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Domande e risposte sulla Gestione Documentale: da come gestire le PEC al funzionamento dei software per la gestione documentale.
Contenuti
FOCUS
Gestione Documentale Digitale
Con il termine “gestione documentale” si intende, nel senso più ampio, l’attività di amministrazione di un documento nel suo intero ciclo di vita. Una buona gestione documentale permette di snellire e rendere più efficace i processi di creazione, gestione, archiviazione, condivisione, ricerca e conservazione dei documenti.
Un Document Management System, ossia un sistema di Gestione Doumentale, è un’applicazione server che serve a facilitare la gestione e la condivisione dei documenti. Attraverso determinati algoritmo, un DMS è in grado di organizzare, catalogare, indicizzare e automatizzare, oltre che i documenti stessi, anche le operazioni che li riguardano.
Si tratta di una tecnologia che permette di automatizzare e pilotare determinate operazioni all’interno di un processo.
Il Business Process Management è un approccio finalilzzato a definire, ottimizzare, monitorare e integrare i processi aziendali al fine di rendere efficace il business dell’azienda.
Gestione della PEC
La maggior parte dei provider PEC dispongono di una funzione di cancellazione veloce dei messaggi. Tale funzionalità è estremamente rischiosa, poiché un dipendente potrebbe inavvertitamente eliminare un messaggio di vitale importanza. Con a.pecoffice è possibile inibire la cancellazione dei messaggi e, abbinando un servizio di conservazione sostitutiva, i messaggi vengono messi in salvo da eventuali errori umani.
Le PEC sono documenti digitali di tipo corrispondenza, pertanto devono essere conservati rispettando le norme sulla conservazione sostitutiva. a.pecoffice si integra con tutti i sistemi di conservazione, sia installati nel software stesso sia di terze parti o residenti su provider esterni.
Le PEC possono contenere allegati molto pesanti e spesso lo spazio delle caselle acquistate finiscono per esaurirsi rapidamente. a.pecoffice evita di dovere acquistare altro spazio, poiché crea un archivio delle caselle PEC il cui spazio, oltre a essere nettamente superiore, è modulabile. In questo modo è possibile centralizzare i messaggi PEC e svuotare sistematicamente le caselle del provider.
Non ancora. La PEC è obbligatoria solamente in Italia, anche se ne è stata chiesta l’internazionalizzazione.
No. La PEC viene trasmessa attraverso modalità sicure utilizzando lo standard internazionale S/MIME v3 e sia il gestore del mittente sia quello del destinatario proteggono il contenuto assicurandone l’integrità.
La PEC equivale alla raccomandata con ricevuta di ritorno. Pertanto è auspicabile utilizzarla quando si inviano comunicazioni di carattere ufficiale, per i quali è opportuno certificare l’avvenuta consegna.
Assolutamente no! La circolare n. 77684 del 9/5/2014 del Ministero dello Sviluppo Economico sancisce l’immediata procedura di cancellazione della casella dal registro imprese in caso di utilizzo della stessa per più società/aziende.
Sì, in quanto i messaggi inviati via PEC sono documenti informatici sottoscritti con firma digitale dal gestore di posta del mittente.
Tassativamente no! La PEC ha valore perché è nominativa e fa riferimento ai dati del titolare che l’ha registrata. Se si invia un messaggio PEC per conto di una terza persona, se pur consenziente, non si può avere nessuna certezza circa la sua identità, per cui il messaggio perde la validità legale.
Sì, i messaggi vengono correttamente inviati ma non si ha alcuna certezza dell’avvenuta consegna, di conseguenza le comunicazioni perdono il loro valore legale.
Chiunque sia titolare di una casella di Posta Elettronica Certificata, sia pubblico sia privato. La PEC è invece obbligatoria per le aziende, i liberi professionisti e le Pubbliche Amministrazioni.
La PEC è l’equivalente digitale della raccomandata AR. A differenza della raccomandata AR, però, la PEC è in grado di certificare anche il contenuto del messaggio.
