Digitalizzazione documenti

Il costo della dematerializzazione dipende da vari fattori ed è importante considerare che la quantità di documenti da dematerializzare può sì influire sul costo finale, ma non è l’unico fattore.  

I costi, infatti, dipendono più dalla complessità del progetto, dove le variabili sono numerose e comprendono la tipologia di documenti da dematerializzare, lo stato dell’archivio esistente, la creazione di un sistema di metadatazione, la normalizzazione dei fascicoli, l’attività di backoffice e data entry, le modalità di output e consultazione dei documenti, e l’eventuale necessità di equiparazione legale dei documenti dematerializzati.  

Non esiste un progetto di dematerializzazione uguale per tutte le aziende; è invece indispensabile analizzare caso per caso per individuare la soluzione più idonea alle necessità. 

Certo. Puoi compilare il form in fondo alla pagina rispondendo al questionario. 

Dovrai prepararti con una serie di informazioni che ci serviranno per farci un’idea della mole del progetto: 

• Numero documenti 
• Tipologia 
• Necessità conservare 
• Macero 
• Certificazione 

Verrai poi ricontattata/o da un nostro commerciale che approfondirà le tue esigenze e potrà così fornirti un primo preventivo. Considera che questo sarà tanto più preciso quanto più dettagliate saranno le informazioni che darai sul tuo archivio.  

Se poi vorrai procedere, effettueremo un’analisi preliminare sul tuo archivio per fornirti i costi esatti. 

Dematerializzare in azienda può essere un processo complesso e impegnativo. Richiede un investimento in termini di tecnologie e risorse, poiché è necessario acquisire strumenti e competenze specialistiche per garantire un processo di dematerializzazione efficiente e accurato. Inoltre, ci sono diverse difficoltà da affrontare, come la verifica della qualità di ogni scansione, il controllo che i file siano leggibili e di dimensioni adeguate, la strutturazione e la gestione corretta dei metadati, nonché la creazione di un sistema di archiviazione digitale sicuro e affidabile. 

I metadati sono informazioni aggiuntive che descrivono un documento, come il nome del file, la data di creazione, l’autore, la tipologia, il contenuto e altri elementi che aiutano a identificarlo e a organizzarlo in un archivio digitale. Nel processo di dematerializzazione, i metadati svolgono un ruolo importante nella gestione e nella ricerca dei documenti digitali perché consentono di creare una struttura di classificazione e di ricerca dei documenti, permettendo di trovare velocemente il documento che si sta cercando. 

Entrambi. Ovviamente si tratta di due processi che comportano delle differenze procedurali: i documenti che hanno cessato la loro funzione  

Mentre i documenti che vengono creati in cartaceo faranno parte di un flusso continuo.