Perché produciamo documenti (e perché li conserviamo)?
Sin dalla notte dei tempi l’uomo ha sentito l’esigenza di lasciare una traccia di sé. E quando diciamo “sin dalla notte dei tempi” intendiamo realmente sin dalla notte dei tempi.
Pensiamo sempre al documento come un qualcosa di scritto. In realtà i documenti, nella loro assunzione più generica, assumono molte forme e l’uomo ha iniziato a produrli molto tempo prima che venisse inventata la scrittura.
Ma perché abbiamo questa necessità di lasciare traccia di noi?
Da un lato possiamo dire che sta nella natura dell’uomo imporsi sull’ambiente che lo circonda. Ma ancor più archetipica è proprio la nostra necessità di comunicare. Un bisogno che porta con sé anche molti lati oscuri (basti pensare agli haters sui social network) ma che rispecchia in egual modo il nostro impulso innato a condividere le nostre idee e il nostro bisogno di comunità.
C’è poi un altro fenomeno che si lega inevitabilmente al nostro senso di condivisione: perché, a un certo punto, abbiamo sentito l’esigenza di conservare e proteggere ciò che lasciavamo di noi? Che significato hanno assunto, nel tempo, tutte le tracce che abbiamo lasciato?
La conservazione, intesa come disciplina, non è così remota come si può pensare. Certo, abbiamo tracce di archivi molto antichi ma la consapevolezza che era necessario preservare le testimonianze del passato e del presente secondo un metodo scientifico è piuttosto recente.
Eppure in qualche modo, sin da quando l’uomo ha iniziato a produrre documenti, ha sentito anche la necessità di custodirli.
Il documento dimostrava l’essere nel mondo, legandosi in maniera indissolubile al concetto dì identità.
Conservare un documento, anche dopo che questo aveva esaurito la sua funzione, significava poter ricordare quello che era stato. Perché il passato che ci dice chi siamo, nel presente, e chi saremo nel futuro.
I documenti e la storia
Oggi interroghiamo: vi ricordate qual è la differenza tra storia e preistoria?
Probabilmente ve l’hanno spiegata alle scuole elementari. Una vita fa, per quanto ci riguarda.
Se non vi rammentate questa nozione così remota vi aiutiamo noi. C’è un particolare elemento che sancisce il passaggio tra queste due epoche: l’invenzione della scrittura.
La scrittura viene considerata la prima grande rivoluzione tecnologica dell’umanità per quanto riguarda i sistemi comunicativi e sancisce l’anno zero della storia.
Piccola parentesi: il termine, che deriva dal greco ἱστορία (istoría=ricerca), significa proprio ricerca degli avvenimenti passati in ottica di continuità narrativa.
Il concetto di rappresentazione del linguaggio attraverso una codificazione dei segni ha quindi permesso una completa (o quasi) comprensione, da parte del lettore, delle intenzioni dello scrittore.
Ricostruire con quanta più precisione possibile gli avvenimenti di un passato più o meno lontano, che è il compito degli storici, è un’attività tutt’altro che semplice se non si hanno a disposizione fonti dirette.
La parola scritta gioca quindi un ruolo essenziale per comprendere il passato. E se, come abbiamo detto, è il passato a formarci per quello che siamo, il racconto degli eventi gioca un ruolo essenziale anche per comprendere il presente.
I documenti ci raccontano gli eventi nei modi più disparati: di per sé buona parte dei documenti storici sono nati per scopi di natura pratica e burocratica ed erano ben lontani dall’intento di dare una testimonianza dei fatti ai posteri. Una pratica creditizia, un catasto, un diverbio, la divisione di un’eredità, la dote di una sposa…
Anche se inconsapevolmente, un documento può davvero raccontarci tanto.
Quando nascono gli archivi?
Al bisogno innato di comunicare, quindi, ha fatto seguito la necessità di proteggere ciò che abbiamo detto e fatto: nascono gli archivi e, anche se molto tempo dopo, abbiamo iniziato a riflettere sugli archivi, sulla loro funzione, sul loro ruolo sociale, dando vita alla scienza degli archivi: l‘archivistica.
Le prime testimonianze di archivio risalgono all’epoca dei Sumeri, cioè quando si cominciano a utilizzare i primi supporti stabili. Tutte le civiltà più antiche formavano archivi, e così fecero le tutte le popolazioni con il passare dei secoli.
L’archivio divenne il cuore pulsante delle istituzioni, tanto da diventarne un simbolo di potere (nel Rinascimento si parla proprio di arsenali di potere).
Fu poi con la filosofia illuminista che si iniziò a pensare a un metodo di conservazione archivistica basato non sulla cronologia ma sul principio provenienza (o principio dei fondi), ossia su come era stato organizzato nell’istituzione che lo aveva messo in piedi: si tratta di una concezione che ha rivoluzionato l’assetto degli archivi e che è alla base anche della moderna archivistica. Questa filosofia, consacrata dal francese Natalis de Wailly nella prima metà del XIX secolo e presente nel Regno delle Due Sicilie e nello Stato Pontificio, fu portata avanti in tutta Italia da Francesco Bonaini.
