Se lavori in amministrazione conoscerai bene l’autofattura, uno strumento importante per interfacciarsi con diversi casi particolari in ambito di fatturazione elettronica→.
Un’autofattura può essere necessaria anche in modo improvviso, per fornitori esteri o disguidi in fattura: vediamo in cosa consiste, quando e come usarla, e come si interfaccia con Agenzia delle Entrate e gestionali documentali.
Autofattura: cos’è e quando si usa
Il nome già suggerisce la caratteristica principale (nonché unica) dell’autofattura: è una fattura che viene emessa nei confronti di se stessi.
L’autofattura può essere prodotta da un libero professionista verso se stesso, o da un’azienda verso la stessa azienda. In entrambe le situazioni, l’obbligo di applicazione IVA ricade sul destinatario. Ci sono diverse situazioni in cui è necessario usarla.
La prima è il disguido. Se chi ha prestato un servizio o venduto un prodotto non ha emesso fattura entro il tempo massimo di 4 mesi (o se ha emesso una fattura scorretta e/o incompleta), il beneficiario emette un’autofattura a proprio carico per regolarizzarsi.
Si emette un’autofattura anche in caso di omaggio gratuito offerto a un cliente, o in caso di autoconsumo, cioè quando il prodotto fatturato viene utilizzato nella sfera personale (non dall’azienda né per lavoro).
Ancor più importante è il caso di correlazione con partner fuori dall’Unione Europea. Se un emittente passivo di IVA deve fatturare a un’azienda extra-UE, l’autofattura sarà necessaria in quanto unica maniera di regolarizzare i dettagli sull’IVA.
Autofattura e Agenzia delle Entrate: come funziona
L’autofattura ha diverse peculiarità, ma le modalità di emissione sono molto simili a una fattura tradizionale. Nei passaggi che incrociano l’Agenzia delle Entrate cambierà poco: resta identico l’obbligo di emettere la fattura in via elettronica, e di inviarla all’Agenzia delle Entrate tramite il Sistema di Interscambio→ (SdI).
Non cambiano le modalità attraverso le quali si può creare (e inviare automaticamente) la fattura:
- tramite sito web dell’Agenzia delle Entrate, con la procedura nell’apposita sezione;
- con il Software di Compilazione→ dell’Agenzia delle Entrate, che crea la fattura anche in modalità offline (va inviata all’SdI appena possibile);
- tramite un software di terze parti, integrato ai propri sistemi e al sistema di interscambio;
- attraverso l’app per Android e iOS dell’Agenzia delle Entrate “Fatturae”.
Il committente resterà in tutti i casi la persona o azienda stessa. Inoltre, nell’autofattura per autoconsumo o per omaggio, il prestatore è uguale al committente. Gli altri scopi hanno anche ulteriori variazioni.
L’autofattura per disguido riporta TD20 come “Tipo Documento” (in luogo del TD01 al precedente caso). Come dati del prestatore vengono inserite le informazioni di chi avrebbe dovuto emettere la fattura (qui lo stiamo sostituendo). Nel campo “soggetto emittente” si digita infine “CC”, che sta per “Cessionario/Committente”, in quanto è lui che avrebbe dovuto emetterla.
Il codice “CC” è da utilizzare anche nelle autofatture per fornitore extra-UE. Qui avremo però un “Tipo Documento” TD17, e come dati del prestatore verranno inseriti i dati del prestatore estero con l’indicazione del suo paese di residenza.
Tutti i campi restanti si compilano normalmente, come in qualsiasi fattura. Inoltre, in caso di dubbi, l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione una guida completa→.
L’autofattura e il gestionale: i vantaggi dell’integrazione
Una volta emessa correttamente un’autofattura, resta il problema della gestione e del ritrovamento della stessa, in un momento futuro, per compilare i conti.
Le autofatture sono un caso particolare, come visto, ma trattandosi comunque di fatture, si mescolano a quelle tradizionali. Essere un’autofattura non provoca alla fattura una distinzione particolare!
Se si utilizza un gestionale documentale non integrato (o se si usa solo il sito dell’Agenzia delle Entrate), l’unica possibilità è scorrere gli elenchi fino a trovarle e scaricarle.
Se disponibili, è possibile utilizzare dei filtri cercando di risalire al nome del cliente, alla data di emissione, e via dicendo. Ma in situazioni con centinaia di fatture da esaminare, si rischia di andare a memoria e a tentoni.
La soluzione migliore è utilizzare un software integrato con l’intero ciclo della fatturazione elettronica, con filtri appositi. Un esempio? a.invoice→ è un software che dispone di filtri specifici per le fatture estere che facilita di molto il lavoro di ricerca.
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