Mantenere ordine nella gestione documentale→ della tua azienda è fondamentale ma può diventare complesso a causa dell’ampia quantità di termini utilizzati. È importante non lasciarsi ingannare dalla somiglianza di alcuni termini che in lingua italiana sembrano sinonimi: è invece importante comprenderne le differenze per garantire la corretta gestione dei documenti.
Quando si parla di gestione documentale, infatti, archiviazione e conservazione sono due processi diversi.
Vediamo in cosa consistono e in cosa si differenziano.
La gestione documentale tra passato e presente
Gestire il grande traffico di documenti quotidiani è sempre stato uno dei compiti aziendali più rilevanti. Fatture, contratti, avvisi, lettere, conti; sono solo pochi esempi degli atti importanti che transitano per i nostri uffici.
A questi documenti, che siano cartacei o digitali, vanno garantiti una serie di requisiti:
- devono rimanere integri nel tempo;
- Vanno protetti da eventuali manomissioni;
- devono essere reperibili e facilmente consultabili;
Ecco che in questi tre punti si nasconde la vera differenza tra archiviazione e conservazione.
Archiviazione e conservazione: differenze
L’archiviazione consiste nel collocare il documento all’interno di uno spazio preposto, in modo ordinato attraverso una protocollazione, al fine di renderlo reperibile in futuro.
E non c’è alcuna diversità sostanziale tra archiviazione fisica e digitale: si possono riporre i fogli in un faldone e poi in uno scaffale, oppure salvarli in digitale, su Nas o Cloud.
Fin qui l’archiviazione risponde al terzo requisito elencato; ma non ai primi due.
Ecco la grande differenza tra archiviazione e conservazione: la conservazione→, e questo vale anche per gli archivi analogici, è un processo che deve essere in grado garantire l’integrità, l’autenticità e l’immodificabilità de documenti nel tempo.
Perché solo un documento integro, autentico e immodificato ha valore giuridico.
Nel caso di un archivio analogico, ad esempio, un approccio conservativo richiede la capacità di proteggere gli ambienti da eventuali pericoli per i documenti, come accessi non autorizzati, calamità naturali, ecc…
Con l’informatizzazione e la dematerializzazione dei documenti, anche la conservazione si è spostata sul piano digitale→. I sistemi digitali possono garantire vantaggi maggiori rispetto alla carta, in termini di sicurezza e consultabilità. I documenti sono conservati in sistemi informatici sicuri, che possono essere protetti da password e crittografia. Inoltre, in caso di incendio o altri danni fisici, i documenti digitali possono essere facilmente riprodotti da un backup. Questo significa che non c’è più bisogno di preoccuparsi di perdere documenti importanti a causa di danni fisici.
Validità legale e conservazione a norma
Le aziende sono obbligate a conservare PEC→ e documenti fiscali per 10 anni.
Infatti, per essere considerato valido legalmente, un documento fiscale deve essere compilato correttamente, emesso su supporto legale, contenere informazioni complete sulle transazioni effettuate, ed essere conservato per un periodo specifico di tempo.
Un documento correttamente conservato consente alle autorità fiscali di controllare e verificare le transazioni effettuate in qualsiasi momento.
In un sistema digitale→ i requisiti giuridici possono essere garantiti adottando strumenti preposti a tale scopo, ovvero software di conservazione digitale→.
Il processo di conservazione ha inizio con la conversione del documento in un pacchetto dati→, composto dal documento stesso e i metadati a esso associati, dalla firma digitale, dalla marca temporale.
Non tutti gli applicativi, però, sono uguali: maggiore sarà la capacità di integrarsi ai gestionali aziendali, più efficiente sarà il flusso che porta alla conservazione.
A differenza dell’archiviazione, infatti, è molto difficile gestire la conservazione digitale in casa. Per questo esistono servizi in outsourcing, come a.docukey→, che possono sgravare le aziende dagli oneri propri della conservazione digitale, adempiendo al meglio a tutte le normative in vigore.