«Prima regola dunque: rispettare il fatto; seconda: ristabilirlo, ove si trovasse alterato»
(Francesco Bonaini, 1867)
Quello diffuso da Bonaini è il metodo storico che tutt’ora utilizziamo per i nostri archivi.
Da lì in avanti si sviluppò quindi un’attenzione diversa anche a quelle che erano le testimonianze storiche, rispetto ai documenti correnti, perché si inizia ora a distinguere realmente il ruolo di ciò che si è prodotto in passato e ciò che si è prodotto per il presente.
Questa distinzione tra documenti di utilizzo e documenti che hanno cessato la loro funzione, definisce oggi le tre tipologie di archivio: corrente, di deposito e storico.
I documenti come fattore identitario
Potrebbe sembrare una banalità ma avete mai provato ad eccedere a un qualsiasi servizio senza documenti?
Lo diamo fin troppo per scontato ma possedere documenti che attestano chi siamo, cosa facciamo, cosa abbiamo è un enorme valore.
È emblematica la vicenda del bambino che portava con sé, in una tasca nascosta della giacca, la sua pagella scolastica. Quel documento era il suo lasciapassare per una vita migliore.
L’assenza di documenti porta esclusione, emarginazione, assenza di identità. Senza documenti non esistiamo.
Nelle zone più povere del mondo vi sono molti paesi dove i bambini non vengono registrati all’anagrafe. Diventano così figli di nessuno, non potranno andare a scuola o curarsi nelle strutture ospedaliere: sono persone che non esistono, se pur in carne e ossa.
E se non esisti, non hai diritti.
In questo contesto conservare i documenti, nel pubblico come nel privato, assume un’importanza rilevante. Per questo motivo è fondamentale accrescere la sensibilità verso questa tematica, poiché a rischio è proprio il nostro essere.
Che ne sarà dei documenti digitali?
L’introduzione di nuove tecnologie ha messo il mondo dell’archivistica dinnanzi a una sfida.
Da un lato vi è il problema di conservare i documenti che nascono in digitale: diversi supporti comportano diversi meccanismi di conservazione.
Dall’altro ci si è posti dinnanzi alle enormi possibilità offerte alla digital transformation in merito alla fruibilità dei documenti stessi.
Sono stati avviati molti progetti finalizzati alla digitalizzazione degli archivi storici. Ne è un esempio la Venice Time Machine dell’Archivio di Stato di Venezia, un progetto nato dalla collaborazione tra il Politecnico di Losanna e l’Università Ca’ Foscari. Attraverso la digitalizzazione e la creazione di big data, tratti dai documenti minuziosamente conservati presso l’Archivio lagunare (una delle massime eccellenze in materia di conservazione), la Venice Time Machine offre una fotografia della città e dei suoi cambiamenti nell’arco dei secoli. Proprio come una macchina del tempo.
Un altro bellissimo esempio è costituito I documenti raccontano, un’iniziativa di qualche anno fa promossa dalla Regione Lombardia, Fondazione CARIPLO, i comuni di Lodi, Monza, Mantova, l’ASP Martinitt e Stelline e la Fondazione Mondadori.
I documenti raccontano è una raccolta di dossier e storie, frutto di ricerche su molteplici fonti del territorio (carteggi, verbali di polizia, cartelle cliniche, atti processuali). Lo scopo era quello di creare racconti documentati da poter utilizzare a scopi didattici, teatrali, letterari e molto altro.
Se il mondo dell’archivistica, per sua natura, si dimostra sensibile al tema della conservazione e apre le porte alla digitalizzazione, lo stesso non avviene in ambito privato o aziendale.
Con l’informatizzazione produciamo una quantità di documenti nettamente superiore rispetto al passato. Ma non sempre l’attenzione a conservare i documenti digitali è pari a quella che poniamo nei confronti dei documenti analogici.
Basti pensare a come ci comportiamo oggi con le fotografie che scattiamo: produciamo centinaia e centinaia di scatti che restano nei nostri smartphone e PC, senza mai uscire dalla loro sfera digitale.
La digital transformation sembra aver paradossalmente ridotto la sensibilità nei confronti della conservazione. Produciamo documenti in modo così veloce che quasi non ne stiamo al passo. E non facciamo in tempo a renderci conto che dobbiamo conservare ciò che abbiamo appena prodotto.
La legislazione è ancora carente a livello globale, per quanto in Italia esista una normativa molto severa sulla conservazione dei documenti digitali→.
Ma le tecnologie evolvono molto rapidamente e i supporti informatici spesso non riescono a garantire la durabilità nel tempo. Se è vero che da un lato permettono una trasmissione dell’informazione pressoché immediata, dall’altro sono anche più fragili e vulnerabili.
Che ne saranno dei documenti salvati nei vecchi floppy? Che ne saranno dei documenti memorizzati nei vecchi PC? Riusciremo, tra 150 anni, a leggere i documenti di un computer del 1990?
È probabilmente questa una delle più grandi sfide della digitalizzazione: salvaguardare ciò che di natura è effimero.
Per questo motivo dovremmo imparare a capire e valutare, già a monte, il modo in cui trasmetteremo i documenti digitali.
Ce ne accorgeremo quando sarà troppo tardi?
