Oggi le fatture vengono generate già in formato digitale. Questo permette di fluidificare le procedure di gestione e anche di conservazione, mantenendo tutto sullo stesso piano: quello elettronico. Ma cosa fare con le vecchie fatture cartacee? Vanno conservate lo stesso? Come fare?
Ecco tutto quello che devi sapere su come gestire le fatture cartacee aziendali.
Dal cartaceo al digitale: siamo (ancora) in un periodo di passaggio?
Siamo (ancora) in un periodo di transizione, la presenza della carta è ancora molto forte; ne è un esempio proprio la fattura.
Molte aziende si trovano di fronte la necessità di far coesistere documenti sia cartacei sia digitali, e di gestirli entrambi correttamente, rispettando le norme e le procedure aziendali.
La gestione efficace di documenti sia cartacei sia digitali, talvolta in sistema ibridi, rappresenta forse la vera sfida della digitalizzazione, ma è un aspetto cruciale per adattarsi ai cambiamenti tecnologici e migliorare l’efficienza dei processi lavorativi.
Conservazione delle fatture cartacee: chi deve farlo e perché
L’obbligo di conservare le fatture cartacee è un aspetto importante nella gestione documentale, che molti sottovalutano soprattutto da quando è stata introdotta la fattura elettronica.
La domanda è lecita: perché dovrei conservare le fatture cartacee se oggi si emettono elettronicamente?
Esistono in sostanza due casistiche che implicano la necessità di conservare a norma le fatture cartacee. Vediamo quali sono.
1.Fatture cartacee con meno di 10 anni
La legge parla chiara: le fatture vanno conservate per 10 anni. Di conseguenza, tutte le fatture emesse prima dell’avvento delle e-fatture, che non abbiano ancora compiuto i 10 anni, vanno conservate a norma.
Per evitare di riempire gli archivi e per favorire la consultazione in caso di controlli fiscali, le aziende possono ricorrere alla dematerializzazione→ certificata e alla conservazione sostitutiva→, trasformando quindi i documenti cartacei in formato digitale, mantenendo la stessa validità giuridica delle originali.
2. Fatture cartacee emesse in copia
Una circolare pubblicata a luglio 2020 dall’Agenzia delle Entrate ha chiarito che ogni contribuente è tenuto a conservare tutte le fatture cartacee e verificare che i dati in essa riportati siano esattamente allineati a quelli dell’eventuale corrispondente digitale.
Dalla lunghissima circolare, di oltre 400 pagine, emerge come si continuerà a rispettare una regola già esistente in tema di fatturazione elettronica (FAQ n. 45→). Si esprime così:
Si ricorda che, qualora il cliente sia un consumatore finale (operazione B2C), l’esercente dovrà comunque mettere a disposizione della controparte, al momento dell’emissione della fattura elettronica, una copia analogica o elettronica della fattura, salvo che il cliente non vi rinunci.
In conclusione resta nella maggior parte dei casi obbligatorio rilasciare una copia cartacea di una fattura, così come conservare ogni copia cartacea ricevuta.
Devi dematerializzare e conservare le vecchie fatture cartacee e non sai da dove cominciare?
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