Assegna le PEC aziendali in un click.
Ottimizza il flusso di lavoro PEC del tuo team e collabora grazie efficienza con la Sezione Attività di a.pecoffice.
Intro
La Sezione Attività di a.pecoffice
Organizza, velocizza, collabora.
Cos'è
A cosa serve
La sezione attività permette di trasformare le PEC in veri e propri task da assegnare, lavorare, approvare, chiudere. Proprio come si fa con un ordine di lavoro.
Vantaggi
I team collaborativi possono suddiviersi il lavoro equamente sulla base di ruoli e competenze.
I manager possono coordinare e monitorare i flussi di lavoro del reparto.
come funziona
Come funziona
I concetti base
Le attività
Sono veri e propri task che possono essere creati a partire da un messaggio PEC in arrivo oppure ex-novo.
Ogni task verrà compilato con una serie di informazioni come data di scadenza o livello di priorità e, ovviamente, verrà assegnato a un componente del team affinché lo lavori.
I Ruoli
Nella sezione attività sono previsti differenti ruoli, che permettono di definire chi deve fare cosa: Responsabile, Assegnatario, Smistatore, Approvatore.
Il Responsabile crea le attività, l’Assegnatario può gestirle e modificarne lo stato, lo Smistatore smista i messaggi in arrivo al team di competenza, l’Approvatore ha il compito di approvare o richiedere modifiche a un’attività.
Tutti i ruoli vengono definiti attraverso il settaggio dei permessi e delle policy.
Sulla base del piano scelto, a.pecoffice risponde alle esigenze di:
- team “flat”, dove le attività vengono spartite tra il team autonomamente o assegnate da un manager;
- organizzazioni complesse, ad esempio in presenza di team esterni o di uffici protocollo, che devono smistare velocemente le attività tra gli uffici.
I Flussi
La Sezione Attività di a.pecoffice dispone di due tipologie di flussi:
- Standard: ideale per i team i cui componenti possono gestire autonomamente le attività che vengono loro assegnate.
- Approvativo (solo nel piano Yourself): prevede anche il ruolo di Approvatore, che viene incaricato di visionare le informazioni di un’attività e approvarla o richiederne modifiche prima della chiusura.
how to
Come si lavora all’interno di un’attività
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Lista Attività
Visualizza l’elenco di tutte le attività nella parte sinistra dello schermo, individuando subito Assegnatari, Stato di lavorazione e data di scadenza.
Assegnatario
Definisci chi deve gestire quell’attività.
Lista Attività
Seleziona la data entro la quale completare l’attività.
Assegnatario
Modifica lo stato di lavorazione dell’attività per tenere sempre sotto controllo l’andamento del lavoro.
Conversazioni
Nella parte centrale dello schermo puoi visualizzare tutti i messaggi collegati all’attività che stai gestendo.
Conversazioni
Consente di scambiare commenti in merito a un’attività, per una gestione in team delle PEC.
Lista Attività
Scrivi, modifica, chiedi l’approvazione, invia un messaggio legato all’attività che stai gestendo.
nel dettaglio
Piani
Tutte le funzionalità della Sezione Attività, un piano per ogni team.
GENIUSper team auto-organizzati |
YOURSELFper multi-company e |
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Flusso standard
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Flusso standard
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Flusso approvativo
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Flusso approvativo
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Responsabile
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Responsabile
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Assegnatario
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Smistatore
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Approvatore
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Creazione massiva di attività
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Creazione massiva di attività
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Creazione di attività da un invio massivo
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Creazione di attività da un invio massivo
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Creazione di più attività da uno stesso messaggio
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Creazione di più attività da uno stesso messaggio
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Creazione attività ex novo
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Creazione attività ex novo
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Modifica dei commenti
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Modifica dei commenti
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FAQ
Domande Frequenti
Domande frequenti sulla Sezione Attività (se ne hai altre, contattaci!)
Che differenza c'è tra il piano Genius e il piano Yourself?
