La conservazione digitale dei documenti→ ha modificato drasticamente il modo di operare nelle aziende in ambito di gestione documentale.
Avrai certamente sentito parlare di conservazione sostitutiva, cioè quella modalità di conservazione dei documenti nati cartacei e convertiti in digitale tramite dematerializzazione→.
Questo processo di modernizzazione non è però esente da problemi. La gestione documentale elettronica pone infatti alcune questioni nodali alle quali è bene prestare la giusta attenzione.
Ad esempio:
- come fa sì che i documenti, anche quelli nati digitali, possano conservare lo stato di validità legale e fiscale nel tempo;
- come poter recuperare i documenti il più velocemente possibile in caso di opposizione fiscale;
- come rispettare le norme in tema di formati e classi di archiviazione→.
Scendiamo nei particolari e vediamo da vicino questi tre aspetti.
La conservazione digitale dei documenti e loro validità legale e fiscale
La conservazione sostitutiva o digitale→ non è semplicemente un’archiviazione ordinata e strutturata dei documenti.
Ogni documento prodotto in azienda potrebbe essere sottoposto ad accertamenti e controlli fiscali, verifiche in caso di contenzioso, ecc… Insomma, ogni documento è una fonte preziosa di informazioni e come tale va protetto nella sua autenticità. Ed proprio questa autenticità che deve essere garantita nel tempo; anzi, nello specifico un documento, per essere considerato valido legalmente, deve essere:
- autentico
- integro
- immodificato
- leggibile
Questi quattro requisiti sono esattamente quelli che la conservazione sostitutiva e digitale garantisce nel tempo.
In realtà non vi sono novità, in termini di principio: i dati aziendali archiviati devono essere validi sia sotto il profilo legale che sotto il profilo fiscale esattamente come accadeva per i documenti cartacei.
Quello che cambia rispetto a prima è il formato: l’intero processo di conservazione si trasferisce sul piano digitale, e questo comporta per le aziende un adeguamento degli strumenti infrastrutturali informatici.
Quindi, per garantire ai documenti aziendali informatici le caratteristiche di autenticità, integrità, immodificabilità e leggibilità nel tempo, è indispensabile strutturare un processo che includa:
- una procedura di creazione dei documenti che rispetti i requisiti della normativa (ad esempio, che preveda formati e classi documentali standard);
- un sistema informatico in grado di versare i documenti in conservazione;
- un software software per la conservazione dei documenti→, aggiornato con la normativa, che permetta di automatizzare il processo e garantire la consultazione rapida dei documenti conservati.
È essenziale quindi che il responsabile della conservazione sostitutiva-> ponga estrema attenzione a tutti i requisiti in materia di valore legale e fiscale prima di archiviare ciascun documento. Dal momento che il responsabile potresti essere proprio tu, come si dice in questi casi: uomo avvisato, mezzo salvato!
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Gestione documentale e velocità di recupero delle informazioni
Una volta archiviati i documenti, un’altra questione di grande rilevo in termini di conservazione sostitutiva è quella della velocità di consultazione degli stessi in caso di controlli fiscali o contenziosi. È necessario che ogni documento possa essere fruito in tempi molto brevi.
Il software di archivio per i documenti deve permettere una gestione documentale agile e veloce. Gli utenti devono poter individuare e recuperare ogni tipologia di documento con estrema facilità e in qualsiasi momento della giornata.
Sembra una cosa scontata ma non lo è affatto. Ad esempio, nel caso in cui l’azienda per cui lavori si trovi a dover contestare un’ingiunzione fiscale, il Responsabile della Conservazione→ dovrà recuperare tutta una serie di documenti che serviranno per porre in essere l’opposizione fiscale.
La variabile tempo deve quindi essere presa in considerazione con la massima serietà. Insomma, avere tutti i documenti in regola è fondamentale, ma anche averli immediatamente fa la differenza.
Gestione documentale e organizzazione dei documenti
Resta da affrontare un’ultima questione, anche questa di cruciale importanza: come archiviare i documenti cartacei e digitali? La conservazione sostitutiva è di fatto una forma di archiviazione a cui, però, viene aggiunto il principio di protezione nel tempo.
Partendo dal presupposto che il caos non è compatibile con la gestione documentale., quando si parla di conservazione sostitutiva e digitale subentrano anche questioni legate ai formati utilizzati.
Ossia, i documenti conservati devono rispettare le normative sui formati da adottare, e il motivo è molto semplice: standardizzare i formati significa evitare problemi di compatibilità.
Come garantire che i nostri documenti restino leggibili nel tempo, soprattutto in un mondo in cui la tecnologia cambia e si evolve in continuazione? Come posso essere certo/a che a distanza di anni i documenti possano essere compatibili con gli strumenti informatici preposti alla loro gestione?
Questa è la ragione per cui si è reso indispensabile stabilire delle regole riguardanti formati e classi documentali in ambito di conservazione.
Insomma, per la gestione elettronica documentale sono necessari software adatti ma anche un’ottima strategia.
Come vedi, nelle aziende la gestione documentale sta assumendo un’importanza crescente in modo particolare per quanto riguarda il reparto amministrativo. Si potrebbe fare un parallelo con il peso sempre maggiore ricoperto dalla logistica in ambito produttivo. Senza un magazzino performante la produzione rimane ferma. Senza un archivio ben organizzato, tutta l’amministrazione aziendale va in tilt con le conseguenze nefaste che ti lascio immaginare.
Se hai a cuore il bene della tua azienda, inizia fin da subito a dotarti degli strumenti idonei.
