FOCUS
Dematerializzazione
La dematerializzazione permette di convertire i documenti cartacei in formato elettronico. I vantaggi sono molteplici: ottimizza i flussi, favorisce la consultazione, fa risparmiare spazio, permette di equiparare il valore giuridico delle copie digitali. La dematerializzazione è quindi un ottimo punto di partenza per le aziende che stanno intraprendendo la strada della trasformazione digitale.
Indice dei Contenuti
Qual è il significato di dematerializzazione?
La dematerializzazione è quel processo che prevede la conversione di documenti cartacei in formato elettronico.
Gli obiettivi (e i vantaggi) della dematerializzazione sono molteplici: dal risparmio di spazio fisico all’ottimizzazione dei flussi fino all’eliminazione degli sprechi.
Vi è però una necessità non da poco riguardo al documento dematerializzato. Non basta il “cambio” di formato: la versione digitale, che di fatto è una copia, deve possedere la stessa validità legale dell’originale cartaceo.
Per questo vi sono processi regolamentati che permettono questo passaggio al digitale in sicurezza e con la garanzia giuridica richiesta.
Dematerializzazione e digitalizzazione: sono la stessa cosa?
Dematerializzazione e digitalizzazione sono due termini di cui si sente spesso parlare e che talvolta vengono utilizzati come sinonimi.
Entrambi rispondono a esigenze diverse e ogni azienda adotta l’una o l’altra (o entrambe) sulla base delle proprie strategie. Ma in cosa si differiscono, visto che palesemente entrambe hanno a che fare con i documenti elettronici?
La differenza tra dematerializzazione e digitalizzazione è abbastanza sottile ma conoscerla è comunque importante per non incorrere in equivoci.
Dematerializzare un documento significa trasformare un documento analogico (cartaceo) in un documento digitale tramite strumenti per l’acquisizione di immagini come scanner, macchine fotografiche, fotocamere, ecc...
Di per sé, con la dematerializzazione il documento che si ottiene è una riproduzione, ossia una copia del documento cartaceo. Così come riproduzioni sono gli elementi legali che lo compongono, come timbri e firme autografe.
Un documento digitalizzato, che si ottiene con la digitalizzazione documentale, è un documento che già nasce in formato digitale, come può essere una fattura elettronica. Si parla di digitalizzazione a fronte del fatto che in precedenza quello stesso documento veniva originato in modo analogico.
Obiettivi della dematerializzazione
L’obiettivo più evidente della dematerializzazione documentale è la riduzione della componente cartacea e delle spese che ne derivano: acquisto, produzione, manutenzione, spedizioni e in generale sprechi, sia economici che ambientali. L’utilizzo della carta, insomma, ha bisogno di essere ridotto drasticamente.
Ma c’è di più.
Un documento digitale favorisce e migliora la comunicazione e l’interoperabilità. Un documento elettronico è condivisibile più velocemente, così come più rapida è la sua reperibilità. Così le interazioni tra soggetti diventano più fluide, organizzate ed economiche.
I benefici della dematerializzazione dei documenti
La dematerializzazione porta alle imprese numerosi vantaggi:
- riduce il consumo di carta e quindi i costi di stampa e manutenzione dei dispositivi;
- favorisce la condivisione della documentazione aziendale anche in un’ottica di monitoraggio dei dati e dei flussi;
- velocizza la reperibilità e l’utilizzo dei documenti, soprattutto quando si lavora in smartworking;
- libera gli spazi fisici destinati agli archivi;
- abbatte i costi delle spedizioni cartacee;
Nella pratica, come si dematerializzano i documenti?
Dematerializzare un documento cartaceo per convertirlo in formato elettronico di per sé non è complesso. Basta avere uno strumento di acquisizione ottica ed effettuare la scansione o la fotografia del nostro documento. Appurando che l’immagine è abbastanza chiara, avremmo finito.
La dematerializzazione documentale in ambito aziendale, però, deve rispondere a esigenze che vanno oltre la sola conversione di formato.
