All’interno di ogni azienda si fa uso sostanzioso di software documentali, anche molto differenti a seconda dell’obiettivo e del metodo di lavoro.
In alcune occasioni, il modello classico di software (quello da installare e configurare, a cui ci siamo abituati negli scorsi decenni) inizia a diventare obsoleto in quanto limita la scalabilità necessaria a un mercato in continua evoluzione.
Proprio da qui entra in gioco il Saas. Un documentale da utilizzare via browser porta molteplici vantaggi:
- all’utente;
- al reparto IT aziendale;
- all’imprenditore.
Vediamoli uno per uno.
Saas: cosa significa, cos’è, alcuni esempi
L’acronimo Saas sta per Software as a Service, ossia Software come un servizio. Questa dicitura indica un’applicazione informatica che viene resa fruibile tramite Cloud. Per i meno esperti, si tratta di un software che si può usa via web, semplicemente attraverso una pagina del browser.
Quindi, per accedere all’applicativo, basta disporre di una connessione internet.
Questo processo funziona proprio come se il software fosse un servizio, cioè delocalizzato ed esterno: da qui il nome Saas.
Qualche esempio? Sono Saas le applicazioni per leggere la posta elettronica dal browser o molti servizi di Google, come Foto o Maps, che possiamo visitare direttamente sempre da browser, effettuando (se necessario) solo un login.
Negli ultimi anni l’utilizzo medio dei Saas è enormemente aumentato, visti i molti vantaggi in termini di flessibilità che esso comporta.
I vantaggi del Software as a Service (SaaS)
In ambito aziendale i benefici dei software via web sono molteplici e interessano tutti i livelli: utenti finali, reparto informatico, imprenditori e manager. Eccoli nel dettaglio.
I vantaggi di un documentale via browser per l’utente filale: svincolarsi dall’IT e smartworking
I dipendenti che lavorano in amministrazione, ufficio acquisti, ecc… utilizzano un gran numero di documentali, per adempiere a svariate funzioni. Tipicamente, si tratta di applicativi installati che, in quanto tali, rendono queste persone costantemente dipendenti dal reparto IT.
Qualsiasi aggiornamento, malfunzionamento, integrazione passa attraverso il personale tecnico, e questo rallenta notevolmente il lavoro.
In questi casi l’utilizzo di un documentale da web velocizza e semplifica notevolmente la routine di questi uffici, in quanto con un software in Cloud tutti non vi è necessità di far intervenire nessuno: l’applicativo si aggiorna da solo e non dipende dal dispositivo utilizzato, se non per quanto riguarda la connessione internet. Una peculiarità indispensabile in un mondo che si sta rivolgendo sempre più al lavoro flessibile e da remoto.
I vantaggi degli applicativi in Cloud per il reparto IT: manutenzione automatica e server alleggeriti
Di conseguenza, anche il reparto IT si scarica di lavoro superfluo e può così dedicarsi ad attività che generano maggior valore all’azienda.
Ma c’è un altro vantaggio per i tecnici: con i software Saas viene alleggerita anche tutta l’infrastruttura informatica, si elimina il problema delle licenze e degli aggiornamenti degli applicativi on-premises. Non dimentichiamo che installare un software in casa comporta molto impegno in termini di manutenzione, e la manutenzione costituisce una spesa per un’azienda, non “visibile” ma molto onerosa.
I vantaggi dei software Saas per gli imprenditori: meno costi e personale a distanza
Meno costi di manutenzione equivale alla possibilità, per un imprenditore, di investire in nuove risorse tecnologiche, personale, welfare, ecc… O comunque di risparmiare e ottimizzare il fatturato.
I software Saas favoriscono il lavoro smart, e permettono alle aziende di avvalersi di personale ovunque si trovi, oltrepassando quei vincoli geografici che spesso ci impediscono di assumere le persone più idonee per la nostra realtà.
I benefici costi/performance degli applicativi in Cloud, per un’azienda, sono una realtà, per questo sono sempre più diffusi.
Muoversi nel Saas tra limiti e possibilità
Insomma, pur necessitando di valutazioni caso per caso, il Saas si rivela una strada spesso conveniente da percorrere.
I software di Ardesia→ così come le soluzioni personalizzate→ per la gestione documentale ne sono un esempio.
