Esistono due termini che interessano la gestione della Posta Elettronica Certificata che spesso vengono confusi o utilizzati come sinonimi: stiamo parlando di archiviazione e conservazione PEC. In realtà si tratta di due concetti differenti, pur facente parte di un unico processo.
Perché è così importante conoscere questa differenza? Semplice: perché solo con la conservazione è garantita la validità legale della PEC nel tempo.
In questo post vi spiegheremo cosa significa archiviare e conservare la Posta Certificata e quali implicazioni comportano entrambe queste attività.
Documenti informatici e documenti analogici
La Posta Elettronica Certificata→ è uno strumento che, al pari di una raccomandata AR, conferisce valore probatorio a una comunicazione elettronica, attributo che una mail normale non possiede. Inviare una PEC, quindi, fa risultare quella comunicazione inopponibile.
Secondo la legge, qualsiasi documento con valore legale va conservato per un tot di tempo: fatture, ricevute, contratti ecc… Se il documento è cartaceo, come può esserlo una raccomandata AR, può essere sufficiente riporre il documento in un luogo sicuro dopo averlo opportunamente classificato e catalogato.
Con un documento digitale la questione è diversa: un documento che “nasce” in formato elettronico deve restare elettronico, a fronte del fatto che la sua formazione genera anche una serie di dati e metadati elettronici a esso associato.
Un esempio: se in un documento cartaceo la data e l’ora vengono validate con un timbro, in un documento informatico queste informazioni, che attestano il momento della formazione del documento, vengono generate a livello informatico.
La PEC, quindi, segue le dinamiche dei documenti informatici.
Cosa vuol dire archiviare una PEC
Archiviare una PEC significa, semplicemente, mantenerla nel sistema di utilizzo, sia questo la webmail oppure un vero e proprio gestionale PEC, magari organizzando i messaggi in cartelle e categorie oppure scaricando l’.xml.
C’è però un problema che riguarda il file di log→, l’unico documento che attesta la corrispondenza tra la data di apposizione delle firma elettroniche e la validità delle stesse.
Detta in altri termini: a un certo punto il certificato delle firme apposte sulle buste di trasporto scade→. La PEC è ovviamente valida, poiché lo era la firma nel momento in cui il messaggio è stato generato. Ma, a distanza di tempo, in caso di opposizione, è necessario provare questa corrispondenza.
Il file log serve a questo: è la prova che la firma era valida al momento dell’apposizione.
Ma i provider PEC sono tenuti a conservare questo file solo per 30 mesi. Qui entra in gioco la conservazione.
Perché la PEC va conservata
La conservazione della PEC, come per altri documenti legali, è un obbligo normativo. La PEC non è considerata semplice corrispondenza, perché rappresenta una possibile prova in sede giuridica.
È anche un documento informatico d’archivio e, secondo le Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici→, deve esserne garantita la conservazione per 10 anni.
Come archiviare o conservare le PEC?
Conservare a norma le PEC impone necessariamente l’utilizzo di un servizio o un software di conservazione.
Alcune aziende optano per gestire la conservazione in totale autonomia, non senza difficoltà visti i requisiti che deve possedere il sistema informatico per essere a norma→. Molto più spesso, per semplificare l’intero processo, ci si avvale di servizi di conservazione in outsourcing→ che integrano la conservazione alle procedure interne.
Ma anche l’archiviazione delle PEC è fondamentale: serve a gestire la documentazione a fini organizzativi e possiamo dire che è la fase precedente alla conservazione, indispensabile proprio per creare le basi di una buona conservazione. Insomma, un archivio ordinato semplifica anche il processo di conservazione.
Per archiviare le PEC in modo strutturato molto spesso la webmail non basta, soprattutto se in azienda si utilizzano molte caselle. In questo caso può essere utile un gestionale PEC→.
La grande differenza tra archiviazione e conservazione (non solo digitale)
In sintesi, l’archiviazione delle PEC è la pratica forse più semplice da realizzare ma anche quella con più basso livello di regolamentazione e validità legale. Archiviare significa posizionare un documento in uno spazio appositamente pensato e tenerlo ordinato tramite una classificazione e una protocollazione. Infine renderlo consultabile con facilità.
La conservazione della PEC è invece un processo informatico finalizzato a proteggere i documenti nel tempo, attraverso una serie di misure atte a preservarne l’integrità, l’autenticità e l’immodificabilità.
Questo concetto vale sia per i documenti analogici sia per quelli digitali. La differenza fra i due formati sta nelle misure adottate, le quali, proprio a fronte della diversità di formato, seguono dinamiche di processo differenti.
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