Inviare una e-mail tramite sistema PEC (Posta Elettronica Certificata) è ormai una consuetudine per qualunque impresa, professionista e ditta individuale; non solo perché obbligatorio (in precedenza lo era solo per il settore della Pubblica Amministrazione), ma soprattutto per il suo carattere legale e di sicurezza.
Proprio su questo punto si incentrano dei dubbi comuni nell’uso della PEC: cosa succede se la inoltro a qualcuno, ad esempio a un collega che la deve gestire?
Perché una PEC inoltrata perde validità legale
Il valore giuridico della PEC→ è identico a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno→.
Questo perché i provider delle due caselle, quella del mittente e quella del destinatario, ne seguono il percorso garantendo al mittente che il messaggio sia stato correttamente spedito e correttamente recapitato, senza manomissioni, nella casella del destinatario. Quest’ultimo non potrà dichiarare in sede legale di non aver ricevuto una e-mail.
Attenzione, però, a una caratteristica di questa tecnologia. Una e-mail PEC è legalmente valida soltanto se sia la casella del mittente, sia quella del destinatario, sono caselle PEC.
In caso contrario il percorso certificato dell’e-mail non è completo e il sistema non assicura più la conferma né il valore giuridico. Questo problema si verifica anche quando si inoltra un messaggio certificato una casella normale: l’email inoltrata costituirà solamente una copia della PEC, senza alcuna validità.
Quando si inoltra una PEC
È la situazione tipica delle aziende che hanno una sola casella PEC in cui ricevere le comunicazioni importanti.
Lo smistamento delle comunicazioni→ avviene solitamente a opera di una segreteria o di un ufficio protocollo, che seleziona le mail PEC e le inoltra a chi di competenza.
Chi riceve quella PEC potrà gestirne la pratica amministrativa ma non potrà rispondere, per lo meno non attraverso una PEC: la mail inoltrata a una casella normale è solamente una copia, così come qualsiasi mail spedita da una casella normale non potrà passare attraverso il sistema PEC per la certificazione.
Come “inoltrare” una PEC a una casella normale senza comprometterne il valore legale
Eppure l’esigenza di inoltrare mail PEC esiste, ed è molto comune nelle aziende.
Come fare, quindi, per far sì che l’inoltro della PEC non sia l’invio di una copia ma di una PEC originale? E come rispondere dalla casella ordinaria “passando” attraverso il sistema PEC? Insomma, come gestire la Posta Certificata da una casella di Posta Ordinaria→?
Vi sono due soluzioni.
- Configurare tutti i protocolli della casella PEC per ogni singolo utente che vi accede;
- Fare la stessa cosa ma una volta sola, con un’integrazione.
Integrare la PEC aziendale significa centralizzare PEC e PEO (Posta Ordinaria) in un sistema di posta unico, aziendale, come Microsoft365 o Exchange.
a.gopec→ è l’unico strumento in grado di integrare il sistema di posta aziendale con la PEC aziendale.
L’utente si troverà a utilizzare la sua posta tradizionale, ad esempio da Outlook, disponendo della casella PEC nell’interfaccia. Potrà ricevere PEC originali e spedirne come farebbe dalla webmail. Il tutto utilizzando un unico ambiente, quello più familiare.
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