La diffusione del documento informatico ha facilitato comunicazioni e trasferimenti, ma ha anche reso indispensabile l’adozione di sistemi di autenticazione, ossia le firme elettroniche. Come si firma un documento in digitale, nella pratica?
Cos’è la firma digitale
Non tutte le firme informatiche sono uguali a livello legale.
La Firma Elettronica Semplice, ad esempio, consiste solo in un insieme di dati a fini identificativi (come le password), ed è priva di capacità probatorie.
Il discorso cambia molto per la Firma Elettronica Avanzata→ e per più con la Firma Elettronica Qualificata, che garantiscono l’identità univoca dell’autore, l’integrità e l’immodificabilità del documento firmato.
L’apposizione di una firma avanzata o qualificata può essere infatti realizzata solo tramite precisi strumenti e in determinate condizioni. Un particolare tipo di Firma Elettronica Qualificata, è la Firma Digitale→., basata su un sistema di chiavi crittografiche correlate tra loro che permettono a mittente e destinatario di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità del documento, garantendo anche l’univocità della firma.
La Firma Digitale rispetta le linee guida europee del regolamento eIDAS→, ed è tutt’oggi la più affidabile per gli italiani.
Gli strumenti della Firma Digitale
Per apporre una firma digitale, quindi, è necessario utilizzare un dispositivo elettronico generato dal fornitore, che contiene il certificato digitale: in termini pratici, di solito, una smart card con chip integrato (come le moderne tessere sanitarie) o una chiavetta USB.
Nel caso della Firma Digitale non viene richiesto un terminale particolare, quindi è possibile usare i propri smartphone e computer. Se il dispositivo di autenticazione è una smart card, non è direttamente collegabile tramite USB, ma può essere immediatamente connesso tramite un lettore esterno di smart card.
Sebbene il suo uso sia più raro, anche lo smartphone è talvolta adoperabile scegliendo una tecnologia adatta, come i Token Wireless o le OTP: l’acronimo sta per One Time Password, ossia password “usa e getta”, valide una sola volta per una maggior sicurezza.
Come firmare digitalmente un documento
Il documento da firmare, per una maggiore sicurezza, deve essere prodotto in un formato statico, ossia non modificabile in futuro. I formati definiti dalla normativa sono:
- CAdES (Advances Electronic Signature) per firmare qualsiasi tipo di file (.doc, .xls, .exe, .pdf, .ppt, .txt, .jpeg, .mp3, ecc…)
- PAdES (PDF Advanced Electronic Signature) per i file PDF
- XAdES (XML Advanced Electronic Signature) per i file in .xml
Una volta preparato il file, e una volta installato uno dei software per la firma digitale siamo pronti ad apporre la firma.
La procedura è semplice e pressoché identica per qualsiasi fornitore: è necessario aprire il programma, andare alla sezione “Firma” e selezionare il documento PDF desiderato. A questo punto viene richiesto l’inserimento del dispositivo esterno (smart card o penna USB), e in seguito del codice segreto o PIN. Se il riconoscimento va a buon fine, il software consente infine di firmare e restituisce il nuovo file firmato con estensione .p7m (un formato approvato dal legislatore).
