Con l’avvento del digitale, emerge sempre più la necessità di convertire i documenti cartacei in copie elettroniche. I vantaggi sono molteplici, prima di tutti la più facile gestione e accessibilità.
Tuttavia, quando si tratta di documenti legali o importanti, è fondamentale garantire l’integrità e l’autenticità di queste copie digitali. Qui entra in gioco l’attestazione di conformità, un processo essenziale per assicurare che la versione digitale rispetti gli standard richiesti e abbia lo stesso valore legale dell’originale.
Vediamo di cosa si tratta, a cosa serve e quando va utilizzata.
Il documento informatico e la digitalizzazione
La definizione di documento informatico è piuttosto ampia.
Il Codice dell’Amministrazione Digitale-> del 2005 lo descrive come rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti.
Il Regolamento eIDAS-> del 2014 lo definisce invece come qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva.
Secondo le norme, quindi, il documento che da cartaceo passa a digitale è a tutti gli effetti un documento informatico.
Ma non tutti i documenti sono uguali davanti alla legge: il valore giuridico di un documento cambia sulla base del contesto, della natura, degli scopi, della modalità in cui è stato dematerializzato e conservato.
Dematerializzare e rispettare le normative
La dematerializzazione dei documenti→ risulta utile per molti scopi: risparmio di spazio, gestione ecologica, praticità e sicurezza, accessibilità e ricerca rapida.
Ma un documento cartaceo convertito in digitale è di fatto una copia, e come tale può assumere una valenza legale diversa a seconda delle occasioni, o addirittura non possedere alcun valore giuridico.
Ogni documento, qualunque sia la sua forma, deve possedere determinati requisiti di originalità per essere considerato valido. Ad esempio, una firma autografa, una data, una marca temporale ecc…
Quando si dematerializza un elemento analogico, come una firma autografa, si va a perdere quel carattere di originalità. Affinché anche la copia elettronica abbia la stessa valenza giuridica, sono necessari una serie di passaggi.
Il già citato Codice dell’Amministrazione Digitale richiede inoltre che il documento digitale sia conservato in modo da garantire alcune proprietà fondamentali: autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità.
Come fare per equiparare il valore legale di un documento digitale con la sua versione originale cartacea?
Attestazione di conformità: cos’è, chi la rilascia e come funziona
Nei casi in cui un documento sia stato convertito dall’analogico al digitale, la normativa richiede una attestazione di conformità.
L’attestazione di conformità certifica che la copia è perfettamente conforme all’originale, assumendone quindi il medesimo valore legale e probatorio.
L’attestazione di conformità può essere rilasciata solo da un Pubblico Ufficiale o un notaio, che tramite un particolare processo attesta la corrispondenza tra le due tipologie di documenti.
Tale processo comporta, in sintesi, i seguenti passaggi:
- Verifica dell’identità
- Controllo del documento
- Apposizione della firma digitale→
- Rilascio dell’attestazione di conformità
In quali casi è opportuno richiedere un’attestazione di conformità?
La necessità di farsi rilasciare un’attestazione di conformità dipende dal contesto e dalle esigenze specifiche. Di seguito elenchiamo alcune situazioni in cui potrebbe essere opportuno richiedere un’attestazione di conformità:
- Contratti aziendali: se hai una copia digitale di un contratto aziendale, potresti desiderare un’attestazione di conformità da parte di un notaio per confermare che la copia digitale corrisponde all’originale cartaceo e che è conforme alle leggi e alle norme contrattuali.
- Documenti finanziari: nei casi in cui hai bisogno di presentare copie digitali di documenti finanziari, come bilanci, dichiarazioni dei redditi o fatture, potrebbe essere opportuno ottenere un’attestazione di conformità per attestare che le copie digitali corrispondono ai documenti cartacei originali e sono legalmente valide.
- Documentazione amministrativa: in ambito aziendale, potrebbe essere necessario richiedere un’attestazione di conformità per copie digitali di documenti amministrativi, come statuti societari, verbali delle assemblee o registri contabili, al fine di confermare che le copie digitali sono autentiche e conformi alle leggi e alle regolamentazioni.
- Certificazioni e autorizzazioni: se hai bisogno di presentare copie digitali di certificazioni o autorizzazioni, ad esempio certificati di conformità, autorizzazioni ambientali o licenze professionali, potrebbe essere opportuno ottenere un’attestazione di conformità per confermare che le copie digitali sono valide e conformi alle leggi e alle normative applicabili.
- Copie di documenti legali: se devi presentare copie digitali di documenti legali come sentenze, decreti o notifiche giudiziarie, potrebbe essere opportuno richiedere un’attestazione di conformità per garantire che le copie digitali siano conformi ai documenti cartacei originali e accettate come prove legali valide.
È importante comprendere che l’opportunità di richiedere un’attestazione di conformità dipende dalla natura del documento, dalle leggi e dalle esigenze specifiche del contesto in cui il documento sarà utilizzato.
