Gestire le e-mail di Posta Elettronica Certificata→ è possibile non solo utilizzando i client proprietari del fornitore ma anche attraverso i sistemi di posta “classici”, come Outlook.
Centralizzare tutta la posta in Outlook porta molti vantaggi ma anche qualche implicazione: molti provider PEC, come Aruba, permettono di configurare le caselle in modo da inoltrare le PEC ricevute nella casella di posta “normale”. Questa modalità di gestione, però, ha un limite: il messaggio che si legge, ad esempio, in Outlook è un inoltro, ossia una copia della PEC, senza alcun valore legale.
Molte aziende, invece, hanno la necessità di gestire i messaggi originali PEC direttamente in Outlook. Ma è possibile? La risposta è si, ovviamente, ma con alcuni accorgimenti.
Vediamo tutto ciò che serve per ricevere e spedire correttamente le PEC dalla casella di Posta Ordinaria senza alterarne il valore legale.
Perché centralizzare la Posta Elettronica?
Come abbiamo illustrato più volte, le PEC assicurano l’invio e la consegna di un messaggio PEC attraverso un sistema di buste di trasporto→ e ricevute di accettazione e consegna→.
La PEC in azienda è un asset che viene inserito in un flusso di lavoro, che diventa poco fluido quando tanti utenti accedono alla stessa casella di Posta Certificata, la quale, ricordiamo, non è nominale bensì aziendale.
Condividere uno stesso account può comportare, da un lato, enormi rischi per la sicurezza→. Dall’altro, rendere difficile la distribuzione del lavoro tra i membri del team→.
La strada maestra per evitare falle e migliorare i flussi è la centralizzazione: gestire, cioè, tutta la posta (certificata e ordinaria) in un unico ambiente.
I vantaggi di centralizzare PEC e PEO sono molteplici e riguardano prevalentemente:
- cybersecurity, in quanto ogni dipendente ha un accesso privato, riservato e con credenziali proprie; inoltre il reparto IT avrà il controllo completo e protetto su eventuali falle o malfunzionamenti, garantendo così una manutenzione ottimale e una protezione per l’azienda;
- flussi di lavoro, che in questo modo sono più controllabili e permettono di ridurre gli errori;
- semplificazione, in quanto gli utenti possono lavorare in un ambiente già familiare, come Outlook, senza dover continuamente entrare e uscire dalle singole caselle.
La PEC su Outlook: l’inoltro e la sua validità legale
Per leggere la PEC in Outlook o in un’altra casella di Posta Ordinaria, la maggior parte dei provider PEC danno la possibilità di impostare facilmente l’account in modo che i messaggi ricevuti vengano automaticamente inoltrati all’indirizzo prescelto.
Questa funzionalità è molto comoda all’utente, che non deve ricordarsi di aprire periodicamente la Webmail PEC per verificare se vi sono nuovi messaggi. Solitamente la si trova fra le impostazioni della casella, nella sezione “inoltro” oppure nei “filtri”.
È questa la PEC gestita tramite Outlook? Non esattamente: si tratta del semplice inoltro di una copia. In quanto tale non ha alcun valore legale, è solo un doppione a scopo di lettura e non hanno validità giuridica neppure le risposte che partono da questo collegamento.
Il valore legale di una PEC è dato dal fatto che il messaggio viene “imbustato” in un pacchetto dati e che, attraverso le ricevute di accettazione e consegna, che fisicamente risiedono nella Webmail PEC, viene certificata la consegna. Quello che leggete in Outlook è solamente il contenuto del messaggio ma non avete quell’insieme di dati che rendono il messaggio certificato.
Configurare i protocolli per leggere e spedire PEC da Outlook
Per gestire a 360° le PEC in un sistema di posta ordinaria è necessario configurare con attenzione una serie di parametri e protocolli di sicurezza, manualmente, nella casella PEC.
I parametri da settare sono:
- host del server di posta in arrivo;
- indirizzo PEC (ossia il nome dell’account);
- password della casella;
- SSL (che va attivato);
- Tipo di autenticazione;
- porta del server di posta in entrata (POP3 e IMAP);
- host del server di posta in entrata;
e tali parametri andranno configurati a livello di:
- account;
- server in entrata;
- server in uscita.
Tutto questo per ogni utente che vuole gestire le PEC su Outlook.
Gestire la PEC in Outlook con un plugin
Configurare manualmente le caselle PEC aziendali, per permettere ai dipendenti di accedervi con comodità direttamente da Outlook, inizia a diventare macchinoso se il numero di utenti è importante.
In mancanza di competenze tecniche ma anche solo per semplificare il lavoro degli IT è conveniente optare per plugin o software di integrazione→.
Ovvero, un add-in in grado di integrare la PEC con la Posta aziendale a livello si sistema (Microsoft 365, GMail) o server (Exchange, HCL Domino), centralizzandovi l’intera amministrazione.
Una soluzione del genere, oltre a essere poco dispendiosa, fa risparmiare molto tempo agli admin, che possono quindi dedicarsi ad attività di maggior valore e aumentare la propria produttività.
Qual è la scelta migliore per un’azienda? Meglio configurare manualmente i parametri o affidarsi a un plugin?
La risposta è sempre: dipende.
Dipende dal numero di caselle e utenti, dipende dal numero di risorse che possono dedicarsi all’attività di configurazione, dipende dal tempo a disposizione di queste risorse e dalle competenze. Le variabili sono infinite.
Come sempre, non vi è mai una risposta univoca per tutte le realtà, né tantomeno una sola risposta giusta: esiste la soluzione migliore per la propria azienda.
E comunque, se ti serve un software che integri PEC e PEO, noi ce l’abbiamo!