Il fornitore PEC del destinatario invia il messaggio di avvenuta consegna: quella è la prova che il messaggio inviato è stato consegnato.
Il valore legale della PEC è lo stesso di quello della raccomandata con ricevuta di ritorno valore legale sancito con il DPR n.68 dell’11 febbraio 2005).
No. È come quando arriva una raccomandata a casa e tu non la apri.
Dice che il messaggio è “a posto” ed è idoneo alla consegna. È un metadato di transito.
La PEC non è stata consegnata oppure il destinatario è una mail ordinaria.
Se hai inviato una PEC, verifica di non aver ricevuto un messaggio d’errore. In ogni caso, è il caso di ritentare l’invio: senza ricevuta di consegna quel messaggio non ha valore legale.
Il giorno e l’ora di ricezione indicate nel messaggio PEC.
Oltre all’indirizzo del mittente, puoi comodamente verificare la tipologia di mittente osservando le icone associate: se vedi una P il messaggio è una PEC, la M invece indica una Mail ordinaria.
Le policy si possono disattivare in qualsiasi momento; per questioni di sicurezza, non si possono cancellare definitivamente.
Il modo migliore è creare un Team da associare alla risorsa Contact Book, in cui sono presenti tutti i membri dell’organizzazione tranne l’utente in questione.
Conservazione Digitale
Le PEC sono documenti digitali di tipo corrispondenza, pertanto devono essere conservati rispettando le norme sulla conservazione sostitutiva. a.pecoffice si integra con tutti i sistemi di conservazione, sia installati nel software stesso sia di terze parti o residenti su provider esterni.
Le PEC sono documenti digitali di tipo corrispondenza, pertanto devono essere conservati rispettando le norme sulla conservazione sostitutiva. a.docukey è il sistema di conservazione di Ardesia che si integra con i tutti i sistemi IT.
La conservazione dei documenti contabili e fiscali, definita dall’Art. 2220 del Codice Civile, serve a permettere ai documenti stessi di essere facilmente e velocemente rintracciati in caso di controlli da parte degli organi competenti.
Il piano di conservazione è un “documento, allegato al manuale di gestione e integrato con il sistema di classificazione, in cui sono definiti i criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione ai sensi dell’articolo 68 del D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445”.
Multicanalità e Postalizzazione
La Multicanalità è un approccio nella gestione della comunicazione aziendale che tiene conto dei diversi canali, digitali e non, attraverso cui i clienti fruiscono della corrispondenza.
La postalizzazione è un insieme di servizi in outsourcing che automatizzano il processo legato alla gestione della posta tradizionale aziendale a livello massivo.
Autenticazione e Certificazione dei Documenti
Si tratta di un insieme di servizi elettronici finalizzati all’autenticazione e alla certificazione di documenti e siti web. Rientrano nella cetegoria i servizi di creazione, verifica e convalida di firme elettroniche, sigilli elettronici, validazioni temporali elettroniche, servizi elettronici di recapito certificato; certificati relativi a tali servizi; servizi di creazione, verifica e convalida dei certificati di autenticazione di siti web; servizi di conservazione di firme; sigilli o certificati elettronici relativi a tali servizi.
La firma digitale è un particolare tipo di firma elettronica basato un sistema di crittografia che serve a garantire a un documento digitale lo stesso valore legale dato da una firma autografa.
La Marca Temporale è un servizio che permette di associare data e ora certe e legalmente valide ad un documento informatico.
La firma grafometrica è un particolare tipo di firma elettronica che si esegue simulando su un supporto digitale (ad esempio un tablet) il gesto manuale. Il sistema si basa sul rilevamento di parametri biometrici come pressione del gesto, velocità ecc…
Fatturazione Elettronica
L’Italia, primo fra gli altri Paesi europei, ha reso obbligatoria la Fattura Elettronica per adempiere alle disposizioni comunitarie in materia di transazioni commerciali digitali. La standardizzazione dei formati permette una dematerializzazione dei processi delle imprese e un maggiore controllo fiscale.
