La Conservazione dei documenti→ è il cruccio di molte aziende, amministratori e impiegate, alle quali spesso è demandato questo gravoso compito senza però rendersi conto delle reali esigenze, delle norme da seguire e delle formalità tecniche da rispettare.
Fare conservazione digitale non significa semplicemente fare il backup di un file o di un documento ma molto altro: la conservazione è un processo regolamentato dalla legge.
Per conservazione sostitutiva o digitale si intende un processo che prevede l’archiviazione di documenti in formato elettronico in modo da conservarne nel tempo l’integrità, l’autenticità e la fruibilità, elementi che ne fanno documenti validi legalmente.
Il processo di conservazione digitale
Prima di parlare di conservazione di un documento digitale dovremmo forse meglio capire cos’è un documento digitale o, almeno, cos’è per la legge.
Questa definizione la troviamo facilmente nell’articolo 3 dell’eIDAS→ (electronic IDentification Authentication and Signature – Regolamento 910/2014/UE), esattamente al punto 35, che lo individua come:
qualsiasi contenuto conservato in forma elettronica, in particolare testo o registrazione sonora, visiva o audiovisiva.
La definizione appena riportata fa intendere sin da subito quanto ampio sia il campo d’applicazione. Ma come si può essere certi che la propria azienda sia completamente a norma con le leggi sulla conservazione digitale? Come strutturare il processo di conservazione?
Innanzitutto è bene precisare che la conservazione documentale, in ogni azienda, deve essere concepita come una vera e propria strategia, che include trasversalmente aspetti organizzativi, procedurali e informatici.
Tutto il sistema documentale dev’essere preposto alla conservazione→, per questo per conservare correttamente è opportuno seguire questi step:
- identificare i documenti da conservare;
- definire la durata di conservazione di ogni classe documentale→;
- scegliere il formato di conservazione→;
- dotarsi di un software di conservazione a norma→;
- integrare e implementare il sistema di gestione documentale;
- verifica periodicamente la conformità del processo di conservazione.
Il flusso di conservazione
Per conservare correttamente un documento è necessario che vengano salvaguardate alcune caratteristiche a esso associate, come i privilegi di accesso in lettura, la sua correlazione con altri documenti, i metadati relativi a data e ora di produzione e da quale utente è stato creato.
Bisogna insomma garantire quelle che vengono chiamate bit preservation (il poter archiviare e conservare il documento digitale in tutti i suoi bit originali) e logical preservation (il poter utilizzare tale documento in futuro).
Tutte le attività svolte per garantire la conservazione devono essere dichiarate e messe per iscritto nel Manuale di Conservazione→, dove deve essere descritto tutto il processo di conservazione, le persone coinvolte e tutte le misure di sicurezza messe in atto per proteggere i dati.
L’intero processo di conservazione sostitutiva può essere fatto sia internamente sia delegato in outsourcing, dipende sempre dal tipo di organizzazione interna di un azienda e da un accurata analisi costi-benefici.
Infatti molto spesso è conveniente affidarsi a un ente esterno accreditato che fornisce struttura e software per fare conservazione digitale→ in quanto si eviterebbero tutti i costi di formazione del personale, struttura informatica, strutturazione del processo, ecc…
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Quali sono i riferimenti normativi per fare conservazione sostitutiva?
Come sappiamo, soprattutto in Italia, dipanarsi tra norme, regolamenti, decreti è sempre difficile.
Per cui ecco un estratto delle ultime e principali normative di riferimento per la conservazione sostitutiva:
- Codice dell’Amministrazione digitale (CAD→)Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82.
- DPCM 3 dicembre 2013→
Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 e successive modificazioni. - DPCM 22 febbraio 2013→
Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali, ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b) , 35, comma 2, 36, comma 2, e 71 del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 e successive modificazioni. - Decreto 17 giugno 2014→
Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005. - Decreto 13 novembre 2014→
Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché’ di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005. - Decreto Legislativo 179/2016→
Modifiche e integrazioni al Codice dell’Amministrazione Digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, ai sensi dell’articolo 1 della legge 7 agosto 2015, n. 124, in materia di riorganizzazione delle amministrazioni pubbliche.
In conclusione, la conservazione digitale a norma richiede l’adozione di una strategia trasversale, che interessi l’intero ciclo di vita del documento digitale, sin dalla sua creazione. Seguendo questo principio, realizzare un processo di conservazione digitale conforme alle leggi e ai regolamenti risulterà più semplice, fermo restando che è sempre auspicato rivolgersi a professionisti specializzati in materia per essere certi di svolgere tutto correttamente.
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