Nell’ambito della gestione documentale aziendale l’archiviazione dei documenti fiscali è sempre una questione delicata. I documenti fiscali, a differenza delle altre tipologie documentali, devono essere trattati non solo in senso organizzativo.
Gli adempimenti legali, infatti, rendono l’archiviazione elettronica dei documenti fiscali una disciplina complessa, per la quale è necessario possedere specifiche competenza. Ecco tutto quello che c’è da sapere a riguardo.
Cosa si intende per archiviazione e conservazione elettronica a norma dei documenti?
Il documento fiscale va custodito e reso fruibile tramite un archivio strutturato, sia esso fisico o digitale.
In archivistica esistono tre tipologie di archivio→, che differiscono sulla base della funzione, o utilità, che i documenti hanno in quel momento: avremo quindi l’archivio corrente, per i documenti che hanno ancora una funzione; l’archivio di deposito, per i documenti che hanno esaurito la loro funzione ma che in qualche modo servono ancora a fini fiscali o di consultazione; l’archivio storico, per i documenti di interesse storico e culturale.
Archivio corrente e archivio di deposito sono le due tipologie che ci interessano per quanto riguarda il tema dell’archiviazione e conservazione dei documenti fiscali aziendali→.
Infatti, in ambito aziendale, se un documento fiscale “serve” ancora perché la transazione fiscale o l’attività correlata è ancora “aperta”, il documento è archiviato secondo le regole di classificazione aziendale e pronto a ogni evenienza.
Ma quando l’attività si è conclusa, l’archiviazione del documento fiscale, da sola, non è più sufficiente. Il documento che va nell’archivio di deposito dev’essere protetto nel tempo e reso facilmente fruibile in caso di controlli fiscali. Ecco che entra in scena la conservazione.
Per conservazione elettronica (o digitale) a norma dei documenti si intende quel processo in grado di garantire ai documenti conservati le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità. Tali caratteristiche sono necessarie al documento stesso per mantenere il proprio valore legale e probatorio nel tempo.
Per quanti anni si devono conservare i documenti fiscali?
I tempi di conservazione digitale dei documenti aziendali→ sono regolamentati dalla legge, a partire dal Codice Civile, che recita:
Le scritture contabili devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
La maggior parte dei documenti fiscali richiede quindi una conservazione di almeno 10 anni e in questo gruppo rientrano, ad esempio, le fatture, le scritture contabili e le cartelle esattoriali.
Cosa succede se non si conserva a norma→? Nel migliore dei casi ce la si può cavare con una sanzione amministrativa mentre per gli inadempimenti più gravi (come nel caso di mancata conservazione di documenti relativi ai fallimenti) è prevista anche la reclusione.
Come creare un buon archivio digitale di documenti?
Ora che conosciamo la differenza tra archiviare e conservare→ i documenti amministrativi e fiscali, possiamo affermare che una buona archiviazione è propedeutica a una corretta conservazione.
Un archivio digitale che già si struttura per predisporre la conservazione è sempre il miglior punto di partenza. Detta in altri termini, è indispensabile considerare la conservazione dei documenti fiscali già a monte, ovvero considerare la conservazione come parte integrante del flusso documentale.
Ad esempio, si può partire con la strutturazione di un sistema di classificazione e protocollazione→ in linea con le regole tecniche sulla conservazione, e prevedere già un’integrazione con un software di conservazione→ per rendere il sistema IT a norma→.
Requisito fondamentale è anche la reperibilità: i documenti dell’archivio devono essere raggiungibili velocemente e in ogni momento. Questo obiettivo si raggiunge con un sistema di metadatazione.
In generale il sistema di archiviazione e conservazione dei documenti fiscali deve rispettare le relative linee guida sul documento informatico e anche per questo, la sua creazione è obbligatoriamente affidata al Responsabile della Conservazione→.
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