Si tratta alla piattaforma dell’Agenzia delle Entrate creata per rendere più fluida la trasmissione delle fatture e dei dati fiscali alle autorità.
Lo SdI è un codice alfanumerico composto da sette caratteri, utile ai fini della trasmissione delle fatture elettroniche all’Agenzia delle Entrate.
PRODOTTI
a.pecoffice
La maggior parte dei provider PEC dispongono di una funzione di cancellazione veloce dei messaggi. Tale funzionalità è estremamente rischiosa, poiché un dipendente potrebbe inavvertitamente eliminare un messaggio di vitale importanza. Con Jazzy PEC Office è possibile inibire la cancellazione dei messaggi e, abbinando un servizio di conservazione sostitutiva, i messaggi vengono messi in salvo da eventuali errori umani.
Jazzy PEC Office è un software per la gestione della posta elettronica certificata che si interpone tra le caselle PEC e gli utenti. Jazzy PEC Office può quindi gestire profili di accesso diversi secondo criteri personalizzabili.
Le PEC sono documenti digitali di tipo corrispondenza, pertanto devono essere conservati rispettando le norme sulla conservazione sostitutiva. a.pecoffice si integra con tutti i sistemi di conservazione, sia installati nel software stesso sia di terze parti o residenti su provider esterni.
a.pecoffice fa parte della a.suite ed è quindi integrabile con a.docukey, il servizio di conservazione digitale a norma.
Certamente. Con a.pecoffice è possibile scaricare l’EML originale e inoltrarlo secondo le esigenze.
Sì: con a.pecoffice è possibile gestire l’invio massivo, multidestinatario e multidocumento, per spedire a ogni destinatario il suo documento personalizzato.
Lo stato di consegna di una PEC è garantito dalla presenza delle ricevute di accettazione e consegna, che vengono visualizzate ai piedi del messaggio inviato. Inoltre, l’avvenuto invio e consegna vengono visualizzati anche nell’anteprima del messaggio, attraverso apposite e pratiche icone.
A differenza dei provider PEC, che respingono il messaggio inviato, a.pecoffice avvisa immediatamente l’utente se le dimensioni o i dati del messaggio non sono conformi.
In fase di configurazione, a.pecoffice riconosce il dominio dei principali fornitori di PEC e riempie automaticamente i campi relativi ai parametri di configurazione.
Certamente. Con a.pecoffice è possibile impostare la cancellazione dei messaggi nella casella originale per garantire sempre spazio libero.
Sono cartelle che possono essere create in a.pecoffice per categorizzare i messaggi di una casella PEC.
No, la sincronizzazione tra cartelle della webmail e a.pecoffice avviene solo la prima volta, in fase di configurazione. In seguito, i due sistemi vengono gestiti separatamente.
Infinite. Chiaramente, più cartelle e sottocartelle creo, più complessa sarà la struttura organizzativa.
No, la sincronizzazione avviene solo la prima volta al momento della configurazione.
La struttura ad albero a cui siamo abituati (ad esempio in Outlook) prevede che ogni cartella sia all’interno di una specifica casella di posta. Questo significa che la ricerca di un messaggio avviene casella per casella. Con l’utilizzo dei tag (come in GMail) è possibile categorizzare messaggi appartenenti a caselle diverse, e questo favorisce soprattutto chi gestisce tante caselle PEC.
Il messaggio che ho inviato non ha le ricevute di consegna e accettazione. Perché?
a.pecoffice segue i protocolli ufficiali per classificare i messaggi e riconoscere le ricevute di accettazione e consegna. Può succedere, seppur raro, che alcuni provider non seguano alla lettera tali protocolli, pertanto il sistema non riesce a riconoscere le ricevute e di conseguenza non le riconcilia al messaggio inviato.
In tal caso consigliamo sempre di verificare tra le notifiche oppure tra i messaggi in entrata la presenza delle ricevute.
