Se in azienda gestisci quotidianamente documenti fiscali, dovresti preoccuparti anche della loro validità legale nel tempo. In caso di processi in tribunale o contenziosi tributari, i documenti rivestono un ruolo probatorio.
Tali documenti, cioè, costituiscono la prova di una transazione. A patto, però, che siano stati sottoposti a un processo di conservazione a norma di legge→.
I documenti fiscali in tribunale: requisiti
Aziende e professionisti si rapportano con una moltitudine di clienti, fornitori, partner, ecc… È fisiologica la possibilità che possano verificarsi problematiche, dissidi, contestazioni tra gli uni e gli altri.
Storicamente, in una tale situazione, è proprio il documento che determina chi ha ragione o chi ha torto. Ma non tutti i documenti hanno lo stesso valore legale. All’interno del giudizio in tribunale o del contenzioso tributario, un documento può significare molto… o anche nulla. Il suo valore probatorio, infatti, non è intrinseco: non è dettato dalla sua esistenza in quanto documento, bensì da come viene gestito.
Un documento, per avere valore legale, deve essere integro, immodificato, autentico e leggibile. In altri termini, è necessario provare che questo non sia stato manomesso nel corso della sua vita e va verificata l’identità dei sottoscrittori.
Le aziende (ma anche i privati) devono assicurare ai documenti questo stato di validità legale per il tempo necessario, previsto dalla legge.
Il valore legale dei documenti digitali: a cosa serve la conservazione
Oramai tutti i documenti fiscali (o la maggior parte) vengono emessi in formato digitale. Come abbiamo già accennato, per garantirne il valore probatorio questi documenti devono seguire un processo che garantisca loro integrità, immodificabilità, autenticità e leggibilità. E questi processo si chiama conservazione.
Perché questi requisiti sono fondamentali? Iniziamo con chiarire che essi non riguardano solo i documenti digitali ma tutti.
Facciamo un passo indietro e prendiamo in esame i documenti “tradizionali”, cioè quelli cartacei. Da cosa sono garantiti i requisiti sopracitati in un documento analogico? Semplice: dal fatto che il supporto (la carta) sia integro e leggibile, che sia la versione originale e che sia stato firmato con firma autografa.
Il principio non cambia se ci spostiamo sulla sfera digitale. Semplicemente cambia la modalità, a livello “tecnico”, per attribuire tali requisiti al documento informatico→.
Se, infatti, per il cartaceo i requisiti di integrità, immodificabilità, autenticità e leggibilità possono essere garantiti archiviando il documento in un faldone, per i documenti digitali la cartella del computer o il supporto fisico non bastano.
Archiviazione e conservazione, infatti, non sono la stessa cosa→. Archiviare significa semplicemente collocare il documento in un posto (fisico o digitale) che consenta di ritrovarlo in seguito.
Conservare vuol dire attuare processi specifici→ per garantire la corretta protezione dei documenti stessi. Nel caso di documenti digitali, si tratta di processi informatici in grado di garantire il famoso stato di validità legale di cui parlavamo in precedenza, che prevedono la creazione di “pacchetti” e l’apposizione di firma digitale e marca temporale.
Il documento digitale e le copie: cosa dice la legge
Un documento, quando nasce digitale, non può essere convertito in analogico. In linea generica, il supporto e il formato di un documento sono tra i fattori che ne determinano l’autenticità, l’integrità, l’immodificabilità e la leggibilità. La stampa cartacea di una fattura elettronica, di un contratto digitale, di una mail, ecc… costituiscono copie.
Ma qual è il valore legale delle copie di un documento→? Come ci si comporta in tribunale se l’avversario presenta un documento non originale?
Il documento si può definire come un “oggetto rappresentativo”: è qualcosa, cioè, che rappresenta qualcos’altro. Nel caso dei documenti fiscali, ad esempio, una fattura rappresenta una transazione avvenuta, non è la transazione stessa.
Un documento può quindi essere creato anche in seguito a un determinato evento o attività a cui fa riferimento: il suo valore giuridico non inizia perciò solo dal momento della sua creazione, ma dipende anche dalla sua funzione.
Con questa premessa, anche documenti creati successivamente possono costituire una prova legale, e questo potrebbe valere anche per le copie.
Cosa dice la legge? In caso di contenzioso, l’art.116 c.p.c. prevede che il giudice deve valutare le prove secondo il suo prudente apprezzamento, salvo che la legge disponga altrimenti. Ma per qualsiasi tipo di documento le copie non autenticate hanno valore di prova solamente se non contestate dall’avversario in giudizio.
Prendiamo come esempio un documento inviato via Posta Elettronica Certificata. La modalità corretta per consegnare una PEC in tribunale è quello di farlo nel suo formato originale (EML): sta poi al perito verificare, con appositi programmi, la validità del documento. Qualsiasi stampa è una copia e per le copie è richiesta un’ulteriore procedura che ne attesti la conformità→. Ma è il file originale ad avere il vero valore legale.
A questo servono i sistemi di conservazione: proteggere i requisiti del documento che ne determinano il valore legale e far fronte a qualsiasi tipo di contestazione. Insomma, la prevenzione non è mai troppa.
Servizi e software di supporto per la conservazione digitale
Ogni azienda, per avere la garanzia di mantenere sempre valido lo stato di validità probatoria dei suoi documenti deve dotarsi di un sistema di conservazione a norma→. Che rispetti, cioè, i requisiti previsti dalla legge.
Non è semplice gestire autonomamente questa attività, a fronte anche del fatto che la normativa sulla gestione documentale si evolve in continuazione e i sistemi informatici devono riuscire a far fronte a questi cambiamenti→ in modo rapido.
La soluzione più semplice è quella di affidarsi a servizi esternalizzati e software appositi, che concepiscano la conservazione digitale come parte integrante dei processi documentali aziendali.
Le caratteristiche imprescindibili di un software per la conservazione sono di fatto tre:
- l’integrabilità con i propri sistemi documentali;
- il rispetto della normativa;
- la velocità nella consultazione.
a.docukey→, ad esempio, si integra con tutti i gestionali documentali, per versare il documento in conservazione in modalità automatica. La conservazione viene realizzata come dettato dalla normativa tramite la creazione di “pacchetti”, dove l’integrità, l’autenticità e l’immodificabilità vengono garantite dalla firma digitale e dalla marca temporale. Infine, grazie alla strutturazione dei metadati, il software rende estremamente veloce la ricerca dei documenti conservati: in caso di contenzioso in tribunale è possibile trovare rapidamente il documento quando serve.
