La dematerializzazione→ è un processo che prevede la conversione di documenti cartacei in formato elettronico. I vantaggi sono molti, non solo in termini di risparmio degli spazi fisici ma anche, e soprattutto, in ottica di miglioramento dei flussi documentali.
La scansione di un documento cartaceo, però, non è sufficiente per dematerializzarlo. Ma allora, di cosa stiamo parlando esattamente? Cosa significa dematerializzazione? E quali sono in realtà tutti i suoi vantaggi?
Ve lo spieghiamo in questo post.
Dematerializzazione dei documenti: il significato
Nell’ambito documentale, la dematerializzazione dei documenti è un processo di trasformazione, o meglio di conversione, del documento cartaceo verso un formato digitale.
Poiché il formato digitale non ha consistenza fisica, ne risulta che un documento in carta riesca ad assumere una forma priva di materia tangibile. Da qui deriva il termine dematerializzazione.
Spostandoci nel contesto aziendale e lavorativo, il significato di dematerializzazione si allarga. Non basta che il documento sia solo “digitale”, come potrebbe accadere per materiali personali o casalinghi. Deve avere anche una serie di caratteristiche e certificazioni, che lo rendano perfettamente fruibile e a norma di legge (di cui parleremo più avanti).
In aggiunta, in una visione aziendale complessiva, la dematerializzazione è anche una delle parti nel grande processo di Digital Transformation→.
Gli obiettivi della dematerializzazione sul lavoro
Dalle istituzioni piovono inviti alla dematerializzazione documentale. Questo perché riuscire a dematerializzare un intero mondo lavorativo, se fatto efficacemente e completamente, significherebbe migliorarlo nel suo complesso.
L’obiettivo primario è la riduzione della componente cartacea, con tutto il suo carico di produzione, spese, spostamenti, passaggi e in generale sprechi, sia economici che ambientali. Per quanto si possa esservi legati, l’utilizzo della carta ha bisogno di essere ridotto drasticamente.
Ma non c’è solo questo. Anzi, il risparmio di carta in senso stretto è oramai diventato un problema marginale rispetto al più grande mondo della dematerializzazione.
Il documento digitale permette alle aziende una maggiore e migliore comunicazione e interoperabilità. Il documento informatico si trasferisce più facilmente e ha più aderenza a una serie di linee guida che lo rendano uguale per tutti. Così le interazioni tra aziende e soggetti diventano più fluide (nonché più organizzate ed economiche).
La convivenza (a volte necessaria) tra carta e digitale: il ruolo della dematerializzazione
Esistono due situazioni tipo che spingono le aziende a dematerializzare i propri documenti.
La prima, forse la più “semplice”, è quella che spinge le aziende a convertire i documenti vecchi, che hanno terminato la propria funzione, a fronte di un risparmio di spazio fisico e una migliore consultabilità degli stessi.
Ma esistono ancora molte realtà in cui non è ancora possibile fare a meno del documento cartaceo. Basti pensare a tutti i servizi B2C, dove il cliente finale non dispone di strumenti digitali come la firma elettronica. In questo contesto le aziende si ritrovano a suddividere il proprio flusso documentale in due parti:
- una analogica, che riguarda la creazione del documento;
- una digitale, per la sua gestione.
Ecco che la dematerializzazione inizia a farsi più complessa, poiché si inserisce come anello di congiunzione tra analogico e digitale in un sistema ibrido. Qui non c’è solo il documento che dev’essere dematerializzato ma un’intera procedura.
Vantaggi della dematerializzazione dei documenti per le aziende
La dematerializzazione ha quindi l’obiettivo di migliorare un “mondo lavorativo” che sta diventando sempre più digitale ma che non lo è ancora del tutto.
Dematerializzare i documenti porta vantaggi che vanno quindi oltre la semplice conversione di formato:
- elimina vari costi di produzione fisica dei documenti cartacei, come la carta, la stampa, la strumentazione di cancelleria e lo smaltimento dei loro rifiuti.
- riduce il consumo di spazi fisici, come faldoni e stanze adibite alla conservazione cartacea, con tutti gli elevati costi connessi: affitto o acquisto dei locali, pulizia periodica, sistemi di sicurezza e protezione della carta.
- rende quasi indistruttibili i documenti, che non sono più soggetti ai rischi fisici come usura, sporcizia, strappi, incendi, allagamenti.
- incrementa enormemente la sicurezza, in quanto i documenti sono digitalmente protetti in modo avanzato, e anche in caso di eliminazione accidentale presentano comodi backup digitali.
- esalta possibilità e velocità di condivisione, poiché non è necessario inviare fisicamente un documento o adoperare sistemi macchinosi per farlo analizzare: basterà condividerlo in maniera immediata e anche da dispositivi portatili.
- velocizza i flussi di ricerca e analisi, in quanto i documenti vanno a comporre un archivio documentale digitale veloce, accessibile e ben indicizzato.
Come dematerializzare i documenti? In casa o esternamente?
La posizione di chi vuole dematerializzare internamente all’azienda è spesso dettata dal desiderio di maggiore indipendenza e privacy: molte aziende sono restie ad affidare all’esterno i propri dati e così cercano di organizzarsi “in casa”.
Questa pratica è possibile ma tutt’altro che facile→ poiché la dematerializzazione di particolari documenti, come fatture, libri registri, contratti, ecc…, implica la necessità di equiparare il valore legale delle copie digitali. Questo è possibile solamente tramite un processo di attestazione della conformità→.
Non c’è da sottovalutare nemmeno tutto ciò che riguarda la qualità delle scansioni. Un’azienda dovrebbe dotarsi di scanner di qualità e di persone interamente dedicate a questa attività.
Infine, se la necessità è quella di adottare un sistema ibrido, la digitalizzazione di una procedura potrebbe richiedere l’adozione di un software o un’utility realizzata ad hoc.
Affidare la dematerializzazione in outsourcing→ è una strada sicura in quanto garantisce che tutto il processo sia realizzato secondo le normative vigenti e non comporta più rischi in termini di sicurezza.