No. Se scegli di gestire una casella PEC in a.pecoffice, non puoi usarla in altri gestionali o sistemi aziendali. Questo perché gli altri sistemi potrebbero essere stati impostati in modo “incompatibile”, ad esempio potrebbero aver impostato una cancellazione automatica dei messaggi, per cui a.pecoffice non potrebbe di fatto scaricare tutti i messaggi.
Non vi è un limite, ma sconsigliamo di esagerare e consigliamo di avvalersi dei tag.
Se la cartella deriva dalla sincronizzazione con la webmail, non puoi cancellarla.
Se è una cartella creata in a.pecoffice, puoi cancellarla solo se non contiene messaggi.
Sì, se invii un messaggio a più persone vedrai una sola ricevuta di accettazione (perché il messaggio inviato è uno), ma una ricevuta di consegna per ogni destinatario.
In caso di errore, invece, potresti non avere questa corrispondenza: non sempre ci sono i metadati necessari ad associare il messaggio di errore con il destinatario corrispondente; in questo caso il messaggio di errore sarà recuperabile tra le Notifiche o nel messaggi in entrata.
No, nessuno può cancellare i messaggi in a.pecoffice, nemmeno l’amministratore di sistema. Questa è una garanzia per il cliente in quanto le PEC sono patrimonio aziendale, e nessun utente può cancellare niente di sua iniziativa.
Qualora un cliente avesse necessità di cancellare uno o più messaggi, può aprire un ticket ad Ardesia, che potrà proseguire con la richiesta solo con l’autorizzazione dei responsabili.
Consigliamo di creare una cartella di posta indesiderata: in tal modo quei messaggi verranno archiviati.
No. Nell’.xml o nel pdf è presente l’elenco degli allegati, ma non gli allegati veri e propri.
Sì, entrando nel singolo messaggio è possibile vedere le persone che lo stanno seguendo.
Sì, l’archiviazione in una cartella è possibile anche selezionando più messaggi contemporaneamente, a patto che questi messaggi appartengano alla stessa casella PEC: non è infatti possibile archiviare messaggi di caselle diverse in una cartella.
Per categorizzare messaggi di caselle diverse si possono utilizzare i tag.
No. L’archiviazione nelle cartelle è definitiva; puoi spostare il messaggio in un’altra cartella, ma resterà sempre archiviata, quindi non potrai trovarla con la ricerca per filtro o per tag.
Per questo consigliamo l’utilizzo dei tag per organizzare i messaggi.
Perché le PEC, per essere valide, devono essere compilate obbligatoriamente in determinati campi. Fino a quando questi campi non vengono riempiti, il messaggio non può essere salvato come bozza.
Le bozze vengono viste da tutti gli utenti che hanno accesso a quella casella: per evitare errori (un altro utente potrebbe riprendere quel messaggio e modificarlo o inviarlo) a.pecoffice lascia libertà al singolo utente di decidere di salvare quel messaggio in bozza.
I contatti, all’interno di un’organizzazione, sono globali. Non sono, cioè, legati a una singola casella. Per organizzarli, si utilizzano i Gruppi.
Il contatto non compare con la funzione di autocompletamento, ma non viene bloccato.
a.gopec
Sì, come prima. Semplicemente il prodotto non offre più il servizio di invio e ricezione.
Grazie alle policy di sicurezza impostate nel proprio server di posta elettronica aziendale, è possibile decidere chi può fare cosa (lettura o lettura+scrittura).
All’interno di Outlook gli utenti avranno una cartella separata per ogni PEC che devono gestire. La PEC viene quindi visualizzata esattamente come le altre cartelle presenti nella propria casella di posta.
Il certificato di firma scade dopo 30 mesi. Ciò significa che a livello giuridico la PEC diventa pari a una mail, perdendo il valore probatorio. Per questo è necessario “prolungare” la vita legale attraverso un sistema di conservazione a norma.
