Pec e valore legale, limiti e obblighi
La PEC (Posta Elettronica Certificata) è uno strumento davvero imprescindibile per le comunicazioni tra persone, professionisti, imprese, pubbliche amministrazioni ed ha lo stesso valore legale della raccomandata AR→.
Infatti anche la PEC, così come la raccomandata, prova sia l’invio sia il ricevimento della comunicazione.
Questo strumento digitale è diventato rapidamente, vista la sua affidabilità, assolutamente irrinunciabile.
Inoltre non si può dimenticare che, a differenza della raccomandata, la spedizione via PEC è gratuita (a fronte di un abbonamento annuale molto economico) e la consegna è immediata.
Quando però si hanno molte PEC da gestire può diventare problematico riuscire ad avere sempre tutto sotto controllo ed evitare di compromettere il valore legale di una PEC. In questi casi è utile abbinare alla PEC anche un sistema di gestione centralizzato→.
Valore legale PEC: come funziona?
Il sistema PEC→ è molto efficiente e prevede una serie di passaggi che rendono sicura e comprovata questo tipo di comunicazione e che garantiscono, appunto, il valore legale del messaggio PEC.
Questi passaggi avvengono secondo un processo→ molto trasparente che coinvolge diversi soggetti.
Per primo, come ovvio, c’è il mittente della comunicazione che vuole spedire il suo messaggio e gli allegati tramite PEC.
Il secondo soggetto coinvolto è il gestore della casella PEC del mittente, che farà da “garante” per quanto riguarda l’integrità del contenuto del messaggio inviato, della data e dell’ora di invio→.
Per fare questo il gestore della PEC del mittente incorpora il messaggio in una cosiddetta “busta di trasporto”, nella quale ci saranno sia il messaggio con gli eventuali allegati, sia tutti i metadati relativi al messaggio stesso.
A questo punto il gestore del mittente invierà una ricevuta al mittente→, da un lato, e la busta di trasporto al gestore PEC del destinatario, dall’altro. Il gestore del destinatario verificherà l’attendibilità della comunicazione e provvederà a consegnare il messaggio al destinatario.
Quindi, il gestore della PEC del destinatario invierà la ricevuta di consegna (o di mancata consegna in caso di problemi) al gestore del mittente , che a sua volta la invierà al mittente.
Le due ricevute, di accettazione e consegna, sono di fatto due messaggi che si trovano nella casella in arrivo→ e costituiscono la prova intangibile che quel messaggio è stato consegnato. In altri termini, il possesso di queste ricevute conferiscono valore legale al messaggio PEC.
Conservazione della PEC
La conservazione a norma delle PEC e delle ricevute è di fondamentale importanza. La sola archiviazione dei messaggi, infatti, non basta→: il gestore PEC è tenuto a conservare alcune informazioni riguardanti i messaggi PEC (nello specifico, il file di log→) solamente per 30 mesi.
Solo attraverso la conservazione digitale→ possiamo dimostrare gli avvenuti invii e ricezioni e mantenere inalterato il valore legale della comunicazione via PEC per i 10 anni richiesti dalla legge.
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“Limite” della PEC: differenza tra certificare un documento o una comunicazione
L’unico limite della PEC è che questa non è sufficiente per autenticare i documenti allegati.
La PEC può certificare la presenza degli allegati e anche il loro contenuto, ma il valore legale si riferisce alla trasmissione della comunicazione, non al documento in sé. Per spedire un documento legalmente valido, ad esempio un contratto, è necessario autenticarlo con una firma elettronica→.
Ad esempio: se alleghi un file “word” a un messaggio inviato tramite PEC, avrai piena prova dell’invio della comunicazione con il suo contenuto, quindi della presenza del file “word”. Ma di per sé, quel documento non ha valore se non firmato digitalmente.
Più che un limite, quindi, si tratta di una caratteristica: è indispensabile aver chiaro che la natura della PEC non è certificare documenti bensì comunicazioni, ossia il fatto di aver spedito e consegnato quel determinato documento.
Chi ha l’obbligo di avere la PEC?
Se sei un libero cittadino puoi decidere di avere la PEC o meno. Se invece rientri nelle seguenti casistiche, la Posta Elettronica Certificata è per te un obbligo di Legge.
- Se sei una Pubblica Amministrazione
- Se hai una ditta individuale
- Se hai un’azienda
- Se sei un libero professionista
