.
La Posta Ordinaria, però, è già uno strumento organizzativo. Perché con le PEC dovrebbe essere diverso?
Posta Elettronica Certificata: da obbligo ad asset di processo
La PEC si è introdotta nelle aziende a gamba tesa come obbligo legislativo.
Ammettiamolo, il suo inserimento non è stato ben gestito da parte delle istituzioni. Ma superata questa antipatia dovuta all’obbligatorietà è il caso di ragionare sulla PEC in relazione a ciò che realmente è, ossia uno strumento che garantisce sicurezza alle comunicazioni elettroniche.
Perché finché si trattava di inviare o ricevere newsletter o avvisi generici, l’e-mail era sufficiente.
Ma viviamo e lavoriamo in un mondo sempre più digitale e via web, oggi, viaggiano dati di una certa complessità: dati bancari, dati aziendali, dati personali, transazioni commerciali.
L’e-mail normale, per questa tipologia di informazioni, non è un posto sicuro→.
La PEC è così entrata a far parte dei flussi documentali aziendali, poiché per sua natura è essa stessa un documento, tanto quanto un contratto o una fattura.
È necessario che le aziende inizino a concepire la PEC come strumento organizzativo.
PEC e flussi di lavoro: una gestione spesso complessa
Chiariti il ruolo e l’importanza della PEC in un mondo fatto di transazioni e scambio dati in digitale, passiamo al vero problema che oggi affligge le aziende: gestire la Posta Elettronica Certificata al meglio.
La PEC, quando ha fatto il suo ingresso nel mondo delle imprese, non era ancora matura per essere utilizzato come strumento collaborativo. E, diciamocela tutta, non lo è tutt’oggi.
E i fatti lo dimostrano: una casella PEC è di fatto un asset aziendale, pensato per l’intera impresa e non per il singolo dipendente.
Questa concezione, però, si porta appresso un forte limite per quanto riguarda la sua gestione: alla stessa casella di Posta Certificata accedono potenzialmente tutti i dipendenti.
Questo modello di gestione ha due conseguenze principali:
- La stessa password viene condivisa tra molti utenti
Ovvero, tutti gli utenti, anche di differenti uffici, accedono alla casella PEC con le stesse credenziali: ciò determina molte carenze dal punto di vista della sicurezza→. È necessario cambiare le password ogni qualvolta un dipendente se ne va? Come essere certi che ciascun utente protegga le credenziali di accesso e non le condivida con terzi, anche inconsapevolmente? - Non vi è traccia delle singole operazioni
Una delle conseguenze della PEC condivisa→ è la confusione, e talvolta poca collaborazione, nella presa in carico dei messaggi. Una PEC letta è stata anche gestita? Chi l’ha aperta? Chi se ne sta occupando? Come risalire all’autore di una PEC in caso di errori? Il lavoro è distribuito equamente tra i membri del team? Chi ha fatto cosa?
In particolare, il secondo punto ha un’influenza profondamente negativa nell’organizzazione dei processi aziendali, perché:
- crea nei dipendenti un forte stress, uno sbilanciamento del lavoro tra i dipendenti, un metodo di lavoro disordinato;
Invio, controllo e organizzazione della Posta Elettronica Certificata diventano attività complesse, che portano via, inutilmente, tempo che potrebbe essere impiegato in attività di maggior valore; - lo scambio di informazioni non è fluido e resta legato a una mentalità analogica, poco smart, complicando le procedure;
- direzione, manager funzionali e responsabili non hanno i mezzi per valutare l’effettivo lavoro svolto o le eventuali falle nel sistema aziendale. In mancanza di dati, come si può pensare di ottimizzare il rapporto fra investimenti e risultati?
La domanda sorge quindi spontanea: come lavorare in ottica di miglioramento dei flussi quando si parla di PEC?
PEC e e–mail: perché le trattiamo in modo diverso?
Abbiamo detto che per portare l’azienda a un livello più alto, passando anche attraverso la digitalizzazione e l’ottimizzazione dei processi, è necessario iniziare a concepire la PEC come uno strumento organizzativo e collaborativo→.
La faccenda può sembrare complicata ma, nei fatti, non lo è. Perché già lo facciamo da anni con le e-mail “normali”. Le e-mail si sono già consolidate come strumento organizzativo.
Ogni ufficio ha la sua e-mail. E così ogni dipendente.
Ciò permette di gestire in modo strutturato il flusso informativo, i processi, l’organizzazione del lavoro, la creazione e assegnazione di task, il monitoraggio delle attività.
Se la gestione delle e-mail è già orientata da almeno un decennio in un’ottica di organigramma, perché non è così anche con le PEC?
La PEC come strumento organizzativo: vantaggi di avere più caselle PEC
Molte aziende, anche di grandi dimensioni, continuano a gestire la Posta Certificata da un’unica casella.
Una gestione organizzata del sistema PEC, invece, può portare molti benefici a tutti i livelli aziendali, a fronte del fatto che i documenti importanti viaggiano proprio a mezzo PEC.
Aprire più caselle PEC a livello aziendale, ad esempio una per ufficio o per funzione aziendale, permette una migliore gestione della documentazione, dei clienti, dei fornitori.
In questo modo, tanto quanto accade per le e-mail, è possibile strutturare lo scambio di informazioni per tipologia e organizzare gruppi più piccoli di utenti che condividono e gestiscono la stessa casella.
Creare una sorta di organigramma di PEC favorisce l’organizzazione dei i flussi, una migliore gestione del team, un maggiore ordine digitale, minore stress, e di conseguenza, velocità ed efficienza.
Infine, dà la possibilità ai manager di facilitare l’utilizzo di strumenti digitali avere un controllo mirato sulle attività.
