La Posta Elettronica Certificata (PEC)→ ha cambiato il modo in cui gestiamo la documentazione legale e fiscale. Da quando è stata introdotta nel 2005, la PEC ha affiancato la raccomandata postale con ricevuta di ritorno diventando un’opzione digitale più conveniente e affidabile.
Conservare la PEC in modo corretto è di fondamentale importanza per diversi motivi. Fra tutti, due sono particolarmente importanti:
- la possibilità di recuperare rapidamente le informazioni;
- la conservazione dello stato di validità legale e fiscale delle comunicazioni.
Nel primo caso, la corretta organizzazione e conservazione della PEC all’interno di un archivio strutturato permette il recupero in tempi celeri di tutti i documenti in caso di controllo o contenzioso.
Nel secondo caso invece, una conservazione digitale della PEC garantisce lo stato di validità fiscale e legale dei documenti in conformità con la normativa.
Vediamo quindi alcune soluzioni per conservare al meglio la posta elettronica certificata aziendale, e quali caratteristiche deve avere il software di conservazione per assicurarsi di proteggere al meglio l’integrità delle nostre PEC.
L’archiviazione delle PEC
Prima di parlare nello specifico delle soluzioni per conservare a norma la Posta Certificata aziendale, è il caso di soffermarci su come strutturare un archivio di PEC efficiente e, pertanto, meglio preposto proprio alla conservazione.
La conservazione, infatti, deve essere vista come una parte di un processo ben più ampio di gestione ottimizzata della Posta, se non addirittura di gestione documentale. In altri termini, come per qualsiasi altro documento, la conservazione delle PEC va concepita sin dalla creazione di una PEC stessa, e non come una fase che “si aggiunge” alla fine di un flusso.
Insomma, la gestione efficiente della PEC deve partire proprio dal modo in cui si organizza il suo utilizzo.
Ad esempio, l’integrazione con la posta aziendale→ è certamente il primo passo per poter amministrare in modo centralizzato tutte le informazioni ufficiali che riguardano l’azienda, facilitando la gestione delle e-mail, garantendo la validità legale della Posta Certificata e riducendo i possibili errore.
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La conservazione della PEC nel rispetto della normativa
La PEC è un documento e come tale va conservata secondo le norme vigenti→. Come?
Secondo la normativa PEC i messaggi inviati e ricevuti devono essere conservati per 10 anni: la conservazione della pEC, oltre a essere un obbligo di legge, permette anche di conservare il file di log, che il gestore PEC può invece eliminare dopo 30 mesi→.
Per ovviare al problema della scadenza della PEC, è necessario integrare un software per la conservazione→ ai propri sistemi.
Ma quali caratteristiche deve avere? E a chi mi devo rivolgere?
In linea generica possiamo dire che integrazione, facilità di archiviazione e accessibilità sono caratteristiche che ogni buona soluzione di conservazione dovrebbe sempre avere.
In alcuni casi, ma questo vale per le Pubbliche Amministrazioni, il fornitore del servizio di conservazione dovrà essere accreditato AgID.
Le aziende private, invece, possono rivolgersi a fornitori non accreditati ma l’attenzione sulla scelta dovrà focalizzarsi su una serie di elementi che riguardano la sicurezza dei dati e l’efficienza del software. Ecco alcuni requisiti che è il caso di considerare quando si sceglie la soluzione per la conservazione delle PEC aziendali:
- Certificazione ISO 27001
- Integrabilità con i sistemi aziendali
- UX
Fornitore certificato
Un fornitore certificato ISO 27001 segue rigorosi standard di sicurezza dei dati e garantisce che i dati siano protetti da accessi non autorizzati, perdita, danni o distruzione. Inoltre, affidarsi a un fornitore certificato ISO 27001 aumenta la reputazione dell’azienda e la fiducia dei clienti, poiché dimostra che l’azienda si preoccupa della sicurezza dei dati e segue le migliori pratiche. Infine, garantisce che i processi di conservazione dei dati siano sotto controllo.
Integrabilità del software
Un software di conservazione delle PEC integrabile ai propri sistemi e gestionali aziendali permette innanzitutto un migliore flusso di lavoro e processi più efficienti, il che si traduce in risparmio di tempo, accesso ai dati aziendali in modo più semplice e veloce, riduzione degli errori manuali.
UX design
Una migliore esperienza utente significa prima di tutto un aumento della soddisfazione, della produttività e dell’efficienza dei dipendenti. Inoltre, e questo è un fattore che pochi considerano, un software realizzato in ottica UX riduce nettamente i tempi di formazione e di adattamento degli utenti.
In conclusione, la scelta di una soluzione software sicura ed efficiente per la conservazione delle PEC aziendali è fondamentale per garantire la protezione dei dati, il rispetto delle norme e la continuità delle attività aziendali. È importante valutare attentamente le opzioni disponibili, poiché si tratta di un passo importante verso la protezione dei dati e la sicurezza aziendale.
