Nel processo di Conservazione Digitale→ i documenti attraversano diverse fasi: in ognuna di esse, il documento (o i documenti) vengono racchiusi in pacchetti dati firmati digitalmente. Ogni fase corrisponde a un pacchetto: di versamento, di archiviazione o conservazione, di distribuzione.
Che differenza c’è tra i diversi pacchetti e che caratteristiche ha ognuno?
In questo articolo parleremo del primo pacchetto generato nel processo di conservazione digitale: il pacchetto di versamento.
Cos’è un “pacchetto” in ambito documentale?
Un “pacchetto”, in informatica, è una sorta di contenitore che trasporta una serie di dati e metadati. In ambito documentale, un pacchetto contiene il documento, o un gruppo di documenti, e tutte le informazioni che lo riguardano: data, formato, id, produttore, ecc…
Insomma, tutto ciò che identifica quel particolare documento.
Lo scopo della conservazione è garantire che, nel tempo, quel documento resti integro e non modificabile. Per questo il processo di conservazione prevede la creazione di pacchetti, sui quali vengono apposti elementi di immodificabilità come la firma digitale.
Un processo di conservazione conservazione digitale a norma→ prevede tre diversi tipi di pacchetto.
I tre pacchetti nel processo di conservazione
A seconda della fase in cui si trova il documento oggetto della conservazione, avremo la generazione di un particolare pacchetto. Vediamo in cosa consistono nello specifico.
- Pacchetto di versamento: creato da chi produce il documento ed è destinato a chi si occuperà di gestirne la conservazione.
- Pacchetto di archiviazione o conservazione→: generato da chi si occupa della conservazione e ne ha la responsabilità.
- Pacchetto di distribuzione: serve a garantire la fruibilità di un documento conservato.
Il pacchetto di versamento
Vediamo più nel dettaglio il primo dei tre, cioè il pacchetto di versamento.
Il pacchetto di versamento viene generato dal produttore del documento, tipicamente un’azienda.
Significa che nei vari uffici, qualora si decidesse che particolari documenti dovranno essere mandati in conservazione, sarà necessario caricarli, anche grazie a integrazioni automatizzate, in un software per la conservazione→.
Qui subentra la figura del Responsabile della Conservazione→ che deve verificare il corretto versamento del pacchetto.
Quando il pacchetto di versamento è stato correttamente versato, viene generato un rapporto di versamento. Si tratta di un file contenente ulteriori informazioni, che conferma la presa in carico del pacchetto stesso da parte del sistema di conservazione.
Il pacchetto è quindi pronto per essere passato al conservatore che lo trasformerà nel pacchetto di archiviazione→.
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