Lo sapevate che la prima testimonianza di archivio risale al III millennio a.C., all’epoca dei Sumeri?
Proprio loro, quelli che inventarono la scrittura. Coincidenze? No di certo.
Avete presente quando alle elementari insistevano col dirvi che la storia nasce con la scrittura? Ecco, se proprio vogliamo fare i precisetti, potremmo azzardare a dire che la storia nasce con la conservazione. La conservazione dei primi documenti redatti su supporto.
Perché la conservazione è memoria tangibile, e la storia nasce dalla necessità di ricordare. Quello che facevano i Sumeri, appunto.
Perdonate la divagazione, tutto questo per farvi capire come il concetto di conservazione dei documenti non è di certo figlio del nostro secolo bensì va un “tantino” più in là con gli anni.
In questo articolo vi parleremo di conservazione sostitutiva dei documenti digitali, ovvero di come la dematerializzazione dei documenti→ ha impattato sulla normativa che regola la loro conservazione.
Scoprirete la differenza tra conservazione sostitutiva e conservazione digitale→ e capirete come e perché dotarvi di un software per l’archiviazione a norma→. Infine, apprenderete quali sono le fasi della conservazione digitale e chi sono i responsabili di questo processo.
Buona lettura!
Cos’è la conservazione sostitutiva
Tutti (aziende, cittadini, Pubbliche Amministrazioni…) dai tempi più remoti, producono documenti. E tutti sono tenuti a conservare almeno una parte di questi documenti. I documenti, infatti, costituiscono prima di tutto una testimonianza.
Nel corso dei secoli si è ritenuto sempre più indispensabile porre delle regole in merito alla conservazione dei documenti. Ma fino a prima dell’avvento del computer la normativa era basata essenzialmente sul supporto, ossia la carta.
Cos’è cambiato quando si è deciso di dare una validità legale anche ai documenti dematerializzati o ai documenti nativi digitali?
Chiariamo un primo punto. Anche se spesso sono utilizzati come sinonimi (noi stessi lo facciamo per comodità) conservazione digitale o conservazione sostitutiva non sono esattamente la stessa cosa.
Anche parlare di archiviazione sostitutiva archiviazione digitale è scorretto, in quanto entrambe sono pratiche che non estendono la validità legale dei documenti ma si limitano, appunto, alla sola archiviazione.
Partiamo col dire che un documento informatico può nascere già digitale oppure può essere frutto della dematerializzazione di un documento cartaceo. In questo secondo caso è più appropriato parlare di conservazione sostitutiva.
Per conservazione digitale, invece, intendiamo tutti quei processi volti ad archiviare e conservare un documento informatico, sia esso nato in formato digitale sia esso trasformato da cartaceo a digitale.
Al giorno d’oggi, quindi, sarebbe più opportuno parlare di conservazione digitale→, più che di conservazione documentale sostitutiva, visto che sempre più documenti ormai vengono generati direttamente su supporto elettronico e che la normativa ne garantisce la validità legale pari a quella data al cartaceo.
La normativa sulla conservazione dei documenti nell’era della dematerializzazione
Fatture, cartelle cliniche, libri contabili, bilanci, libri paga.
La normativa prevede che tutti i documenti possano essere digitalizzati→. Proprio perché hanno acquisito validità probatoria, anche i documenti in versione digitale vanno conservati secondo regole precise→.
Le dinamiche per la conservazione dei documenti informatici, però, rispondono a requisiti diversi rispetto a quanto accade con la carta.
La stampa dei documenti comporta sì la necessità di ampi spazi e scaffalature per contenere tutto il materiale prodotto ma, al contempo, è per alcuni versi più semplice: basta legittimare data e firma e garantire la presenza fisica del documento cartaceo per gli anni previsti.
Tutto cambia con l’era digital: i formati con i quali vengono prodotti i documenti sono diversi, i parametri per garantirne la validità legale complessi, i supporti diventano presto obsoleti (quanti di voi hanno salvato la tesi di laurea in cd?).
Ecco che la conservazione elettronica si svincola dal supporto per fondarsi su un altro criterio: quello del presidio informatico del contenuto.
Cosa dice la normativa in materia? Il Codice dell’Amministrazione Digitale dice che la conservazione dei documenti digitali deve garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità ai documenti stessi.
Vediamo nel dettaglio di cosa si tratta e come conservare i documenti digitali a norma.
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Come conservare a norma i documenti digitali: le fasi del processo di conservazione
Per garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità ai documenti, la conservazione digitale deve seguire un processo→, che attraversa 3 fasi:
• Versamento
• Archiviazione
• Distribuzione
Come vedrete tra poco, in tutti gli step compare una figura di vitale importanza, quella del Responsabile della Conservazione->. Nell’ultimo paragrafo vi spiegheremo meglio chi è costui e di cosa di occupa.
Quello che è invece importante apprendere prima di approfondire le fasi del processo di conservazione è il concetto di “pacchetto“. Non vi preoccupate, non è nulla di complicato. Per farvela facile possiamo dirvi che un pacchetto, in ambito informatico, altro non è che una sequenza di dati che viene trasmessa attraverso un determinato canale.
Dopo questo breve preambolo siamo pronti per andare a definire i dettagli del processo di conservazione sostitutiva in ogni sua fase.
1 – Versamento
I documenti che vengono prodotti in formato digitale o dematerializzati devono essere consegnati (“versati”) al responsabile della conservazione sottoforma di “pacchetto di versamento”→.
Il responsabile prende in carico il pacchetto e verifica che questo sia in possesso di tutti i requisiti tecnico-normativi per la conservazione. Se il pacchetto è idoneo, il responsabile invierà al produttore un documento che attesta la presa in carico del pacchetto da parte del sistema.
2 – Archiviazione
Il responsabile della conservazione è pronto quindi per avviare il processo di conservazione. Genera quindi il pacchetto di archiviazione→ a cui vengono associate firma e marca temporale.
3 – Distribuzione
Come ultimo passaggio, viene generato un pacchetto come risposta a una specifica richiesta. Ad esempio, può rendersi necessaria la consultazione di un documento o la sua esibizione come prova legale. Anche in questo caso è il responsabile della conservazione che firma il pacchetto.
Ogni azienda che ha che fare con la conservazione digitale (quindi tutte) deve infine nominare un responsabile della conservazione sostitutiva (interno o in outsourcing) così come fa, ad esempio, con il responsabile privacy.
