La firma del contratto a distanza: gli scenari possibili
Stai seguendo un cliente da mesi. Un cliente difficile, pignolo, che hai dovuto convincere a fatica.
Poi arriva il momento della negoziazione e anche qui hai dovuto sudare per far emergere la tua offerta nell’affollato mare di competitor.
Ma alla fine, da ottimo venditore/venditrice, sei riuscito a portare a casa la trattativa. O quasi.
Ti manca solo una cosa: la firma del cliente.
Un unico documento per mettere in moto il workflow documentale: il contratto firmato e compilato in tutte le sue parti.
A questo punto possono succedere due cose.
- Mandi il contratto al cliente, che lo compila e te lo rimanda tramite PEC.
- Oppure sei tu, dalla sede del cliente, che ti assicuri della firma e spedisci il documento al back-office o alla segreteria della tua azienda.
Questi sono le due modalità per gestire i documenti aziendali a distanza tipiche delle imprese di oggi.
Lo stress della gestione documentale tra e-mail e data-entry
In entrambe le situazioni sopra descritte subentrano alcune problematiche, legate al tempo di trasmissione dei dati ma anche all’integrità del documento stesso.
Nel primo caso, infatti, lasciare al cliente la gestione del documento contrattuale comporta il rischio che il contratto non venga compilato correttamente, che il cliente lasci dei campi vuoti o che li inserisca in modo errato.
Ne consegue che i tuoi colleghi del back-office riceveranno il contratto ma, al momento di registrarlo, si troveranno dati incongruenti.
Così ti chiameranno per segnalarti l’errore e tu dovrai ricontattare il cliente per farglielo correggere. Allora lui ricompilerà il contratto e te lo invierà nuovamente, con le medesime problematiche di partenza.
Troppi passaggi, troppi rischi, troppo tempo sprecato.
Nel caso invece sia tu, di persona, a far compilare il contratto al cliente, l’integrità dei dati è certamente più garantita: la tua presenta ti permette infatti maggior controllo e supervisione.
Ma una volta in mano il contratto devi preoccuparti di farlo avere in azienda. Ed essendo un agente è molto probabile che non passerai in sede prima di qualche giorno. Ancora tempo perso. E più si rimanda la registrazione del contratto, più si allungano i tempi di attivazione del servizio/prodotto che hai venduto al cliente.
A questo punto potresti dire: invio provvisoriamente via e-mail la scansione del contratto alla segreteria, in attesa di consegnare l’originale.
Ma ti è sempre possibile scansionare il documento? E come puoi essere certo che la tua e-mail arrivi a destinazione? L’unica certezza sarebbe la PEC. Ma hai la possibilità di utilizzare la PEC in mobilità?
Come gestire i flussi documentali fuori sede
Gestire la documentazione aziendale fuori sede rallenta i processi e intralcia i flussi.
Ne conseguono non solo perdite di tempo e denaro ma anche stress.
Tutto ciò può compromettere il rapporto con il cliente e il clima del tuo ufficio.
Ma la soluzione c’è e ha un nome: automazione.
Negli ultimi tempi si sente spesso parlare di industria 4.0, dove l’innovazione e l’efficienza passano proprio attraverso strumenti tecnologici avanzati.
Ma l’automatizzazione, che già si è affermata in ambito produttivo, tende ancora a mantenere le distanze dagli altri reparti, primi fra tutti le amministrazioni e gli uffici commerciali.
Eppure è proprio grazie all’integrazione di sistemi automatici di gestione documentale che è possibile aumentare l’efficienza dei flussi, anche nel caso dei documenti gestiti fuori sede.
Ad esempio, adottando un software che ti permetta di inviare una PEC anche da dispositivi mobili.
O dotandosi di un sistema di raccolta della firma grafometrica->.
O acquistando un gestionale per i documenti che garantisca la compilazione di tutti i campi del contratto.
Le soluzioni sono tante e a volte non è semplice scegliere quella più idonea alla propria realtà. Ma una volta analizzate e comprese le esigenze, è possibile ragionare sulle soluzioni che il mercato offre.
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I vantaggi dell’automatizzazione nei processi di gestione documentale a distanza
Automatismi e processi strutturati si traducono in meno stress per te e i tuoi colleghi. Meno stress per te e i tuoi colleghi si traduce in maggiore efficienza e produttività.
Efficienza e produttività si traducono in buona reputazione. E l’immagine del tuo brand è molto importante e il cliente è il primo ambassador del tuo brand.
Il potenziale cliente viene attratto dall’immagine che la tua azienda comunica. Diventa cliente grazie dalle tue abilità commerciali ma si fidelizza quando riconosce che la tua azienda riesce a rendergli un buon servizio, quando capisce che i tuoi processi sono strutturati e organizzati, quando vede che le persone lavorano bene e con serenità, e quando sa che un fornitore, grazie all’automatizzazione dei processi documentali, è subito in grado di dargli le risposte che cerca.
E ricorda che non c’è nulla di meglio, per la tua brand reputation, di un buon passaparola.
