Una delle figure chiave entrate in gioco nell’universo digitale delle aziende è sicuramente il Responsabile della conservazione, ossia di quel processo che ci permette di conservare i documenti in formato digitale, sia quelli cartacei che vengono dematerializzati, sia quelli nati digitali→.
L’avvento del digitale ha letteralmente cambiato metodi di lavoro e strutture organizzative di molte aziende. La gestione delle fatture elettroniche→, delle PEC e di altri documenti digitali ha costretto molti professionisti e imprese a organizzarsi per gestire la loro conservazione a norma→.
In questo contesto il ruolo del Responsabile della Conservazione è divenuto sempre più cruciale, tanto che le stesse Linee Guida AgID→ hanno chiarito quali requisiti deve possedere questa figura all’interno delle aziende.
Vediamo insieme cosa prevede la normativa, di cosa si deve occupare il Responsabile della Conservazione e chi può assumere questo ruolo.
Chi è il Responsabile della conservazione?
Questa (relativamente) nuova figura viene regolamentata dal DPCM 3 dicembre 2013→, all’interno del quale vengono ben definiti questi principi:
- il ruolo del Responsabile della conservazione;
- le sue responsabilità;
- il processo di conservazione.
All’interno del DPCM è anche specificato che la conservazione sostitutiva può essere svolta all’interno della struttura che crea i documenti digitali e dematerializzati oppure può anche essere esternalizzata per fare conservazione sostitutiva in outsourcing→.
Il ruolo del Responsabile della Conservazione
Il Responsabile della Conservazione ha il compito di definire la struttura del processo di conservazione e far sì che vengano messe in atto tutte le regole per l’archiviazione e la gestione documentale a norma di legge.
Sempre a proposito di legge, il suo ruolo è obbligatorio ove si decida di fare conservazione sostitutiva.
Nel caso della Pubblica Amministrazione questo ruolo è assegnato a un dirigente della stessa mentre, in caso di aziende, il Responsabile della conservazione può essere:
- Un collaboratore interno (dipendente, socio, amministratore).
- Un collaboratore esterno (conservazione sostitutiva in outsourcing con delega), a patto che questi non corrisponda con il conservatore.
Che compiti ha il Responsabile della Conservazione?
Tutto quello che occorre sapere sul Responsabile della Conservazione lo possiamo trovare nell’articolo 7 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013. In particolare nel comma 1 troveremo definiti i suoi compiti.
Ecco un breve estratto del comma 1:
- Il responsabile della conservazione opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile deisistemi informativi che, nel caso delle pubbliche amministrazioni centrali, coincide con il responsabile dell’uffi cio di cui all’art. 17 del Codice, oltre che con il responsabile della gestione documentale ovvero con il coordinatore della gestione documentale ove nominato, per quanto attiene alle pubbliche amministrazioni.
In particolare il responsabile della conservazione:
a) definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;
b) gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;
c) genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;
d) genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata, nei casi previsti dal manuale di conservazione;
e) effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;
f) assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi e della leggibilità degli stessi;
g) al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e, ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo all’obsolescenza dei formati;
h) provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;
i) adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione ai sensi dell’art. 12;
j) assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento, garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al medesimo attribuite;
k) assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;
l) provvede, per gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato, al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;
m) predispone il manuale di conservazione di cui all’art. 8 e ne cura l’aggiornamento periodico in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.
Il Manuale della Conservazione sostitutiva
Uno dei compiti del Responsabile Conservazione è quello di redigere e mettere in atto le regole operative che vengono definite nel Manuale della Conservazione→, documento informatico obbligatorio che descrive l’intera organizzazione del processo di conservazione, la descrizione delle infrastrutture e dell’architettura informatica, inclusi i sistemi di sicurezza, i nominativi delle persone coinvolte nell’intero processo e i loro ruoli operativi.
Il Responsabile della Conservazione e le altre figure aziendali
Ma questo povero responsabile deve fare tutto da solo o può avvalersi di altre fidate persone che collaborano con lui nella gestione del processo di conservazione sostitutiva?
La risposta è ovviamente no, questa figura può essere affiancato da altre importanti figure, anche queste definite nell’articolo 7 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013.
Queste figure sono:
- Il responsabile del trattamento dei dati personali.
- Il responsabile della sicurezza.
- Il responsabile dei sistemi informativi.
- Il responsabile della gestione documentale.
