La firma elettronica è uno strumento sempre più utilizzato all’interno delle aziende, poiché consente di firmare documenti digitali in modo sicuro e veloce. Tuttavia, la gestione delle firme dei dipendenti può rappresentare un problema per molte aziende. In questo articolo, esamineremo le criticità che frequentemente si incontrano nella gestione delle firme elettroniche e quali soluzioni adottare per garantire il controllo e la sicurezza dei dati aziendali.
Autenticare un documento: dall’analogico al digitale
Stampare un documento, firmarlo a mano e scannerizzarlo non è la pratica più corretta, in quanto il documento che ne deriva è di fatto una copia.
Quando un documento nasce digitale, invece, l’intero ciclo di vita deve restare sul piano digitale. La firma digitale sostituisce a tutti gli effetti la firma autografa dal punto di vista giuridico ed è lo strumento elettronico che permette di gestire l’intero flusso documentale in formato elettronico.
Sempre più aziende stanno firmano digitalmente i loro documenti, dotando i dipendenti che ne hanno l’autorità di una propria firma digitale.
Tuttavia non mancano alcune contraddizioni: la firma digitale viene acquistata dall’azienda per la firma dei documenti aziendali; eppure ogni firma è nominativa, quindi intestata al singolo dipendente. In questo contesto la domanda che emerge è: di chi è la firma, di fatto? Chi la attiva? E poi: può un dipendente utilizzare la (propria) firma per scopi personali?
La questione è certamente borderline, ma la risposta è una: le firme acquistate da un’azienda, sono di proprietà dell’azienda.
Come fare a gestire al meglio questa ambiguità e permettere alle aziende di proteggere le proprie risorse?
La gestione delle firme digitali dei dipendenti
Le aziende che gestiscono le firme digitali dei dipendenti si trovano dinanzi a una serie di problematiche che, da un lato, impediscono alle procedure documentali digitali di rimanere fluide, dall’altro non garantiscono la messa in sicurezza dei dati e delle risorse aziendali.
Vediamo insieme nel dettaglio quali difficoltà incontrano normalmente le aziende nella gestione delle firme digitali dei dipendenti.
1.Troppi fornitori
Il primo punto riguarda la scelta dei fornitori per l’acquisto delle firme digitali. Spesso, infatti, ai dipendenti viene lasciata totale autonomia nell’acquisto di una firma che, di fatto, equivale alla sua firma autografa. Il risultato è la presenza di fornitori diversi, che crea caos nella gestione delle scadenze e della fatturazione.
Insomma, l’acquisto delle firme digitali avviene spesso in modo individuale, anche se le spese vengono coperte dall’azienda. Questo comporta una mancanza di standardizzazione e una difficoltà nell’organizzazione dei rinnovi.
2.Proprietà della firma
La seconda criticità riguarda la proprietà della firma. La questione è ambigua: anche se la firma digitale è intestata al dipendente, l’acquisto viene effettuato dall’azienda.
Di conseguenza, l’azienda dovrebbe poter gestire in modo centralizzato tutte le firme digitali dei dipendenti, al fine di evitare che un dipendente le utilizzi per scopi non aziendali.
3.Approvazione e autorizzazioni
La terza sfida riguarda l’integrazione delle firme digitali con i documentali aziendali, in modo tale che si inseriscano automaticamente in un flusso di approvazione e autorizzazione.
Ad esempio, se il CEO deve firmare un documento, è necessario che ci sia workflow approvativo che permetta di firmare a distanza, delegare il potere di firma o l’utilizzo della firma stessa. Per questo è importante che venga stabilita una gerarchia di autorizzazioni e di policy aziendali.
Come gestire le firme digitali aziendali in sicurezza
Esiste un modo per gestire al meglio le firme digitali dei propri dipendenti, in modo da avere tutte le informazioni che le riguardano sotto controllo e, al contempo, rispettare la privacy del personale? Certo che sì: la soluzione sta proprio nell’utilizzo di un gestionale per le firme digitali.
Un software per la gestione delle firme digitali permette di risolvere tutte le problematiche appena descritte in quanto permette alle aziende di:
- mettere in sicurezza le firme digitali aziendali, configurando e centralizzando le firme elettroniche aziendali all’interno di un unico sistema;
- monitorare tutti i dati relativi alle firme, come l’associazione utente/firma o gli utilizzi;
- bloccare o sbloccare le firme sulla base delle esigenze;
- gestire le scadenze dei certificati;
- semplificare la gestione dei fornitori, scegliendone uno per tutti;
- firmare direttamente sui documenti anche integrando i sistemi documentali aziendali (ad esempio OneDrive o Sharepoint)
- creare e gestire flussi di firma.
Insomma, attraverso un gestionale per i flussi di firma gli IT manager e l’ufficio acquisti possono risparmiare molto tempo nella gestione delle firme, i manager possono ottimizzare l’efficienza dei flussi e l’azienda può tenere sotto controllo i propri dati.
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