I piani si differenziano principalmente per ruoli e flussi. Nel piano Genius sono previsti i ruoli di Responsabile e Assegnatario, e il flusso Standard. Nel piano Yourself, oltre ai ruoli e al flusso del piano Genius, sono previsti anche Smistatore, Approvatore e flusso Approvativo.
Ogni piano si adatta a una tipologia di organizzazione diversa; ad esempio, il piano Yourself è ideale per una gestione delle PEC tra diversi team (anche esterni).
Chi può creare un’attività?
Chi possiede il ruolo di Responsabile oppure di Smistatore.
Che differenza c’è tra flusso standard e flusso approvatore?
Il Flusso standard è un workflow che prevede l’assegnazione di un’attività a un utente da parte di un Responsabile; l’Assegnatario ha piena operatività sull’attività e può lavorarla e/o contrassegnarla come completata in autonomia.
Il Flusso approvativo (disponibile solo per il piano Yourself) è un
workflow che consente al Responsabile di assegnare l’attività a un utente e di designare un Approvatore.
L’Approvatore può essere chiunque abbia ruoli di lettura e scrittura nell’area di competenza (casella PEC) a cui appartiene l’attività.
Nel flusso approvativo, l’Assegnatario che lavora l’attività deve richiedere conferma all’Approvatore sul lavoro o le modifiche apportate per poter inviare un messaggio.
Questo flusso è l’ideale per chi necessita della possibilità di effettuare revisioni prima dell’invio di un messaggio PEC.
Come si settano i ruoli della Sezione Attività?
I ruoli sono definiti dalle policy che ciascun utente ha all’interno di ACMP, la consolle di amministrazione degli utenti di a.pecoffice; in tal modo:
- Responsabile
- MAIL_ACCOUNT_READER
- MAIL_ACCOUNT_MANAGER
- MAIL_ACTIVITY_READER
- MAIL_ACTIVITY_WRITER
- MAIL_ACTIVITY_MANAGER
- Assegnatario
- MAIL_ACTIVITY_READER
- MAIL_ACTIVITY_WRITER (per avere diritti anche di scrittura oltre che di lettura)
- Smistatore
- MAIL_ACTIVITY_MANAGER
- MAIL_ACCOUNT_READER
- MAIL_ACCOUNT_MANAGER
Funzionalità
Scopri cosa può fare a.pecoffice per te
a.pecoffice è il gestionale mail che ti permette un’archiviazione centralizzata delle tue caselle PEC aziendali.
Invio Massivo, Multidestinatario e Multidocumento
Personalizza la documentazione destinata ai tuoi clienti e gestisci grandi volumi di PEC e allegati, mantenendo il valore giuridico di ogni singolo messaggio.
Con l’invio massivo tieni sempre sotto controllo lo stato di consegna di ogni comunicazione in modo rapido e immediato.
Presa in carico, Assegnazione e Smistamento
a.pecoffice è progettato per organizzare il lavoro del team in modo ottimale.
Gestisci i flussi documentali assegnando, smistando o prendendo in carico le PEC e tieni sempre traccia delle operazioni e delle attività.
Differenziazione degli accessi e SSO
Ogni utente accede alle caselle con le proprie credenziali, grazie anche all’integrazione con i sistemi aziendali e il Single Sign On.
Con a.pecoffice puoi decidere chi può fare cosa e loggare le attività di ognuno, per una protezione dei dati aziendali avanzata.
Tag, categorie e cartelle
Tutti i tuoi messaggi i ordine, come vuoi tu.
Sconfiggi il disordine digitale organizzando le tue PEC in cartelle e categorie personalizzabili. Per una visualizzazione immediata delle priorità e un’archiviazione centralizzata delle PEC avanzata.
Conservazione nativa integrata
a.pecoffice è integrato nativamente con a.docukey, il software per la conservazione digitale a norma.
Prolunga la vita delle tue PEC oltre la scadenza del certificato e garantisci il valore giuridico dei messaggi per 10 anni.
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Le nostre soluzioni sono realizzate pensando alle esigenze tipiche di un impresa, perciò le tematiche trattate potrebbero non essere in linea con ciò di cui ha bisogno un privato.
Ciò che leggerai ti sarà invece utile nel tuo lavoro quotidiano!