Tra i documenti più rilevanti e conosciuti nelle aziende vi è il Libro Giornale, un registro contabile obbligatorio che contiene dati fiscali.
Come accade per tutti gli altri documenti amministrativi, anche il Libro Giornale è soggetto a una normativa che ne regola modalità di gestione e, soprattutto, termini e tempi di conservazione.
Vediamo nel seguente articolo come si conserva correttamente il Libro Giornale, per quanto tempo e come comportarsi quando questo documento è digitale.
Il Libro Giornale: perché è un documento fondamentale
Il Libro Giornale è quel registro contabile che include tutte le transazioni e in generale tutti i movimenti contabili di un’azienda (che sia essa ditta, società individuale, attività commerciale), relativi a un determinato e specifico lasso di tempo.
Si tratta di uno dei documenti e registri contabili obbligatori per la maggior parte delle attività. Il suo uso è regolamentato dall’Art. 2214 del Codice Civile→, che tra gli altri elementi, recita quanto segue:
L’imprenditore che esercita un’attività commerciale deve tenere il libro giornale e il libro degli inventari.
Come ogni documento aziendale, e in particolare quelli che interessano l’ambito fiscale, la compilazione del Libro Giornale deve rispettare una serie di norme. Queste includono, solo a titolo esemplificativo, l’inserimento delle date e dei numeri progressivi per i movimenti contabilizzati, la descrizione delle operazioni, la corretta cronologia.
In passato il Libro Giornale era redatto esclusivamente a mano, con le note scomodità che incorrevano in caso di errori di trascrizione: alcuni elementi non potevano essere “ritrattati”, e bisognava rimediare con altre operazioni per correggerli. Per fortuna, oggi la tecnologia ci viene in aiuto. Esistono software per compilare un Libro Giornale digitale, che danno anche l’opportunità di correggere piccoli sbagli senza perdere più molto tempo.
L’obbligo di conservazione del Libro Giornale: modalità e tempi
Come detto, il Libro Giornale non è un documento fiscale qualunque, ma addirittura uno dei più importanti. Questo perché contiene una lunga serie di informazioni sulle transazioni.
A questo punto cosa accade? Come tutti gli altri documenti fiscali, anche il Libro è soggetto all’obbligo di conservazione documentale a norma di legge→.
In questo ambito, a regolamentarlo è l’articolo 2220 del Codice Civile→, che recita:
Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione. Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti.
Quindi, anche il Libro Giornale, va conservato per legge per 10 anni.
Non resta che capire come conservare il Libro Giornale.
Come conservare il Libro Giornale: modalità e formati
Da non confondere con la pratica dell’archiviazione→, “conservare” non significa semplicemente riporre qualcosa in un archivio e tenerlo a disposizione. L’archiviazione serve a garantire ordine e consultabilità ma un documento archiviato non garantisce quei requisiti richiesti dalla normativa.
La conservazione è invece un processo definito dalla legge che garantisce al documento il mantenimento, nel tempo, delle caratteristiche di integrità, autenticità, immodificabilità e reperibilità. Sono questi i requisiti che conferiscono validità legale nel tempo per contenziosi in tribunale o controlli fiscali.
La conservazione del Libro Giornale può avvenire sia in digitale sia in analogico: è ovviamente la prima modalità quella adottata oggi per la maggiore. Ma la conservazione digitale comporta degli aspetti più articolati rispetto a quella cartacea.
Per mantenere le caratteristiche di integrità, autenticità, immodificabilità e reperibilità in modalità informatica è indispensabile adottare soluzioni ad hoc.
A conferire queste caratteristiche sono essenzialmente la firma digitale→ e la marca temporale→, ma non basta apporle in autonomia: il processo di conservazione prevede la creazione di pacchetti dati che “congelano” i documenti nel tempo.
I pacchetti di conservazione si distinguono in tre tipologie, che equivalgono proprio alle tre fasi del processo:
- pacchetto di versamento→: viene creato da chi produce i documenti e passato al conservatore, che lo trasforma in
- pacchetto di archiviazione→ (o conservazione): creato dal conservatore che vi appone firma e marcatura temporale;
- pacchetto si distrubuzione: serve nella fase di consultazione del documento.
Il Libro Giornale si può conservare nei formati standard ammessi dalla normativa che regola la conservazione:
- PDF-A
- DOCX
- TIF
- TIFF
- XML
- TXT
Insomma, il Libro Giornale appartiene a una classe documentale→ per la quale vige l’obbligo di conservazione. Di conseguenza, essendo lo stesso documento un obbligo per le aziende, queste devono per forza adottare un sistema di conservazione documentale a norma→.
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