In primo luogo, nelle imprese non si tratta di dematerializzare uno o due documenti bensì interi archivi → e, perché no, intere procedure (o parti di esse, come il ciclo passivo delle fatture →, ad esempio).
Vi è poi la questione del valore legale: la copia digitale, in quanto riproduzione, non ha validità giuridica. Elementi come la firma autografa o il timbro o la marca da bollo sono infatti elementi che devono essere presenti in originale.
Inoltre, l’immagine acquisita deve rispettare standard di leggibilità, essere convertita in specifici formati non modificabili (PDF e TIFF), abbinata a una serie di dati e metadati, archiviata secondo un sistema di classificazione, ed eventualmente versata in conservazione.
Questo perché in un’azienda un documento non è mai isolato ma fa parte di un flusso, di un sistema di procedure. La dematerializzazione, cioè, è un vero e proprio processo strutturato in specifiche fasi e deve seguire specifiche regole →.
Il processo di dematerializzazione: le fasi
Le fasi del processo di dematerializzazione dei documenti sono essenzialmente 4, alle quali però se ne possono aggiungere altre (che vedremo in seguito) sulla base della complessità del progetto.
Per quanto riguarda la conversione di formato dell’archivio, da analogico a digitale, il processo si struttura in 4 momenti distinti: classificazione, acquisizione, verifica della leggibilità e per singolo documento;archiviazione.
Vediamo di cosa si tratta nel dettaglio.
1. Classificazione
Si tratta di un’attività volta organizzare quello che sarà l'archivio digitale, tramite la creazione di un sistema di metadati, chiavi tematiche e codici identificativi. È importante che questa fase avvenga per prima in quanto si tratta, appunto, di progettazione. E una buona progettazione facilita l’intero lavoro.
2. Acquisizione
È il momento in cui il documento cartaceo viene acquisito da un dispositivo, come uno scanner, per la conversione in digitale.
3. Verifica della leggibilità
A seguito dell’acquisizione ottica, è essenziale controllare che il documento sia leggibile e privo di macchie, imperfezioni, sfocature, ecc...
L'analisi qualitativa ha come riferimento gli standard di conformità della norma 9001. In caso di mancata conformità, la scansione va ripetuta.
4. Archiviazione
Dematerializzati i documenti e strutturato l’archivio, è tempo di riempirlo, seguendo il sistema di classificazione impostato in fase progettuale.
Da questo momento in poi, l'azienda può navigare nell'archivio digitale e ritrovare facilmente i documenti digitali grazie all'indicizzazione.
Equiparare il valore giuridico dei documenti: l’attestazione di conformità
Quando il documento nasce cartaceo, la sua riproduzione digitale non ne mantiene le stesse peculiarità giuridiche. Per questo è necessario attestarne la conformità →.
L’attestazione di conformità accerta che la copia è perfettamente conforme all’originale assumendone così lo stesso valore legale e probatorio.
Vi sono diverse opzioni per attestare la conformità di un documento dematerilalizzato, ognuna con un “livello” differente di valore probatorio:
- tramite raffronto a opera di un notaio o un publico ufficiale, dove l’atto pubblico ovvero l’attestazione di conformità fa piena prova fino a querela di falso (ex art. 2700 del c.c.);
- tramite soggetto privato, dove la copia conforme fa piena prova fino a disconoscimento.
Esistono poi due modalità per equiparare il valore giuridico delle scansioni:
- per singolo documento;
- per pacchetti di documenti, grazie alla certificazione di processo.
La normativa per i processi di dematerializzazione e digitalizzazione
A disciplinare la dematerializzazione documentale vi sono principalmente il Regolamento eIDAS, il Codice dell’Amministrazione digitale CAD (D.Lgs. n. 82/2005), con le relative Regole Tecniche, e le Linee Guida AgID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici →.
È l’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), infatti, l’ente preposto a promuovere l’innovazione digitale nel Paese anche attraverso iniziative di alfabetizzazione informatica, ad accreditare o autorizzare i soggetti (pubblici o privati) che svolgono determinate attività in ambito digitale (come la conservazione o la dematerializzazione) e vigilare su questi.
