Quando si parla di digitale, la terminologia rischia di venire confusa. Alcune parole si somigliano o esprimono concetti simili anche includono significati diversi.
È il caso della dematerializzazione e della digitalizzazione dei documenti. Suonano uguali, non è vero? La differenza sta… all’origine del documento.
Vediamo in cosa differiscono i due termini.
Dematerializzazione dei documenti: una definizione
La natura del termine ci aiuta già a comprenderne il significato. Per introdurre il concetto, notiamo cosa ci dice la parola dematerializzazione. Indica un oggetto che:
- esiste in forma materiale, cioè fisica, e nel caso del documento parliamo di una forma cartacea;
- viene privato della sua forma materiale per passare a una de-materiale, cioè senza consistenza fisica, in questo caso una forma digitale.
Ecco quindi una definizione di dematerializzazione→: è la conversione di un documento cartaceo già esistente in un formato elettronico.
Digitalizzazione documentale: cos’è
La digitalizzazione dei documenti fa invece riferimento a documenti che nascono già digitalizzati.
Ad esempio, è il caso delle fatture: da qualche anno le aziende le producono direttamente in formato elettronico. Il documento, quindi, è stato digitalizzato.
Insomma, la differenza tra dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti è sottile, e anche se i due termini vengono interscambiati, nessuno si offende. Ci sembrava però il caso di evidenziare questa sfumatura: conoscerla può servire a evitare malintesi.
La Gestione Documentale Digitale
Quando parliamo di digitalizzazione in senso generico, invece, la questione si amplia.
Restando sempre in ambito aziendale, la digitalizzazione, o Digital Transformation, indica la trasformazione di interi reparti, di processi, di modalità lavorative, ecc… Un passaggio fondamentale e inevitabile, oggi, nonostante sia, al contempo, una fonte di preoccupazione per molti imprenditori→.
Restando in tema documenti, il termine digitalizzazione può essere applicato all’intero settore della gestione documentale→, e includere quindi anche la dematerializzazione.
Digitalizzare la gestione documentale significa portare sulla sfera elettronica non solo i singoli documenti, ma interi flussi di lavoro. Lo scopo è favorire la consultazione, l’interconnessione, il lavoro dei team.
Capita infatti spesso che i documenti cartacei e quelli digitali, per questioni organizzative o esigenze della clientela, debbano convivere. Ecco che a digitalizzarsi è la procedura documentale.
Il “macro-processo” della Digital Transformation, per funzionare e portare reale beneficio alle imprese, deve diffondersi, se pur a step, all’intera azienda. Solo così i costi e gli investimenti possono generare valore→.
Una trasformazione complessiva, attuata con l’obiettivo di stare al passo coi tempi, di cui la digitalizzazione documentale descritta sopra è uno dei molti passaggi (forse il primo).
Insomma, la dematerializzazione può essere intesa come un sotto-processo della digitalizzazione documentale, oltre che un buon punto di partenza per la Digital Transformation.
