Il ciclo di vita di un documento inizia nel momento della sua formazione. Ma non termina quando la sua funzione è finita, ecco perché esistono tre tipologie di archivio: corrente, di deposito e storico.
Vediamo quali sono, a cosa servono e quali sono le differenze.
I tre tipi di archivio: una distinzione d’uso
Per “archivio”, o fondo archivistico, si intende un complesso organico di documenti legati da un vincolo→.
Per riprendere la definizione dell’ISAD, un archivio è l’insieme dei documenti creati e/o accumulati e usati in maniera organica da privati, gruppi o istituzioni nel corso dell’attività e delle funzioni del soggetto produttore a prescindere dalla loro forma o supporto.
Il documento costituisce quindi l’elemento essenziale dell’archivio ed è proprio il documento al centro dell’attenzione dell’archivistica.
In ambito aziendale, quando pensiamo a come distinguere gli archivi, riflettiamo d’istinto sul loro contenuto. In una normale azienda, ad esempio, potremmo voler creare un archivio per le fatture, uno per le forniture, uno per i documenti dei dipendenti, e così via.
Secondo la disciplina archivistica, invece, la differenziazione tra gli archivi non è legata al contenuto del documento bensì alla sua utilità. Detta in altri termini, al grado in cui questo documento “serve” ancora.
A seconda di quando e quanto viene usato un documento in esso contenuto, cioè a seconda delle sue finalità attuali, l’archivio assume una diversa forma e si distingue in:
- Archivio corrente
- Archivio di deposito
- Archivio storico
L’archivio corrente: cos’è, a cosa serve e quali documenti include
L’archivio corrente è composto da documenti che riguardano gli affari in corso. Include cioè i documenti che vengono usati, completati, inviati, ricevuti o accumulati, quotidianamente. Non esiste un limite temporale sancito dalla normativa: questa fase ha inizio con l’apertura di una pratica e termina alla sua chiusura.
Nell’archivio corrente si inseriscono quindi i documenti appena formati, che siano essi ancora in fase di produzione (ad esempio non del tutto compilati) oppure già completi ma che necessitano di essere usati spesso (ad esempio delle fatture già emesse ma con saldo ancora da ricevere).
Le attività primarie in un archivio corrente, oltre alla creazione dei documenti, sono anche tutte quelle utili a strutturare e organizzare l’archivio stesso, per preparare i documenti alla fase successiva:
- Protocollazione
- Classificazione
- Consultazione immediata
Archivio di deposito e conservazione
Quando il documento ha terminato il suo scopo principale (come una fattura che incassa il saldo) e non è più utilizzato quotidianamente, passa all’archivio di deposito.
Si tratta di una fase di vita intermedia: il documento non serve più allo svolgersi della pratica ma mantiene comunque un’utilità dal punto di vista operativo.
Siamo quindi in una fase semi-attiva all’interno del ciclo di vita documentale, quella in cui si producono i cosiddetti “scarti”, ossia si elimina dall’archivio ciò che risulta superfluo alle esigenze amministrative.
Le finalità principali dell’archivio di deposito sono quindi il mantenimento del valore giuridico dei documenti e la reperibilità in tempi brevi.
Indovinate dove si colloca la Conservazione Digitale→?
L’interesse culturale: l’archivio storico
Alcuni documenti non vanno eliminati, anche se hanno terminato il percorso. A volte posseggono una certa importanza a livello culturale, altre volte si rendono utili a consultazioni esterne, come per motivi di studio o di ricerca, altre ancora potrebbero tornare utili, seppur molto di rado e per motivi molto specifici, come nei contenziosi storici.
Questi documenti entrano quindi nell’archivio storico, che è destinato a una fase di conservazione permanente.
L’archivio storico ha lo scopo di tutelare, conservare e valorizzare i documenti che posseggono un valore storico e culturale. Ciò significa che il loro fine ultimo non è solo proteggere i documenti che contiene ma anche far sì che questo possano essere fruibili e utili alla comunità.
Per delle definizioni specifiche, i tre tipi di archivio sono elencati nel glossario→ della direzione Archivi dei Beni Culturali.