La Certificazione di Processo
L’AgID dà la possibilità ai fornitori di servizi di dematerializzazione di accreditarsi per certificare il processo di dematerializzazione.
L’’allegato 3→ delle Linee Guida definisce i criteri di qualità del processo di dematerializzazione.
La certificazione di processo è stata introdotta dal legislatore con la finalità di favorire la dematerializzazione di grosse quantità di documenti analogici e, al contempo, assicurare l’efficacia probatoria delle copie informatiche.
Il vantaggio di affidarsi a un’azienda accreditata è quindi quello di garantire valore legale a una quantità enorme di documenti dematerializzati effettuando le conformità a campione e non solo per singoli documenti.
La certificazione di processo, inoltre, permette di eguagliare il valore giuridico della copia dematerializzata anche senza lo strumento del raffronto rilasciato da un notaio o un Pubblico Ufficiale →, che risulterebbe onerosa da applicare a tanti documenti, ma tramite soggetto privato.
Il cliente che si affida al dematerializzatore può quindi scegliere la modalità che preferisce per equiparare i documenti analogici e digitali, sulla base delle proprie esigenze.
Scegliere se avvalersi dell’intervento di un pubblico ufficiale o di quello di un soggetto privato, infatti, sono entrambe conformi e ammesse dalla normativa. Ciò che cambia sarà il “livello” dell’efficacia probatoria del documento-copia.
L’analisi del processo, inoltre, viene effettuata in base agli standard ISO 9001 e ISO 27001, in particolare su:
La procedura tecnologica
che dev’essere in grado di garantire che copia e originale siano corrispondenti
La descrizione
di tutto il processo (procedura tecnologica inclusa).
Oltre la dematerializzazione: la conservazione sostitutiva
La legge impone alle aziende di conservare i propri documenti → per un determinato periodo di tempo e secondo specifiche modalità, che cambiano sulla base del formato del documento stesso: con un processo analogico in caso di documenti cartacei; con un processo digitale in caso di documenti elettronici →.
Entrambi i processi hanno come finalità garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità ai documenti conservati.
In questo contesto subentrano i concetti di conservazione digitale e conservazione sostitutiva →. Anche se spesso vengono utilizzati come sinonimi, non sono proprio la stessa cosa.
Come abbiamo detto, un documento informatico può nascere già digitale oppure può essere frutto della dematerializzazione. In questo secondo caso è più appropriato parlare di conservazione sostitutiva.
Attestazione di conformità e conservazione sostitutiva sono quindi le “fasi aggiuntive” al processo di dematerializzazione documentale, che rendono il processo stesso completo in termini di dematerializzazione archivistica.
Firma elettronica e dematerializzazione documentale
Che ruolo ha la firma digitale nel processo di dematerializzazione?
Una firma, di qualsiasi genere, è una sottoscrizione di un documento. La presenza di una firma su un documento lo convalida giuridicamente e attesta la volontà e la paternità del firmatario.
La firma autografa è però uno strumento proprio dei documenti analogici. Per i documenti digitali, lo strumento corrispondente è la firma digitale.
Esistono molte tipologia di firme elettroniche →, ognuna con un livello di sicurezza differente.
Che fine fanno i documenti dematerializzati?
Come sempre dipende: esistono molti modi di trattare i documenti cartacei dematerializzati, sulla base della loro natura, della presenza o meno dell’attestazione di conformità o, più semplicemente, di scelte aziendali.
Molte imprese scelgono di riprendersi i documenti cartacei in casa o di spedirli ad archivi in outsourcing. Solitamente si tratta di un’opzione adottata da quelle organizzazioni che si avvalgono della dematerializzazione in un’ottica di miglioramento dei flussi di lavoro e della consultabilità.
In altri termini, utilizzano il documento in digitale per favorire il lavoro e la condivisione e mantengono l’originale cartaceo chiuso e protetto in un archivio.
