La Conservazione Digitale dei Documenti→, a differenza della “semplice” archiviazione→, è un’attività complessa, governata da una serie di norme e procedure. Tra le tante regole, la normativa vuole che le PA e le aziende debbano produrre il proprio Manuale della Conservazione.
In cosa consiste questo documento e chi deve redigerlo? In questo articolo vi chiariremo ogni dubbio per prepararvi al meglio alla Conservazione Digitale in azienda.
Cos’è il Manuale della Conservazione Digitale
La Conservazione Digitale è un vero e proprio processo, che differisce dall’archiviazione proprio a fronte del suo principio fondante: conservare significa proteggere nel tempo l’integrità, l’autenticità, l’inalterabilità e la reperibilità di un documento.
Ciò significa che, spostando l’intera gestione documentale sul piano digitale, ogni impresa deve far sì che i propri sistemi IT e le procedure interne siano adeguati a tale scopo.
Ecco a cosa serve il Manuale della Conservazione: a mettere nero su bianco tutto ciò che un’azienda mette in atto per avviare e portare avanti il processo di conservazione documentale→.
Tra i punti principali, nel Manuale della Conservazione devono essere riportati:
- le procedure attraverso cui un documento viene versato in conservazione;
- le caratteristiche del sistema IT;
- le misure adottate per proteggere i documenti adottati;
- le persone coinvolte, i ruoli e le responsabilità.
In sintesi, il Manuale della Conservazione Digitale è un documento informatico prodotto dall’azienda e firmato dal Responsabile della Conservazione→, in cui si riporta ogni dettaglio sulla sua conservazione digitale, come quelli esplicati sopra. Uno dei suoi scopi è confermare che il processo sia interamente realizzato secondo la norma di legge vigente.
Redigere il proprio Manuale della Conservazione Digitale è obbligatorio per realizzare la conservazione digitale, così come tenerlo aggiornato periodicamente, ad esempio per riportare cambiamenti nei flussi o nei metodi documentali della società.
Cosa contiene il Manuale della Conservazione Digitale
Scendendo nel dettaglio, il Manuale della Conservazione Digitale deve:
- Riportare tutti i soggetti coinvolti nel processo di conservazione digitale e descrivere nel dettaglio il ruolo svolto da ognuno di essi.
- Spiegare il modello di funzionamento e tutte le procedure da cui è composto il processo di conservazione digitale.
- Descrivere le architetture e le infrastrutture, sia fisiche che informatiche, utilizzate per realizzare la conservazione.
- Illustrare nel dettaglio il trattamento e l’esportazione dei pacchetti di archiviazione e dei pacchetti di distribuzione.
- Mostrare le misure di sicurezza e cybersecurity adottate per proteggere i flussi documentali e i documenti.
- Illustrare i metodi usati per il monitoraggio dei flussi di gestione e conservazione documentale nel tempo.
- Mostrare le tempistiche di ogni operazione.
- Aggiungere altri elementi ritenuti importanti nella singola azienda.
Chi scrive il Manuale: la figura del Responsabile della Conservazione
Redigere un Manuale della Conservazione non è così semplice, se non si posseggono adeguate competenze archivistiche, informatiche e gestionali.
All’interno di ogni azienda dovrebbe esistere una figura che le possiede tutte: il Responsabile della Conservazione→.
All’interno delle Pubbliche Amministrazioni il Responsabile della Conservazione dev’essere obbligatoriamente nominato internamente. Per le aziende private, invece, questa figura può essere interna oppure anche demandata esternamente. Attenzione, però: se vi avvalete di un servizio di conservazione in outsourcing→, il Responsabile della Conservazione non può essere il conservatore.
Il Manuale della Conservazione, quindi, deve essere redatto e firmato dal Responsabile della Conservazione.
Come si redige il Manuale della Conservazione?
AgID, nelle Linee Guida, mette a disposizione in download gratuito uno Schema per il Manuale della Conservazione Digitale→, che contiene linee guida utili a redigerlo e diversi esempi da seguire.
Come abbiamo già detto, però, il Manuale della Conservazione non è un documento semplice ed è raro che nelle aziende esista una figura formata adeguatamente. Per questo la maggior parte delle imprese sceglie di nominare un Responsabile internamente e avvalersi della consulenza del conservatore affinché questi lo aiuti a redigere il Manuale.
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