Il documento digitale ha modificato profondamente il nostro modo di lavorare. In molti, però, sottovalutano questo cambiamento, dimenticando che ogni formato presenta le sue peculiarità c che quello informatico segue dinamiche e regole diverse rispetto alla carta.
Il documento informatico è definito in quanto tale dalla legge e possiede caratteristiche che lo rendono valido a livello giuridico, elementi che però non sono “visibili” come quanto accade con i documenti analogici.
Vediamo cosa rende un documento informatico giuridicamente rilevante.
Definizione di documento digitale
Il Codice dell’Amministrazione Digitale→ (CAD) indica il documento digitale come la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
Questa definizione ne allarga il concetto anche a elementi che, a un primo impatto, non associamo al termine documento: registrazioni, e-mail ordinarie, messaggi di chat e altre tracce lasciate su un supporto informatico, durante la navigazione e le attività online.
A questo punto, per entrare nel discorso giuridico, esaminiamo il Regolamento UE n. 910/2014→ (eIDAS), punto di riferimento comunitario in termini di identificazione elettronica e servizi fiduciari digitali→.
L’eIDAS afferma, all’articolo 46, che al documento elettronico non sono negati gli effetti giuridici né l’ammissibilità come prova nei procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica. Dobbiamo però chiederci fin dove arrivi il valore di quest’ammissibilità.
La formazione del documento informatico
I documenti che girano nelle aziende sono di vario genere e possono essere creati in svariati modi.
Vi quelli prodotti dall’azienda stessa direttamente da software in digitale, quelli generati dall’inserimento di dati, quelli frutto di scansioni di documenti digitali tramite processo di dematerializzazione→. Ma un documento può anche arrivare dall’esterno: ne sono un esempio le fatture, le mail e le PEC in arrivo, i DDT.
Un’azienda, quindi, deve predisporre un sistema di formazione dei documenti che rispetti i requisiti indicati dalle norme, sia per quanto riguarda il ciclo attivo sia per quanto concerne il ciclo passivo. Ad esempio, deve dotarsi di programmi software aggiornati in grado di leggere i formati dei file.
Gli elementi del documento
Un documento informatico, per essere considerato valido in sede di giudizio, deve possedere le caratteristiche di immodificabilità, integrità, leggibilità, reperibilità, autenticità.
Per conferire al documento tali peculiarità nel tempo è necessario avvalersi di una serie di elementi. Vediamo quali sono.
Le firme elettroniche
Le firma elettroniche servono ad autenticare un documento→.
Un documento privo di firma, pur rientrando nella definizione di documento informatico, rimetterà quasi del tutto il suo valore alla corte: secondo l’art. 20 del CAD, infatti, sarà unicamente il giudice a stabilirne l’importanza e l’affidabilità (in relazione alla sua qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità).
Insomma, senza firma le garanzie previe sono molte meno. Certo alcune comunicazioni, come i messaggi di posta elettronica semplice, sono formalmente ritenute firmate perché l’identificazione dell’utente (login, password, area provata) è considerata una firma→. Si tratta però di una firma elettronica semplice, dalla stessa validità volatile.
L’affidabilità è incrementata nel caso di un documento firmato digitalmente tramite una Firma Elettronica Avanzata o Qualificata→: in questi casi avrà la stessa efficacia probatoria della scrittura privata.
La marca temporale
Oltre alla firma, in sede di giudizio vi è un altro elemento che determina la validità di un documento: la data.
Per evitare manomissioni, si ricorre alla cosiddetta marca temporale→, che attesta data e ora di un documento.
La marca temporale è un timestamp, cioè una sequenza numerica che crea un’impronta digitale univoca. La marca temporale viene di logica affiancata da una firma elettronica avanzata o qualificata, ma nulla toglie che si possa apporre sul documento da sola.
I metadati
Un documento informatico viene identificato non solo dai suoi dati, bensì anche dai metadati.
Si tratta letteralmente di dati che descrivono altri dati, e nel caso di un documento digitale possono corrispondere, ad esempio, a data, oggetto, mittente e destinatario (nel caso di una mail o PEC) all’identificativo univoco, al numero di registro o di protocollo, al formato, ecc.
I metadati, anche se non sempre “si vedono”, sono parte integrante del documento stesso e, pertanto, è indispensabile preservarne l’integrità.
La conservazione del documento
Come preservare, nel tempo, l’integrità e l’autenticità del documento e di tutti i dati e metadati associati, garantendo la sua leggibilità? Attraverso il processo di conservazione digitale→.
Conservare un documento non significa solo archiviarlo→, bensì attuare una serie di misure per proteggerlo negli anni. Il processo di conservazione deve essere supportato da un sistema informatico ad hoc, e deve essere concepito sin dalla formazione del documento stesso.
Un documento correttamente conservato, ossia che ha mantenuto le caratteristiche di immodificabilità, integrità, leggibilità, reperibilità, autenticità per tutti gli anni richiesti dalla legge, possiede valore legale.
