Quando si dematerializzano i documenti, le versioni digitali non hanno lo stesso valore giuridico degli originali analogici: sono infatti copie, che costringono a conservare anche la versione cartacea per ogni evenienza. Per questo si ricorre al raffronto, il quale, però ha a sua volta un limite: è inapplicabile su grossi volumi di documentazione.
Come fare per equiparare il valore legale dei documenti dematerializzati in modo massivo? Semplice: certificando il processo anziché il singolo documento.
Vediamo cos’è la certificazione di processo, come si applica e a chi rivolgersi.
A cosa serve una dematerializzazione certificata?
Il processo di dematerializzazione→ serve a trasformare i vecchi documenti cartacei (ingombranti e fragili) in documenti digitali (immateriali e delocalizzati).
Come abbiamo detto, le copie digitali restano però copie, senza valore legale→. Come si procede, invece, se a un’azienda serve una versione digitale con valore giuridico, ad esempio per esibirla in un contenzioso o per poter eliminare definitivamente la carta?
La risposta è nel raffronto: un’azione che, tramite apposizione di firma digitale e marca temporale da parte di un Notaio, un Pubblico Ufficiale o un soggetto privato, permette di attestare la conformità delle copie informatiche→ e di dare a queste il medesimo valore giuridico degli originali.
In questi casi si parla di dematerializzazione certificata→, proprio perché il Notaio, il Pubblico Ufficiale o il soggetto provato preposto “certificano” la versione digitalizzata del documento.
Quando, però, il volume di documenti da trasformare è ampio, pensare di eseguire un raffronto su ogni singolo documento è impensabile, soprattutto economicamente.
La certificazione di processo: perché non certificare con raffronto?
Per raffrontare a livello massivo si può ricorrere alla cosiddetta certificazione di processo.
Una scelta vincente per le aziende che vogliono dematerializzare grosse moli di documenti cartacei, e magari eliminare per sempre interi archivi fisici.
Come funziona? Ve lo spieghiamo subito.
Con questo metodo, introdotto dal legislatore proprio per rispondere alle esigenze delle imprese in piena trasformazione digitale, anziché eseguire il raffronto su ogni singola copia, si va a certificare il processo stesso di digitalizzazione.
Così, si potranno dematerializzare anche enormi quantità di documenti in una volta sola, e risulteranno tutti già certificati, conformi e legalmente validi.
Ma capiamo meglio cosa significa “certificare il processo” piuttosto che il singolo documento.
Le fasi della certificazione di processo
La certificazione di processo è divisa in fasi.
1. Fasi preliminari
Tutto comincia dall’analisi dello “stato di salute” dell’archivio cartaceo, per comprendere le esigenze dell’azienda e la composizione dell’archivio stesso. Da qui, si potrà stilare un piano su come dovrà essere il futuro archivio digitale.
2. Certificazione iniziale
Dopo aver organizzato e predisposto tutti i documenti per le scansioni, il soggetto o l’ente certificatore analizzerà alcune copie-campione e ne verbalizzerà la conformità fornendo la cosiddetta certificazione iniziale.
La certificazione iniziale definisce e congela i criteri qualitativi del processo, così da assicurarli automaticamente nelle fasi successive. Da questo momento, tali criteri saranno validi per tutti i documenti a venire.
3. Scansione e metadatazione
Si passa così alla scansione vera e propria dei documenti e all’associazione di metadati e informazioni necessari alla consultazione. Queste operazioni servono a facilitare le future ricerche nell’archivio elettronico.
4. Certificazione finale
Dopo aver dematerializzato tutti i documenti, il soggetto o l’ente che ha effettuato la certificazione iniziale prende nuovamente una copia-campione e ne attesta la conformità, che può presentarsi in due diverse forme:
- Attestazione di conformità, se rilasciata dal Notaio / Pubblico Ufficiale
- Rapporto di Verificazione, se rilasciata da un soggetto privato come Ardesia
La certificazione finale attesta che la conformità di quelle copie-campione si estende a tutti i documenti dematerializzati, rendendoli perfettamente conformi agli originali e fornendo loro la stessa validità legale.
In conclusione, la dematerializzazione è un’attività che, prima o poi e per diverse esigenze, tutte le aziende devono affrontare. Ma non va presa sottogamba proprio in quanto i documenti aziendali hanno una precisa funzione e un preciso valore: sono, cioè, parte del patrimonio dell’impresa.
Dematerializzare in casa non è semplice sia da un punto di vista organizzativo sia in un’ottica di rispetto delle normative.
Tuttavia, esistono processi e procedure che rispondono oggi perfettamente alle singole esigenze.
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