Tra la moltitudine di documenti prodotti dalle aziende, i più rilevanti sono senza dubbio i documenti fiscali. È per questo che la legislatura pone una particolare attenzione a come (e per quanto tempo) vengono conservate le fatture elettroniche.
La conservazione delle fatture è prevista per un tempo minimo di 10 anni, e a riguardo c’è una precisa normativa e una serie di obblighi da rispettare. Soprattutto in caso di convivenza tra documenti digitali e vecchi documenti cartacei.
Conservazione digitale: cosa dice la normativa
Le aziende hanno l’obbligo di conservare la maggior parte dei documenti che producono. E in questo caso, conservare non vuol dire semplicemente fare un backup o stampare una copia per riporla in archivio.
Conservare significa rispettare una serie di requisiti precisi, in modo che il documento sia sempre rintracciabile per le evenienze legali più importanti e, soprattutto, in modo da garantire che alcune sue caratteristiche restino invariate nel tempo.
Quindi, solo un documento correttamente conservato a norma di legge avrà valore legale. Il Decreto del 17/06/2014→ recita:
I documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità.
La conservazione delle fatture elettroniche: obblighi, tempi e modalità
Partiamo proprio da quest’ultimo punto. Un documento, per essere considerato valido giuridicamente deve essere:
- immodificato
- integro
- autentico
- leggibile
Ogni azienda è obbligata per legge a conservarli per garantire nel tempo queste caratteristiche, cosa possibile proprio attraverso il processo di conservazione documentale→, che prevede l’apposizione di firma digitale→ e marca temporale→ ai pacchetti generati→.
Una fattura conservata scorrettamente, quindi, potrebbe perdere il suo valore legale.
I tempi di conservazione, come già accennato, sono fissati a 10 anni per tutti i documenti fiscali, quindi anche per le fatture. L’obbligo proviene dall’articolo 2220 del Codice Civile→ che, riguardo alla conservazione di scritture contabili, scrive:
Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
Come conservare le (ultime) fatture cartacee in digitale
Era il 2018: con la fatturazione elettronica→, le fatture sono state il primo documento a passare ufficialmente dalla carta al digitale. L’obbligo di conservazione per 10 anni coinvolge però anche le fatture che prima di quella data venivano emesse in formato analogico. Stiamo vivendo un momento di transizione, che obbliga le aziende ad adottare per mantenere una situazione “ibrida”.
Come comportarsi in questo caso? È possibile eliminare la carta conservando in digitale anche le vecchie fatture cartacee?
La risposta ovviamente è sì, ma con alcuni accorgimenti.
In questo caso di parla di conservazione sostitutiva→, cioè quella conservazione che prevede, prima, una dematerializzazione certificata→ dei documenti cartacei.
Nella fase di dematerializzazione, il documento trasformato in digitale dovrà essere certificato tramite un processo a norma per garantire alla copia digitale l’equiparazione con il suo corrispettivo originale cartaceo.
A seconda della quantità di fatture cartacee da dematerializzare, si potrà optare per un’azione massiva tramite la cosiddetta certificazione di processo→.
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