Se però ci si è avvalsi dell’attestazione di conformità che attribuisce valore legale al documento digitalizzato oppure se l’originale cartaceo non ha effettivamente più senso di esistere, allora è anche possibile scegliere di distruggerlo. Questa opzione ha chiaramente il vantaggio di ottimizzare l’utilizzo degli spazi fisici.
La scelta dipende da moltissimi fattori ed è sempre auspicabile ragionarci a monte, prima di intraprendere il percorso di dematerializzazione dell’archivio aziendale.
Quanto costa dematerializzare i documenti?
Come sempre la risposta è: dipende.
I costi della dematerializzazione dipendono da molte variabili, sulla base del tipo di progetto.
La scansione di un singolo documento si aggira attorno a pochi centesimi; perciò, la spesa è determinata in primis dalla quantità di fogli da dematerializzare.
Ma in un progetto di dematerializzazione entrano in gioco anche altre voci di spesa che includono la gestione dei documenti originali, che possono essere restituiti, spediti a un archivio “in affitto” o macerati; lo sviluppo di un portale per la consultazione; l’attività di analisi e di strutturazione dell’archivio e del sistema di classificazione; l’attività di data entry; lo spazio di archiviazione richiesto.
Al di là delle numerose voci di spesa, però, è stato appurato i costi di una gestione cartacea dei documenti aziendali si aggirano, in media, attorno al 10% del fatturato aziendale.
La carta e le stampanti costano ma vi è di più: il tempo che le risorse impiegano per l’archiviazione, la protocollazione, la ricerca, la consultazione di un archivio analogico influiscono sulla produttività e, se pur nascosti, si tratta di costi da non sottovalutare.
La convivenza (a volte necessaria) tra carta e digitale: il ruolo della dematerializzazione
Esistono due situazioni tipo che spingono le aziende a dematerializzare i propri documenti.
La prima, forse la più “semplice”, è quella che spinge le aziende a convertire i documenti vecchi, che hanno terminato la propria funzione, a fronte di un risparmio di spazio fisico e una migliore consultabilità degli stessi.
Ma esistono ancora molte realtà in cui non è ancora possibile fare a meno del documento cartaceo. Basti pensare a tutti i servizi B2C, dove il cliente finale non dispone di strumenti digitali come la firma elettronica. In questo contesto le aziende si ritrovano a suddividere il proprio flusso documentale in due parti:
1. UNA ANALOGICA
che riguarda la creazione del documento
2. UNA DIGITALE
per la sua gestione
Ecco che la dematerializzazione inizia a farsi più complessa, poiché si inserisce come anello di congiunzione tra analogico e digitale in un sistema ibrido. Qui non c’è solo il documento che dev’essere dematerializzato ma un’intera procedura.
Dematerializzare in casa o esternamente?
La posizione di chi vuole dematerializzare internamente all’azienda è spesso dettata dal desiderio di maggiore indipendenza e privacy: molte aziende sono restie ad affidare all’esterno i propri dati e così cercano di organizzarsi “in casa”.
Questa pratica è possibile ma tutt’altro che facile→ poiché la dematerializzazione di particolari documenti, come fatture, libri registri, contratti, ecc…, implica la necessità di equiparare il valore legale delle copie digitali. Questo è possibile solamente tramite un processo di attestazione della conformità→.
Non c’è da sottovalutare nemmeno tutto ciò che riguarda la qualità delle scansioni. Un’azienda dovrebbe dotarsi di scanner di qualità e di persone interamente dedicate a questa attività.
Infine, se la necessità è quella di adottare un sistema ibrido, la digitalizzazione di una procedura potrebbe richiedere l’adozione di un software o un’utility realizzata ad hoc.
Affidare la dematerializzazione in outsourcing→ è una strada sicura in quanto garantisce che tutto il processo sia realizzato secondo le normative vigenti e non comporta più rischi in termini di sicurezza.
Servizio di digitalizzazione documenti
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