Conservazione sostitutiva o Conservazione digitale?
Se lo domanda spesso chi si affaccia per la prima volta al mondo della conservazione a norma dei documenti aziendali.
Apparentemente fare conservazione sostitutiva→ o fare conservazione digitale sembra essere la stessa cosa ma, a essere precisi, vi sono alcune differenze.
Ecco quali sono.
Conservazione sostitutiva, cos’è in sintesi?
La conservazione sostitutiva è un processo che permette l’archiviazione a norma dei documenti cartacei convertiti in formato elettronico e ne garantisce i requisiti necessari per mantenere la validità legale dei documenti.
La conservazione sostitutiva, quindi, attraverso la dematerializzazione dei documenti→, garantisce al documento cartaceo digitalizzato le caratteristiche di:
- Autenticità
- Integrità
- Affidabilità
- Leggibilità
- Reperibilità dei documenti
Per approfondire il tema della conservazione sostitutiva→ ti invitiamo a leggere il nostro articolo dedicato.
Conservazione digitale, cos’è?
Per conservazione digitale invece si intende quel processo che assicura nel tempo la validità legale a un documento nato digitale assicurando anch’esso nel tempo quelle stesse caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità.
Ossia, se un documento nasce in digitale, allora il processo per conservarlo prenderà il nome di conservazione digitale.
Qual è la differenza sostanziale tra conservazione digitale e conservazione sostitutiva?
La differenza tra conservazione digitale e conservazione sostitutiva è tutta qui: dipende dalla natura del documento.
Perché allora si parla spesso, ad esempio, di conservazione digitale quando prendiamo in esame la conservazione delle fatture elettroniche cartacee?
La risposta è semplice: in un’epoca in cui sempre più documenti nascono digitali, si è arrivato a inglobare la conservazione sostitutiva nel concetto di conservazione digitale.
Detta in altri termini, si definisce conservazione digitale tutto ciò che si conserva digitalmente, a prescindere dal formato d’origine del documento. Possiamo quindi intendere la conservazione sostitutiva come una “branca” della conservazione digitale, che si occupa di dematerializzare i documenti e conservarlo poi secondo una procedura informatica.
Dal momento che in effetti i due metodi sembrano facciano la stessa cosa, cioè conservare a norma un documento elettronico, è comunque doveroso chiarire perché dobbiamo considerarli due processi diversi.
Con la conservazione sostitutiva, infatti, subentra il concetto di dematerializzazione certificata→, ossia quel processo che permette di convertire il documento analogico in formato elettronica rispettando alcuni requisiti, che permettono alla copia digitale di essere equiparata legalmente all’originale cartaceo.
Con la conservazione sostitutiva, eliminando la carta, si semplificano i processi di archiviazione e conservazione dei documenti.
La conservazione digitale riguarda invece documenti generati sin dall’inizio in formato digitale. In questo caso, quindi, non è necessario equiparare alcun valore legale, che è già implicito nel documento stesso. Ma è invece fondamentale adottare una serie di procedure per garantirne la sicurezza.
Infatti, così come spiegato nell’attuale norma vigente, cioè il DPCM 13 novembre 2014, e nelle Linee Guida AgID→ un documento informatico:
- è immodificabile;
- deve essere identificato in modo univoco e persistente.
Per garantire queste due caratteristiche fondamentali ci servono:
- Una firma digitale/firma elettronica qualificata oppure una marca temporale.
- Un identificativo univoco di protocollo.
In sintesi, la principale differenza tra conservazione sostitutiva e digitale è che la prima sostituisce il documento cartaceo con una copia digitale certificata, mentre la seconda conserva il documento digitale nato tale. In entrambi i casi, la conservazione dei documenti in formato digitale ha lo scopo di garantire al documento, nel tempo, le caratteristichedi integrità, autenticità, immodificabilità e consultabilità.
