Ogni azienda vive di documenti e ogni singolo documento attraversa un processo che coinvolge tutte le componenti dell’organizzazione. I gestionali documentali, chiamati Document Management System (DMS) rendono questi processi fluidi, efficienti e altamente produttivi.
Non tutti, però, includono la conservazione digitale all’interno del workflow.
Perché, invece, è fondamentale integrare la conservazione dei documenti→ nel del processo documentale?
Semplice (o quasi): la conservazione è l’unica procedura in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento. Si tratta quindi di un obbligo normativo→ definito (per i documenti digitali) dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale.
Esistono infatti documenti che, secondo la normativa, devono obbligatoriamente essere versati in conservazione per un tot di tempo affinché mantengano la loro validità→ in caso di contenzioso e controlli da parte delle autorità.
In un’epoca in cui i formati documentali, tra analogico e digitale, si moltiplicano, è necessario dotarsi di un sistema di conservazione in grado di gestire tutti i formati e automatizzare i flussi documentali aziendali. Vediamo come.
Dall’archiviazione alla conservazione
Le fatture attive e passive, i documenti commerciali, la documentazione del personale, dell’ufficio tecnico e della produzione: un patrimonio informativo che costituisce il cuore pulsante di un’azienda e che non può essere concepito a comparti separati.
I gestionali documentali convogliano tutti i documenti aziendali (fatture, contratti, e, quelli più evoluti, anche email e PEC) in un unico flusso destinato all’indicizzazione, protocollazione, fascicolazione e archiviazione.
Fermarsi però alla fase di archiviazione di un documento non basta.
A questo processo va aggiunta un’altra componente essenziale per definire davvero completa la gestione documentale: la conservazione dei documenti.
In un’epoca in cui la dimensione delle aziende si è fatta digitale, anche la conservazione documentale si è spostata dalla sfera fisica a quella virtuale. Oggi non si parla più solo di conservazione sostitutiva→ (quella che riguarda il documento cartaceo dematerializzato) bensì di conservazione digitale, che include sia i documenti dematerializzati sia quelli nati digitali.
Il processo di conservazione: dal pacchetto di versamento
Integrare la conservazione al gestionale documentale è qualcosa che va concepito a monte, sin dalla fase di generazione dei documenti.
Cosa significa?
Che sin dalla creazione di un documento il produttore deve già prevedere di destinarlo alla conservazione digitale. Chi produce un documento, quindi, deve generare il cosiddetto pacchetto di versamento→.
Il versamento in conservazione significa quindi trasmettere al sistema sia il documento sia i metadati che lo identificano. Da questa azione ha inizio tutto il processo di conservazione digitale→.
Un processo che continua con l’archiviazione del pacchetto→ nel sistema di conservazione e nella messa a disposizione del documento in un database consultabile dall’utente, secondo determinate regole di accesso e attraverso una strutturazione dei dati e dei metadati tali da rendere immediata la ricerca del documento stesso.
In sostanza, le fasi della conservazione si possono sintetizzare in:
Versamento → Archiviazione → Consultazione
Per integrare la conservazione con il gestionale documentale→ è fondamentale che l’anello di congiunzione tra questi due processi sia strutturato e performante.
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È in questo contesto che le aziende si interrogano se sia il caso di gestire la conservazione digitale in casa oppure in outsourcing. La prima ipotesi prevede una serie di incombenze tecniche e responsabilità che spesso le imprese non sono in grado di gestire internamente.
La conservazione digitale, infatti, è un processo che deve rispettare scrupolosamente le normative→ e soddisfare i requisiti degli standard europei e internazionali.
Proprio in luce di questo fattore, è sempre consigliabile affidarsi a professionisti della conservazione, ai quali potersi affidare per formazione e competenza.
