La digitalizzazione di documenti e archivi aziendali è un momento oggi irrinunciabile, per restare al passo con la Digital Transformation-> ma anche per adempiere alle normative sulla conservazione documentale->.
Alcune aziende, però, devono far coincidere la dematerializzazione documentale con le loro esigenze di privacy e sicurezza. Si trovano a cercare di gestire internamente la digitalizzazione dei documenti→ (senza esternalizzare alcunché) ma questa operazione comporta molte difficoltà.
Dematerializzazione documentale: il tema della privacy
Nell’ambito degli archivi aziendali e in generale della gestione documentale->, il tema della digitalizzazione si percepisce in modo sensibile. I problemi tipici dell’archiviazione documentale classica (deteriorabilità della carta, difficoltà nelle ricerche, mancanza di spazio, elevato costo per spazi aggiuntivi), portano sempre più a scegliere soluzioni digital.
Ma il processo non è immediato come sembra, in quanto si incrocia un secondo tema, altrettanto importante: la privacy dei dati. I documenti contengono informazioni sensibili sull’azienda e sui suoi dipendenti, che devono essere trattate con la massima sicurezza. Per questo, alcune aziende non intendono esternalizzare la gestione documentale.
Per quanto abituate alla gestione interna dell’archivio classico, queste aziende si scontrano con la complessità di digitalizzare internamente. Si parte da ostacoli semplici e pratici, come le scansioni dal cartaceo poco leggibili, o l’esaurimento dei propri spazi di storage digitale: i dispositivi già presenti in azienda potrebbero non bastare per tutto.
Si finisce per appurare ostacoli più grossi, come la confusione nel catalogare tutti i tipi di documento dell’azienda, la strutturazione dell’archivio con le categorie adatte e i giusti metadati, la selezione del software per la gestione documentale più adatto alla propria struttura aziendale.
Le difficoltà dell’insourcing: una risposta nell’equilibrio interno/esterno
Chiariamo subito un elemento fondamentale: il documento non è solo un momento del flusso di lavoro. È nelle e-mail, nelle risoluzioni di contratti e nelle comunicazioni con il cliente, nelle Pubbliche Relazioni, nel settore legale. Praticamente è ovunque. Perciò, per applicare l‘archiviazione digitale internamente, c’è bisogno di strutturare l’azienda.
Nello specifico, la dematerializzazione documentale al 100% interna è foriera di una digitalizzazione aziendale quasi completa. Creazione di uno o più uffici dedicati, acquisto di strutture o dispositivi, cambi di ruolo o mansione per i propri dipendenti. Una piccola grande rivoluzione, i cui costi vanno calcolati, come per qualunque altro cambiamento.
Questi costi non sono subito sostenibili per tutti. Anche se digitalizzare è indispensabile e chiunque dovrà farlo, non è detto che ogni azienda debba sorreggersi solo sulla propria struttura interna – né che debba digitalizzarsi per intero in un solo momento. Vediamo quali strade può intraprendere un’azienda per digitalizzare i documenti aziendali.
Possiamo dire che le principali problematiche di una dematerializzazione documentale gestita interamente in casa sono:
- Conoscenza delle normative sulla gestione dei documenti digitali;
- Gestire un processo complesso;
- Garantire la qualità dei documenti dematerializzati;
- Gestire l’informatizzazione dei documenti, inclusa la scelta del software per la consultazione.
Esternalizzare senza rischi
Demandare la dematerializzazione dei documenti aziendali a un servizio in outsourcing->, in questo momento di passaggio, può essere la scelta migliore per moltissime aziende. Non si tratta sempre di esternalizzare l’intero processo nè di digitalizzare tutto in un solo colpo: la digital transormation, in ogni suo aspetto, è un processo che va affrontato un passo alla volta.
Una delle soluzioni (comunque in parte interna) è la formazione avanzata di un dipendente in tema di archiviazione e conservazione digitale->: potrà così occuparsi di tenere i documenti sì in una conservazione esterna ma sotto il diretto controllo di chi fa parte dell’azienda. Egli può ricoprire la figura di responsabile della conservazione sostitutiva->.
La seconda via è quella dell’outsourcing completo. Nel settore esistono aziende non solo specializzate, ma soprattutto certificate. Rivolgersi a loro significa che vengono rispettati moltissimi standard di qualità. Tra questi c’è anche il tema centrale della privacy.
