Stampare una mail o un documento che nasce digitale sembra la soluzione più sicura per garantirgli l’integrità. Eppure le cose non stanno esattamente così: la stampa è, di fatto, una copia e, in quanto tale, non ha alcun valore legale. Vediamo perché
In azienda, oggi, praticamente tutti i documenti vengono generati in formato digitale, e sempre in digitale vengon autenticati con sistemi di firma. Capita spesso, però, che vi sia la necessità di avere una versione cartacea del documento. Sorge quindi un dubbio: la copia analogica del documento informatico ha lo stesso valore legale? Cosa dice la normativa?
Dal digitale al cartaceo: ha senso?
Il formato digitale dei documenti è diventato la norma, per mille validissimi motivi. Risparmio di spazio fisico e di denaro, effetto ecologico, resistenza, durabilità, praticità, rintracciabilità… e potremmo elencarne ancora altri. Ci verrebbe subito da pensare che la copia cartacea non abbia motivo di esistere.
Anche se gli scambi documentali avvengono quasi sempre sui supporti informatici, può arrivare qualche caso particolare. Un cliente ancora privo dell’attrezzatura adatta (pensiamo ai software per gestire le firme avanzate), un utente che fa espressa richiesta del formato cartaceo, una ditta che preferisce conservare una copia in più, perché magari è legata ai suoi archivi fisici in loco.
Si tratta di situazioni ogni volta più rare, ma comunque possibili. Se sopraggiungono, ha pienamente senso parlare della copia analogica di un documento nativo informatico. Ma chiariamo subito il punto più importante: tale copia non può essere realizzata con una semplice stampa, poiché non avrebbe alcun valore.
Il valore del documento tra copia e conformità
I documenti informatici→ devono rispettare determinate caratteristiche. Ma c’è una cosa che non cambia, concettualmente, rispetto ai documenti cartacei: il concetto di autenticità.
Quando, nel mondo analogico, viene richiesto un documento originale, ad esempio con firma autografa o marca da bollo, è perché questo è l’unico ad avere valore giuridico.
Con il digitale non cambia: anche nel mondo informatico è il documento originale, con tutti gli elementi che lo compongono, ad avere valenza legale. Spesso non ce ne rendiamo conto, ma un documento informatico è composto anche da elementi che “non vediamo”, ossia una serie di metadati che lo identificano.
Inoltre, la firma digitale applicata su un documento. che equivale alla firma autografa, è un insieme di codici, pertanto il suo valore legale è tale proprio in funzione del formato elettronico.
Stampare un documento nato in digitale, quindi, equivale a produrre una copia. Viceversa, costituisce una copia la scansione di un documento cartaceo originale.
Come realizzare una copia conforme con valore legale
Quindi, è vietato utilizzare una copia cartacea di un documento digitale (e viceversa)? Ovviamente no, ma è importante avere coscienza che in mano si ha una copia.
Se la necessità è quella di ottenere una versione del documento in un formato diverso, che abbia il medesimo valore legale del suo originale informatico, è necessario seguire un processo che la renda conforme all’originale. Come si fa?
Lo strumento per dare alla copia cartacea la stessa valenza giuridica dell’originale digitale è il raffronto a opera di un notaio o un Pubblico Ufficiale. L’esito di tale processo è l’attestazione di conformità, che attesta, appunto, la conformità della copia rispetto al suo originale.
