Conservare i documenti digitali: quando è obbligatorio?

Nuovi obblighi, nuove scadenze, nuovi requisiti: gli ultimi anni hanno rivoluzionato la gestione documentale nelle aziende. E la conservazione a norma dei documenti amministrativi→ rientra proprio in questo contesto di cambiamenti.

Conservare i documenti aziendali è un obbligo sancito dal Codice Civile, ma con l’avvento del digitale molte cose si sono adattate alla nuova dimensione: quando è obbligatorio conservare i documenti in formato elettronico? Per quanto tempo? Quali sono i documenti digitali che vanno conservati per legge?

Vediamolo insieme.

 

Cos’è la conservazione a norma

La conservazione sostitutiva o digitale→ è un processo che deve garantire ai documenti, nel tempo, una serie di requisiti, che li rendono giuridicamente validi:

• Reperibilità
• Autenticità
• Integrità
• Affidabilità

E ovviamente la leggibilità del documento.

Conservare un documento non significa solamente archiviarlo→, bensì proteggerlo nel tempo: solo così, in caso di contenziosi o controlli fiscali, è possibile dimostrare la veridicità dei dati, anche a distanza di anni.

Per “congelare” questi requisiti, quindi mantenere la validità legale del documento nel tempo, servono due elementi: la firma digitale→ e la marca temporale→.
La loro associazione ai documenti da conservare avviene mediante un processo che vede la generazione di pacchetti dati, i cosiddetti pacchetti di versamento→, archiviazione→ e distribuzione, a loro volta generati rispettivamente dal produttore dei documenti e dal conservatore.

 

Conservazione a norma: normative di riferimento

Nel DPCM del 3 dicembre 2013 venivano riportate sia le regole tecniche che i requisiti essenziali affinché sia garantita autenticità ed integrità dei documenti informatici conservati.
Oggi, il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), con il D. Lgs 82/2005 impone che la conservazione sia fatta conformemente alle linee guida, presenti nel art. 43 D.Lgs 82/2005 così come modificato dal D.Lgs 217/2017.

Per i documenti fiscali la conservazione a norma veniva regolato dal DMEF, Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze, datato 17 giugno 2014, dove sono state semplificate alcune incombenze, ed i documenti vanno conservati per 10 anni.

Aggiornamento a gennaio 2020:

Le Nuove Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici→ sostituiscono il DPCM del 13 novembre 2014, contenente “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici” e il DPCM 3 dicembre 2013, contenente le “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”.

Conservazione Digitale, quali documenti conservare?

Vi sono alcuni documenti che un’azienda è obbligata a conservare:

• Fatture elettroniche
• Libro Giornale
• PEC→

Per altri documenti la conservazione digitale a norma è facoltativa, ma è conveniente perché consente di tutelarsi in caso di controversie legali.

Tra questi documenti, ad esempio, vi sono:

• DDT
• Ricevute fiscali e scontrini fiscali
• Dichiarazioni fiscali
• Bilanci d’esercizio
• Pagamenti con i modelli F23 e F24
• Registri Contabili
• CUD
• Offerte e Contratti

Servizi e regole per la Conservazione Digitale a Norma dei documenti aziendali

Premesso che esiste un servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate per la conservazione a norma delle fatture, va ricordato che le fatture elettroniche devono essere conservate sia dal mittente che dal destinatario.

Attenzione però a usare il servizio gratuito, perché l’Agenzia delle Entrate prevede, nell’Accordo di Servizio per la Conservazione delle Fatture Elettroniche, la seguente clausola:

L’Agenzia non potrà essere ritenuta responsabile nei confronti del contribuente né nei confronti di altri soggetti, direttamente o indirettamente connessi o collegati con esso, per danni, diretti o indiretti, perdite di dati, violazione di diritti di terzi, ritardi, malfunzionamenti, interruzioni totali o parziali che si dovessero verificare in corso di esecuzione del servizio di conservazione.

Insomma, in caso di problemi non rispondono.

La conservazione, prevedendo l’integrità e la leggibilità dei documenti, presuppone che l’archiviazione venga fatta su supporti che garantiscono nel tempo queste caratteristiche, e per i soggetti con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare il termine ultimo per la conservazione è il 30 dicembre dell’anno seguente.

Secondo l’Agenzia delle Entrate le fatture elettroniche, emesse o ricevute, possono essere conservate anche all’estero, purché in un paese dove esista strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza.

Chi può fare la conservazione?

• Direttamente il contribuente
• Il depositario delle scritture contabili
• Un conservatote terzo→

La norma prevede anche che in caso di controlli, i documenti devono essere consultabili presso il luogo di conservazione dichiarato (R.M. n. 81/E del 2015).

Per le PA vige l’obbligo di affidarsi a un conservatore accreditato AgID, requisito non necessario per le aziende private. Queste, però, devono assicurarsi che il conservatore scelto oltre a rispettare tutti gli standard previsti, sia specializzato nella gestione dei dati e delle informazioni; ad esempio, un plus è sicuramente il possesso della certificazione ISO 27001→.

In ogni caso, le aziende sono obbligate a nominare internamente un Responsabile della Conservazione→ e di redigere un Manuale della Conservazione→.

Conservazione delle PEC

Come recitano gli articoli 2214 e 2220 del codice civile, l’imprenditore deve:

conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite disponendone la conservazione per 10 anni.

La PEC, quindi, rientrando nella categoria della corrispondenza deve attenersi alla regola ed essere archiviata e conservata per 10 anni.

Attenzione però, conservare una PEC non significa salvarla sul proprio pc o server→, ma bisogna dotarsi di un sistema di conservazione a norma→.