Ecco uno degli argomenti che ci sta più a cuore: la validità legale della PEC. In questo articolo ci soffermeremo su un particolare aspetto della questione “legalità della PEC”, che purtroppo molti ignorano: quello del valore legale di una PEC inoltrata.
Molte caselle PEC (Aruba, Libero, Register…) possono essere configurate in modo da reindirizzare i messaggi di Posta Certificata in una casella di posta ordinaria, ad esempio la casella Outlook.
Questo permette agli utenti, in particolare a chi si trova a gestire più e-mail aziendali, di ricevere tutta la posta in un unico ambiente, evitando così una dispersione delle informazioni e una maggiore concentrazione nel lavoro.
Ma c’è un ma: in questo modo i messaggi di Posta Elettronica Certificata presenti in Outlook perdono la validità legale. Ciò significa che in caso di contenzioso non hanno valore probatorio. Inoltre, da Outlook non è possibile spedire un messaggio certificato.
Vediamo, nello specifico, perché il reindirizzamento delle PEC non è previsto dalla normativa.
La PEC e il valore legale dell’inoltro
Come abbiamo accennato, molti gestori di Posta Certificata permettono di configurare la casella in modo che tutti i messaggi ricevuti vengano inviati anche a un indirizzo di posta normale.
Questo meccanismo però, fa “uscire” il messaggio PEC dal sistema di Posta Certificata.
Come abbiamo già spiegato in un nostro precedente articolo→, il valore legale dei messaggi PEC è dato proprio dal fatto che questi vengono verificati da gestori accreditati, attraverso una procedura di certificazione che genera le ricevute di accettazione e consegna.
Cosa succede, quindi, quando reindirizziamo un messaggio PEC a una casella ordinaria? La questione è molto semplice: il messaggio PEC diventa un messaggio normale.
Questo accade per due motivi:
- in primis, perché una casella di posta ordinaria non è per sua natura tecnica in grado di certificare i messaggi;
- in secondo luogo, perché il messaggio PEC inoltrato non è il messaggio originale, bensì una sua copia.
E la copia di una PEC non ha valore legale. Proprio per la sua valenza probatoria, la PEC è a tutti gli effetti un documento. Perciò, in quanto documento, la sua validità giuridica è legata anche al fatto di essere un originale.
Pensateci un attimo: non vale la stessa identica cosa per qualsiasi altro documento?
Ecco perché la normativa vieta l’invio di una PEC in copia nascosta→.
Perché dovrei inoltrare una PEC?
Ma se inoltrare una PEC ne compromette il valore legale, perché dovrei farlo? Che senso ha?
Si tratta essenzialmente di una questione organizzativa. Gestire Posta Certificata e Posta Ordinaria in un unico ambiente fa risparmiare molto tempo e crea meno confusione, soprattutto se le caselle aziendali da gestire sono tante, magari di provider diversi.
Lo stesso accade quando la PEC aziendale è unica, e chi la gestisce ha la necessità di smistare i messaggi per assegnarli al collega di competenza.
Capire come gestire le e-mail aziendali in un’ottica di ottimizzazione del lavoro non è semplice quando entra in gioco la normativa.
Le regole spesso compromettono la possibilità di utilizzare gli strumenti aziendali in modo produttivo, come permetterebbe il leggere le la posta PEC su Gmail o su iPhone, ad esempio.
Come inoltrare una PEC senza perderne il valore legale
Come usare la Posta Certificata e, più in generale, come gestire le e-mail aziendali senza compromettere il valore legale dei documenti?
PEC e posta ordinaria hanno bisogno di essere integrate tra loro in modo che le comunicazioni passino attraverso il sistema di Posta Certificata.
In altre parole, è necessario, da un lato, che l’integrazione sia in grado di scaricare nella casella ordinaria il messaggio originale PEC, e non una sua copia. Dall’altro, che riconosca quando il messaggio da inviare è PEC e lo faccia passare attraverso il sistema di autenticazione.
In altri termini, è necessario avvalersi di un plugin che integri la Posta Certificata con il sistema di posta aziendale, come Microsoft365 o Exchange. Certo, chi se ne intende di sistemi IT potrebbe configurare tutti i protocolli della PEC per creare questa integrazione manualmente. Ma dovrebbe farlo per ogni casella PEC e per ogni utente Outlook. Un po’ scomodo, no?
Se pensi, invece, che un integrazione automatizzata possa fare al caso tuo, allora sei nel posto giusto!
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