La Posta Elettronica Certificata→ è un sistema che non si comporta come l’e-mail tradizionale. A differenza di quest’ultima, infatti, la PEC garantisce che i messaggi inviati arrivino a destinazione correttamente e che durante il viaggio non subiscano manomissioni.
Anche il suo utilizzo, quindi, per quanto molto simile alla normale mail, comporta alcune differenze sostanziali. In questo post ci soffermeremo sull’uso del Cc e o del Ccn nelle PEC e di cosa dice la normativa a riguardo.
Invio massivo della PEC: un’esigenza reale
Inviare una stessa PEC a tanti destinatari è un’esigenza diffusa nelle aziende.
Queste devono infatti comunicare con molteplici destinatari e, per una maggiore garanzia, sempre più imprese prediligono il mezzo PEC per spedire tali comunicazioni.
La PEC, infatti, non viene utilizzata solamente per comunicazioni legali, ma anche per tutte quelle per le quali si necessita di una conferma di invio. Ad esempio, oltre ai vari contratti, fatture, ecc… la PEC viene spesso utilizzata per l’invio di offerte a scadenza, aggiornamenti contrattuali, e molto altro ancora.
Insomma, la PEC in ambito business sta sostituendo la mail tradizionale per molte cose.
Così come con la normale mail vi era (e vi è tutt’ora) la necessità di invii multipli, così accade anche con la PEC.
Quando un’azienda deve inviare il medesimo messaggio a molti destinatari, vorrebbe ovviamente farlo contemporaneamente, soprattutto se non si parla di decine, centinaia di invii.
Copia carbone o Cc: cos’è, perché si usa
Nella posta tradizionale, conosciamo due metodi principali per effettuare un invio multiplo. Il primo è la cosiddetta Copia Carbone (detta anche Copia Conoscenza o Cc).
Gli indirizzi inseriti in Cc riceveranno la stessa identica e-mail del destinatario, allegati inclusi. Tutti i destinatari, però, vedono gli indirizzi degli altri. Questa soluzione si adotta infatti prevalentemente quando si deve comunicare in Team o quando è ogni destinatario è cosciente di essere parte di un gruppo.
Al contrario, il Cc non va usato se, ad esempio, lo scopo è l’invio di una newsletter poiché, di norma, i vari destinatari non si conoscono tra loro e ciò ne comprometterebbe la privacy.
Copia Carbone Nascosta o Ccn: cos’è, perché si usa
Nell’invio di posta tradizionale esiste un’altra opzione: la Copia Carbone Nascosta (o Copia Conoscenza Nascosta), cioè il Ccn.
Il funzionamento è molto simile al Cc ma, in questo caso, nessuno dei destinatari potrà vedere l’indirizzo mail degli altri.
La comodità del Ccn è quindi legata alla possibilità di inviare una stessa comunicazione in una volta sola, senza i limiti della Copia Carbone. Ad esempio, per mettere a conoscenza qualcuno senza farlo sapere agli altri.
Anche la Copia Nascosta non è l’ideale per l’invio massivo, ad esempio, di newsletter, in quanto priva di tutte quelle caratteristiche come la personalizzazione del contenuto. A ogni modo, potrebbe fungere da strumento per l’invio multiplo di normali e-mail.
Cn e Ccn: perché NON usarle nelle PEC
Queste funzioni, così comuni e utili nella posta tradizionale, non si prestano al meglio alla Posta Elettronica Certificata.
Anzi, il Ccn è proprio vietato dalla normativa vigente in ambito PEC, tanto che la molti provider bloccano questa funzionalità nelle caselle PEC. Capiamo le motivazioni di tale impedimento e come risolverlo.
La PEC è a tutti gli effetti un domicilio digitale e, in quanto tale, è legata al suo sottoscrittore e il senso della certificazione risiede anche nell’identificazione degli indirizzi del mittente e del destinatario.
Altra cosa da sapere è che il sistema di trasmissione della posta si basa sulla compilazione e il riconoscimento di determinati campi, come il “To“, ossia il destinatario.
Quindi, cosa c’entra la Copia Nascosta e perché non si può usare con la PEC? Lo spiegano le Regole tecniche del servizio di trasmissione di documenti informatici mediante posta elettronica certificata, che recitano:
Ai fini della determinazione dei dati di certificazione fanno fede, per il sistema, gli elementi utilizzati per l’effettivo instradamento del messaggio verso i destinatari (campi “To” e “Cc”). I dati di indirizzamento presenti nel campo “Ccn” o “Bcc” non sono considerati validi dal sistema in quanto nascondono l’indirizzo del destinatario.
Qualora il messaggio non superi i controlli (nel caso venga utilizzato il campo “Ccn” o “Bcc”), il punto di accesso non dovrà accettare il messaggio all’interno del sistema di posta certificata emettendo il relativo avviso di non accettazione.
Insomma, proprio perché il campo Ccn nasconde l’indirizzo, il sistema PEC non lo considera valido ai fini della certificazione.
E la Copia Conoscenza invece? Il Cc è consentito con la PEC e può effettivamente essere utilizzato per risparmiare tempo ma resta il fatto che tutti i destinatari vedranno gli indirizzi gli altri: non sempre questa opzione è auspicabile, e non lo è totalmente quando si parla di vero e proprio invio massivo.
Come inviare allora lo stesso messaggio PEC a tanti destinatari?
Come inviare la stessa mail PEC a molti destinatari contemporaneamente
Per spedire uno stesso messaggio PEC a tanti, la prima opzione è quella di inviare la comunicazione a ogni destinatario singolarmente… opzione poco praticabile se i destinatari sono un numero consistente.
La seconda strada è quella di dotarsi di un software per l’invio massivo→, che automatizza quello stesso invio singolo che altrimenti fareste a mano (vedi prima opzione).
In parole povere, l’applicativo per l’invio massivo di PEC estrae i singoli indirizzi di destinazione e tratta il messaggio come fosse tante singole PEC diverse, ripetendo in automatico i tentativi di invio ogni volta che ce n’è bisogno, evitando anche eventuali blocchi imposti dal provider→. Il processo continua finché non sono stati spediti tutti i messaggi.
Tramite impostazioni rapide, ogni invio può essere diversificato e personalizzato anche nei documenti allegati; a tal proposito, l’invio massivo funziona anche con allegati pesanti e mantiene il valore legale di ogni messaggio e ogni documentazione!
Attenzione: solo alcuni software risolvono molti altri rallentamenti e criticità nell’uso della PEC, come lo spazio di archiviazione in costante esaurimento, gli accessi da varie piattaforme e dispositivi, la privacy degli ambienti multiutente.
Insomma, se in azienda l’invio massivo massivo è un’esigenza reale, l’adozione di un applicativo ad hoc è inevitabile. Ma badate bene che sia in grado di superare le problematiche tecniche proprie dell’invio massivo stesso, e di ottimizzare anche gli aspetti più organizzativi nella gestione delle PEC aziendali.
Psss… noi ce l’abbiamo! Vieni a scoprire a.pecoffice, il software di Ardesia per l’invio massivo.
