L’archiviazione documentale, nelle aziende, è notevolmente cambiata negli ultimi decenni, per via dell’impatto della Digital Transformation. Questo ha generato un periodo (ancora in corso) di convivenza tra documenti fisici e digitali, utilizzati o ricevuti allo stesso tempo. Le aziende che ancora si trovano in questo limbo si chiedono come gestire questo momento intermedio e, soprattutto, come completare la digitalizzazione dei documenti e dell’archivio→.
Tra carta e digitale: una difficile fase di passaggio
In un’era di comunicazioni continue e multilaterali si producono sempre più documenti. Così l’archivio fisico si riempie velocemente. Questo crea problemi di spazi e costi, senza contare che il materiale cartaceo è alquanto deteriorabile e vulnerabile e, cosa più importante, non consente o per lo meno sfavorisce, la condivisione delle informazioni.
I documenti cartacei, in un mondo digitale, possono provocare attriti nel flussi aziendali, con conseguenti perdite di tempo e interruzioni.
Considerati questi aspetti, diverse aziende hanno scelto di implementare nuovi strumenti nei loro sistemi. Ad esempio, molti documenti vengono oggi emessi direttamente in formato digitale.
Anche così, comunque, c’è una situazione intermedia in cui l’azienda produce in digitale alcuni documenti (non solo quelli obbligatori dalla legge) e in cartaceo altri. Questo genera confusione e difficoltà nella gestione documentale nonché nei processi aziendali che coinvolgono i diversi formati. Soprattutto se i documenti cartacei vengono poi inseriti in procedure digitali.
Bisogna quindi rendere agevole il passaggio dall’archivio fisico a quello digitale. Sia che ci si trovi in una fase già intermedia o, ancor più, che ci si trovi all’inizio.
Strutturare un archivio digitale: da dove partire
Il passaggio dal cartaceo al digitale passa attraverso una serie di domande:
- Perché lo faccio?
- Quali e quanti documenti devo dematerializzare?
- Si tratta di documenti dal valore legale?
- Come li voglio consultare una volta in digitale?
- Devo dematerializzare solo il pregresso o continuerò a produrre anche documenti cartacei?
La transizione da un archivio cartaceo a un archivio digitale richiede una pianificazione accurata e una corretta gestione del progetto, che passa attraverso alcuni step:
1.
Prima di tutto, è fondamentale effettuare un’analisi approfondita del sistema archivistico attuale, valutando le dimensioni dell’archivio cartaceo, l’organizzazione dei documenti e le specifiche esigenze dell’azienda.
2.
Successivamente, bisogna definire gli obiettivi dell’archivio digitale, come l’accessibilità remota, la ricerca facilitata e la conservazione a lungo termine dei documenti.
3.
A questo punto, è necessario progettare una struttura digitale coerente, che includa una gerarchia, una denominazione dei file logica e la definizione di metadati rilevanti per la ricerca e l’organizzazione.
4.
Un passo cruciale è la selezione del software di gestione documentale più adatto alle esigenze dell’azienda, considerando funzionalità come l’indicizzazione, la sicurezza dei dati e la possibilità di integrazione con altri sistemi aziendali.
5.
Una volta definita la struttura e il software, si può procedere alla fase di migrazione dei documenti cartacei al formato digitale. Ciò può richiedere la scansione dei documenti, ma è importante sottolineare che il processo di digitalizzazione non si limita alla semplice acquisizione delle immagini. È necessario anche l’assegnazione dei metadati ai file digitali, che consentiranno una rapida ricerca e un’efficiente organizzazione.
Insomma, la dematerializzazione non è solo una questione di conversione da analogico a elettronico: la digitalizzazione dei documenti va pensata prima di tutto come la digitalizzazione di un processo.
Passare all’archivio digitale: vantaggi e soluzioni
La transizione da un archivio cartaceo a un archivio digitale offre numerosi vantaggi significativi. Certamente consente di liberare spazio fisico, eliminando la necessità di conservare voluminosi archivi cartacei. Ma c’è molto altro.
L’archiviazione digitale favorisce un rapido accesso e una ricerca efficiente dei documenti e una maggiore sicurezza. I dati possono essere protetti attraverso misure di autenticazione degli utenti, riducendo il rischio di smarrimento, danneggiamento o accesso non autorizzato. Inoltre la pianificazione di strategie di backup e disaster recovery consentono di preservare l’integrità dei documenti anche in caso di eventi imprevisti.
Infine, l’archiviazione digitale promuove la collaborazione e la condivisione dei documenti. Attraverso la possibilità di accesso remoto, i membri del team possono lavorare contemporaneamente sugli stessi documenti, riducendo i tempi di revisione e facilitando la comunicazione tra i membri del team.
