Il ciclo di vita del documento informatico→ di un’azienda attraversa diverse fasi.
Dopo la creazione e prima dell’archiviazione e alla conservazione a norma→, i documenti aziendali solitamente vengono sottoposti a processi di approvazione: i flussi di firma, spostandosi sul piano digitale, hanno reso necessaria l’adozione di servizi fiduciari digitali→ come, appunto, la firma elettronica o la marca temporale.
Le aziende devono quindi pensare a sistemi di integrazione che permettano di usufruire delle firme digitali in modo agile e pratico, attraverso gli strumenti che tutti giorni utilizzano per gestire i propri documenti.
Vediamo come.
La firma dei documenti aziendali: dal cartaceo al digitale
Tanto quanto firma autografa, una firma elettronica garantisce al documento la caratteristiche di autenticità.
Per un documento aziendale, quindi, la firma di un titolare, di un manager o di una persona autorizzata significa autenticare e approvare una transazione, un contratto, ecc…
La gestione documentale si è oggi spostata sul piano digitale: gli archivi aziendali vengono gestiti attraverso documentali o ERP. Eppure la questione della firma sembra non aver ancora fatto questo “passo” verso la completa informatizzazione. In altri termini, in molte aziende si usa ancora stampare i documenti, firmarli a mano, e scansionarli per farli tornare nel loro formato digitale.
In realtà queste procedure ibride presentano due problematiche:
- le procedure non sono fluide e si perde molto tempo per la stampa e scansione dei documenti, e magari per attendere che la persona con potere di firma sia fisicamente presente in azienda;
- compromettono anche l’autenticità del documento→ stesso, in quanto una firma autografa scansionata è di fatto una copia.
Ma il corrispondente digitale della firma autografa esiste ed è la firma elettronica→.
Se gli strumenti esistono, quello che è manca è creare è un ponte tra gli strumenti per l’applicazione della firma elettronica e i gestionali che si occupano di archiviazione documentale, in modo da riproporre sul piano digitale una vera e propria procedura di approvazione documentale.
Integrare la firma digitale al gestionale: dall’applizazione della firma ai workflow di approvazione
La necessità di avvalersi di un servizio di autenticazione digitale, come la firma digitale o la marca temporale, si presenta spesso mentre si utilizza un gestionale documentale.
L’esigenza primaria delle aziende, nella gestione dei documenti, è quella di firmare in digitale direttamente nel formato del documento→: Word, PDF, Excel, ecc…
Ma non c’è solo questo: la gestione delle firme sui documenti aziendali rientra in una più ampia questione, quella dei flussi di approvazione. In ogni azienda vi sono persone autorizzate o delegate a firmare i documenti, e le procedure di approvazione, per mantenere fluidità, devono rimanere sul piano digitale.
Integrare le firme elettroniche aziendali agli strumenti per la gestione dei documenti aziendali significa snellire e migliorare i processi e i workflow.
Questa modalità di lavoro si traduce innanzitutto in una riduzione dei tempi, in particolar modo per le fasi di generazione, compilazione e controllo dei documenti. Infine, si garantisce la sicurezza dell’avvenuto lavoro, in tutto il suo percorso: con un sistema integrato, che notifica ogni fase del lavoro, non si lascia nulla indietro.
Come provvedere all’integrazione
Grazie a un software per la gestione delle firme elettroniche aziendali, è possibile ovviare a tutte queste esigenze.
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