Ogni azienda ha il diritto e dovere di proteggere il proprio patrimonio informativo e, da quando tutto si è spostato sul digitale, è stato necessario introdurre alcune misure informatiche specifiche per la salvaguardia dei dati.
Nascono così le registrazioni delle attività, i log di sistema e i rispettivi file di log, indispensabili anche per tracciare e garantire il valore legale di email, documenti e messaggi di Posta Elettronica Certificata→. Di cosa si tratta?
Cos’è un file di log e quali informazioni raccoglie
Il meccanismo dei log nasce da una richiesta specifica: tracciare e registrare tutte le attività dagli utenti su un determinato software o portale, specie se questo viene usato da molte utenze, anche contemporaneamente.
In termini pratici, tramite i log di sistema si tiene traccia di ogni attività che avviene in quello spazio digitale: accesso e uscita, azioni, invii, click, operazioni specifiche. Il sistema trascrive le attività in un file di testo, ossia il file di log, affiancandovi l’utente che le ha effettuate e la data e ora corrispondente.
Gli utilizzi dei log sono molteplici: raccolta di dati, sicurezza, analisi del comportamento degli utenti, miglioramento nello sviluppo software. Molti siti web che visitiamo ogni giorno conservano numerosi file di log, per varie evenienze.
Sembrerebbe manovra legata alla smania di controllo ma il file log è essenzialmente un elemento di sicurezza.
A livello aziendale, infatti, il log consente di sapere chi tra i dipendenti ha fatto cosa, come e quando. Uno strumento utile sia a migliorare e coordinare il lavoro, sia ad avere un importante elemento probatorio in caso di contenzioso.
E proprio su quest’ultimo aspetto che è il caso di soffermasi.
Il ruolo del log nell’ambito della PEC→ ne è un esempio lampante: il file log, in quel caso, serve a dimostrare la corrispondenza tra la data di applicazione della firma e la scadenza del certificato della firma stessa. Evita, cioè, che la PEC scada.
Il file di log a livello legale e il suo valore probatorio
Di per sè un file di log non ha un particolare valore probatorio. Viene spontaneo chiedersi: perché? Come può valere poco se raccoglie tutti quei dati utili sulle attività delle persone e se le sa tracciare con tanta precisione?
Sostanzialmente perché il file di log, se soltanto acquisito e visualizzato, è solo un insieme di dati. Elenca le diverse azioni, è vero, ma è un documento di testo senza certificazioni o marcature. Come qualsiasi documento non opportunamente conservato, è facilmente modificabile.
Affinché il file log assuma le caratteristiche fondamentali di integrità, autenticità, affidabilità, leggibilità e reperibilità richieste ai documenti informatici, bisogna porsi il problema della conservazione dei dati→.
Prendendo nuovamente a esempio il mondo della posta elettronica, nelle aziende i file di log vengono utilizzati per tracciare i movimenti dei vari utenti→, soprattutto nelle caselle di Posta Elettronica Certificata.
Ma al software per la gestione della PEC→ deve essere abbinato anche un servizio di conservazione digitale→.
Solo così il file log può svolgere questa funzione di conservazione del valore probatorio e massimizzare la sicurezza giuridica del documento.