Certamente. Con a.gopec è possibile impostare la cancellazione dei messaggi nella casella originale per garantire sempre spazio libero.
Nessuno: il prodotto rivenduto da Infocert è di Ardesia.
No. a.gopec non richiede nessuna installazione.
a.gopec è configurabile con tutti i principali provider di posta, tra cui GMail. Attualmente, però, GMail ha imposto un limite di 25 gb per gli allegati, mentre la PEC ne prevede 30. Ciò comporta il rischio di non ricevere PEC di dimensioni superiori a quelli imposti da GMail.
a.docukey
Le PEC sono documenti digitali di tipo corrispondenza, pertanto devono essere conservati rispettando le norme sulla conservazione sostitutiva. Per conservare le PEC è necessario versarle in conservazione.
Il certificato di firma scade dopo 30 mesi. Ciò significa che a livello giuridico la PEC diventa pari a una mail, perdendo il valore probatorio. Per questo è necessario “prolungare” la vita legale attraverso un sistema di conservazione a norma.
La conservazione sostitutiva riguarda tutti i documenti che nascono cartacei e che vengono dematerializzati per la conservazione. Fino a qualche tempo fa per conservazione digitale si intendeva la conservazione di documenti nati già digitali. Oggi, in un contesto che è sempre più digitale, quest’ultima definizione ha inglobato entrambi i termini.
Con a.docukey è possibile richiedere il salvataggio dei documenti fiscali su un supporto fisico (come un cd). Una volta avviata la richiesta, Ardesia provvederà a spedire il supporto direttamente in azienda.
a.sendway
Con a.sendway è possibile inviare massivamente carta, e-mail, PEC e SMS.
Certo: una volta caricati i documenti è possibile decidere quando avviare l’invio massivo.
In fase di configurazione, Ardesia imposterà i profili di stampa secondo le tue esigenze. Al momento dell’invio, potrai selezionare il profilo di stampa che preferisci
a.invoice
I due prodotti sono pressoché identici, per questo nel nostro sito troverai solamente a.invoice.
Fattura PA nasce per le fatture dirette alla Pubblica Amministrazione mentre le fatture B2B verranno gestite con a.invoice. La fattura diretta a un privato deve contenere il codice destinatario mentre per quella diretta a una Pubblica Amministrazione, oltre a richiedere la firma, viene identificata attraverso un cosiddetto “codice univoco ufficio” o “codice IPA” di 6 cifre.
In a.invoice le fatture non recapitate, non conformi o che non sono state correttamente inviate allo SdI vengono visualizzate nell’apposita cartella.
Sì. a.invoice è integrabile con il tuo gestionale documentale ma ciò non toglie che puoi caricare un documento anche separatamente.
a.invoice fa parte della a.suite ed è quindi integrabile con a.docukey, il prodotto per la conservazione digitale a norma.
i.tablet
La firma grafometrica è un particolare tipo di firma elettronica che si esegue simulando su un supporto digitale (ad esempio un tablet) il gesto manuale. Il sistema si basa sul rilevamento di parametri biometrici come pressione del gesto, velocità ecc…
La geolocalizzazione di una firma serve a identificare il luogo in cui è stata realizzata. Questo tutela il firmatario da eventuali frodi e rende la firma imugnabile in caso di opposizione.
L’operazione di geolocalizzazione avviene localmente all’interno del device, senza uso di collegamenti internet che potrebbero alterare la lettura delle coordinate.
i.pec
No. iPEC non è un’app pensata per leggere le PEC su smartphone, bensì serve ad automatizzare l’invio di documenti tramite il Sistema di Posta Elettronica Certificata.
Certo: inviando le fotografie dei documenti via PEC, questi acquistano valore legale.
SERVIZI
Digitalizzazione documenti
Ardesia si occupa di digitalizzare i tuoi documenti attraverso un processo di acquisizione ottica dei documenti. Sulla base delle tue esigenze, i documenti vengono classificati in un sistema preimpostato e indicizzati tramite i metadati nel portale web.
